II. THIẾT KẾ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
4. Bộ máy điều hành sản xuất kinh doanh
Bộ máy điều hành sản xuất kinh doanh chính là bộ máy quản lý dự án trong giai đoạn vận hành và thường là bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Ngay từ khi nhận dạng cơ hội đầu tư cho đến khi bắt đầu soạn thảo dự án và trong suốt quá trình thực hiện dự án đầu tư, ý định của chủ đầu tư về mô hình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dần dần được hình thành. Trong quá trình soạn thảo dự án, những nội dung được nghiên cứu về thị trường sản phẩm, kỹ thuật - công nghệ, tài chính,… đều có những ảnh hưởng đến việc lựa chọn, sắp xếp mô hình tổ chức quản lý dự án. Chẳng hạn, khi nghiên cứu về thị trường, các chuyên gia thị trường đã xác định được cơ cấu sản phẩm, đánh giá sự thay đổi thị hiếu nhanh chóng của người tiêu dùng đối với loại sản phẩm của dự án và dự kiến mạng lưới phân phối sản phẩm đã đặt ra những vấn về mặt tổ chức sao cho có thể quản lý hữu hiệu hệ sản phẩm này cũng như thiết lập một hệ thống các kênh phân phối có hiệu quả; hay khi phân tích kỹ thuật - công nghệ của dự án, các chuyên gia đã dự kiến lựa chọn công nghệ hiện đại, không sử dụng nhiều lao động, điều này cũng hàm ý là cần phải bố trí bộ máy quản lý và sản xuất gọn nhẹ nhưng yêu cầu có trình độ cao;… Khi công trình hoàn thành, dự án bắt đầu được đưa vào khai thác thì cơ cấu tổ chức cũng phải được thiết lập để phục vụ nhu cầu quản lý trong giai đoạn này. Trong vòng đời của dự án, tuỳ theo biến động của môi trường kinh doanh mà bộ máy quản lý sẽ thay đổi để thích nghi theo từng giai đoạn.
Việc bố trí sơ đồ cơ cấu tổ chức là hết sức linh hoạt sao cho phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và các khả năng về nguồn
nhân lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, về cơ cấu nhân sự của các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài.
Phân tích sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp liên doanh đang hoạt động tại Việt Nam: Hội đồng quản trị Phó tổng giám đốc I giám đốc Phó tổng Phòng kinh Văn phòng Tổng giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tài chính - kế hoach
Đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của một liên doanh hoạt động trong lĩnh vực chế biến thực phẩm. Trong sơ đồ, cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp là Hội đồng quản trị. Cấp điều hành gồm có tổng giám đốc là người Việt Nam; phó tổng giám đốc thứ nhất là người Nhật phụ trách xuất nhập khẩu và công tác kiểm tra, kiểm soát; phó tổng giám đốc thứ hai là người Việt Nam phụ trách kinh doanh. Cấp thừa hành bao gồm văn phòng chịu trách nhiệm về công tác tổ chức, lao động, tiền lương và các công việc hành chánh đối nội, đối ngoại; phòng tài chính - kế toán đảm nhiệm công tác tài chính và nghiệp vụ kế toán; phòng kỹ thuật có nhiệm vụ nghiên cứu thiết kế sản phẩm và chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất; và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh là đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, nghiên cứu thị trường và tiêu thụ sản phẩm, phó tổng giám đốc thứ hai kiêm nhiệm chức danh trưởng phòng kinh doanh.
Trong dự án chưa cần nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận thuộc cấp thừa hành mà chỉ cần trình bày sơ đồ tổ chức. Khi dự án được triển khai thì mới nêu rõ các nội dung trên và bố trí nhân sự cụ thể cho từng bộ phận.