II- Thực trạng công tác Tổ chức quản lý kinh doanh xuất bản phẩm của Công
a) Phương thức khai thác Sách giáo khoa
Trong cơ chế cũ, các khâu của quy trình sản xuất xuất bản phẩm không có sự liên kết chặt chẽ mà có sự tách rời tương đối với nhau. Biên tập viên chỉ chuyên lo khâu đề tài và biên tập bản thảo, người sửa bài chuyên sửa bài, cán bộ chạy in chuyên lo in, phát hành chuyên lo giao dịch với tổng công ty... Thực tế đó dẫn đến giữa bộ phận biên tập với bộ phận sản xuất trong một Nhà xuất bản thường có mâu thuẫn, không thống nhất với nhau. Việc chuyên môn hoá quá sâu dẫn đến tình trạng: Người đề xuất đề tài, tổ chức làm bản thảo không trực tiếp nắm được nhu cầu xã hội, người nắm được nhu cầu lại không được trực tiếp đề xuất. Cách làm này không tránh khỏi tình trạng ế sách. Thực tế cho thấy, biên tập viên phải có trách nhiệm và hiệu quả kinh tế của những đầu sách do mình đề xuất và tổ chức. Để gắn được trách nhiệm của họ với hiệu quả kinh tế cuối cùng, phương thức khoán gọn từ A đến Z là hợp lý và đang được chính Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng rất có hiệu quả. Tuy nhiên, phương thức này cũng có một số mặt tiêu cực, hạn chế nếu như không có được sự quản lý chặt chẽ. Việc tư nhân lũng đoạn hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục cũng có nguyên nhân từ phương thức khoán này.
Sở dĩ người viết đề cập đến phương thức khoán mà Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng là vì Nhà xuất bản Giáo dục là đơn vị duy nhất cung cấp Sách giáo khoa cho Công ty. Nơi đây là nguồn cung ứng Sách giáo khoa và Sách giáo khoa được cung ứng trên phạm vi toàn miền Bắc chỉ tập trung tại Nhà xuất bản Giáo dục (cơ sở 1). Sách giáo khoa là mặt hàng độc quyền do Nhà nước quản lý từ khâu xuất bản đến phát hành với hệ thống mạng lưới xuất bản và phát hành thống nhất trên toàn quốc, Nhà xuất bản Giáo dục ở trung ương và các Công ty Sách và Thiết Bị trường học ở địa phương. Nhà xuất bản Giáo dục là một đơn vị được phép độc quyền xuất bản Sách giáo khoa. Như vậy, mọi thông tin từ phía nguồn cung ứng đều xuất phát từ Hà Nội. Thời gian, địa điểm, số lượng và mặt hàng là những dữ kiện mà Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội luôn luôn quan tâm, theo dõi chặt chẽ. Với đặc điểm vốn có của Nhà xuất bản Giáo dục nằm ngay trên địa bàn Hà Nội cho nên việc thu thập thông tin và xử lý đối phó với những biến chuyển của nguồn hàng (ở đây là Sách giáo khoa) là những yếu tố bắt buộc phải làm đối với Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội. Bởi trên thực tế, nhiều khi các tư nhân có tham gia kinh doanh mặt hàng Sách giáo khoa lại là lực lượng nắm bắt các thông tin một cách rất nhanh nhạy và có biện pháp ứng phó kịp thời với các biến chuyển của loại hình sách này. Vì vậy, có thể nói, trên thị trường Sách giáo khoa Hà Nội, mọi đối tượng kinh doanh đều có những thế mạnh hoạt động riêng, điều đó đặt ra cho Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội phải có phương hướng kinh doanh phù hợp, dựa trên những ưu điểm vốn có của mình.
Nguồn cung ứng truyền thống đối với Sách giáo khoa (một mảng sách chiếm tỷ trọng đến 80% doanh thu của Công ty) vẫn là Nhà xuất bản Giáo dục. Đây vừa là bạn hàng, vừa là cơ quan mang tính chất chỉ đạo nghiệp vụ của Công ty. Đặc thù của nguồn cung ứng mặt hàng Sách giáo khoa đối với hoạt động của Công ty là một sự thống nhất tuyệt đối, bởi một điều đơn giản rằng Sách giáo khoa được xuất bản độc quyền tại Nhà xuất bản Giáo dục.Vì vậy, khác với mảng sách thuộc Bộ Văn hóa, hoạt động khai thác với mảng sách này phải có một hướng đi riêng và thích hợp. Đối với quá trình đặt mua Sách giáo khoa, bên cạnh những điều khoản thỏa ước cụ thể trong hợp đồng đặt mua hàng năm, Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội phải căn cứ vào những khe hở và những điểm chung nới lỏng trong hợp đồng kinh doanh và đầu ra cuả mình. Với phí phát hành (hay còn gọi là mức chiết khấu) thấp nhất trong cả nước 19% (trong những năm trước) và 20% (kể từ năm 1997) là
một khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ cho hoạt động đầu vào và giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty. Có một thực tế Công ty phải chấp nhận là Công ty không thể tự do đòi hỏi tăng mức chiết khấu cho mình bởi Nhà xuất bản Giáo dục độc quyền cân đối và chỉ đạo trong việc phân bổ phí phát hành. Với khó khăn này, Công ty chỉ còn cách duy nhất là đẩy mạnh vòng quay của sách (bán được càng nhiều sách càng tốt) bằng cách tăng chiết khấu cho khách hàng, tích cực bán lẻ, mở rộng các hình thức bán và cân đối thật chính xác nhu cầu thực tế và kế hoạch đặt mua. Đẩy mạnh hoạt động liên kết xuất bản Sách giáo khoa “phần mềm” (sẽ đề cập cụ thể ở dưới đây) để làm phong phú chủng loại mặt hàng kinh doanh và tăng doanh thu.
Đối với mặt hàng Sách giáo khoa, Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội khai thác bằng con đường truyền thống tức là, Sách giáo khoa sẽ được chuyển về từ Nhà xuất bản Giáo dục đến Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội và từ Công ty đến các cửa hàng, đại lý, các Phòng Giáo dục, trường học, sau đó sẽ đến tay các em học sinh. Để có thể hình dung cụ thể ta hãy tham khảo mô hình sau:
Mô hình lưu thông Sách giáo khoa ở Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội Nhà xuất bản Giáo Dục Cửa hàng Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội Trường học Phòng Giáo dục Đại lý
Trên đây là mô hình truyền thống đã được duy trì từ lâu và giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với phương thức khai thác Sách giáo khoa mà Công ty đã và đang áp dụng trong những năm qua.
Việc Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng thành công phương thức khoán đã khiến cho Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội dễ ổn định đầu sách, lượng sách và các thiết bị, ấn phẩm kèm theo nó. Từ cách làm đã nêu trên thì hàng năm, Công ty đặt hàng với Nhà xuất bản Giáo dục theo một hợp đồng thỏa ước được xây dựng trên các điều khoản. Từ đó Công ty sẽ dễ dàng căn cứ vào số sách giáo khoa đã nhập cộng với số sách tồn kho có từ những năm trước để điều chỉnh số Sách giáo khoa và thiết bị sẽ tung ra thị trường đảm bảo được mối quan hệ giữa kinh doanh và phục vụ.