II- Thực trạng công tác Tổ chức quản lý kinh doanh xuất bản phẩm của Công
1. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Sáchvà Thiết Bị trường học Hà Nộ
Một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu tác động tới việc kinh doanh của mọi tác nhân kinh tế nói chung và của Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội nói riêng có thành công hay không là việc tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý kinh doanh ra sao? Điều này thể hiện trình độ bố trí hệ thống lãnh đạo, cũng như việc liên kết giữa các phòng, ban trong Công ty sao cho thật đơn giản, gọn nhẹ nhưng hiệu quả.
Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Giám đốc, một Phó Giám đốc kỹ thuật và các Phòng ban chức năng như Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng kế toán Tài vụ, Phòng Hành chính Tổng hợp, Kho, Cửa hàng bán lẻ.
Giám đốc Công ty: Là thủ trưởng của Công ty, quản lý và điều hành mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về quyền sử dụng và bảo toàn phát triển vốn được giao, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, cấp trên trực tiếp và cán bộ công nhân viên trong Công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về các hoạt động đúng pháp luật và các chế độ quy định, chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Phó giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc Giám đốc và trực tiếp phụ trách một số
mặt công tác sau: Quản lý tình trạng kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản và trang thiết bị của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc được phân công phụ trách.
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài vụ: Là người giúp Giám đốc Công ty tổ chức bộ máy kế toán thống kê và thông tin kinh tế theo đúng các quyết định của pháp lệnh hiện hành, đảm bảo vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Bên dưới là các Phòng ban như:
Phòng kế hoạch - Kinh doanh: Là phòng chức năng của Công ty, có nhiệm vụ căn
cứ vào nhu cầu của thị trường được phản ánh qua thông tin từ các Phòng Giáo dục quận, huyện, các nhà trường và tính toán thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch được duyệt tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất như Nhà xuất bản Giáo dục, Tổng Công ty cơ sở vật chất Bộ Giáo dục và Đào tạo (mảng thiết bị) và các cơ sở khác. Đồng thời tổ chức bán hàng, phân phối Sách giáo khoa và thiết bị cho các quận, huyện, nhà trường, các đại lý theo phương thức bán buôn, ngoài ra phòng kế hoạch còn làm các thủ tục xuất nhập khẩu các loại hàng hóa trong phạm vi kinh doanh.
Phòng kế toán tài vụ: Là phòng chức năng của Công ty, có nhiệm vụ Căn cứ vào
hóa đơn bán hàng, mua hàng và các thủ tục xuất nhập khẩu của Phòng kế hoạch để ghi chép, theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và xử lý các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh, thực hiện quá trình thanh toán với khách hàng và người cung cấp, tổ chức hoạt động hạch toán, kế toán và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thông tin kinh tế và lưu giữ hồ sơ, tài liệu cần thiết liên quan đến kế toán. Ngoài ra, Phòng kế toán tài vụ còn giúp Giám đốc nắm bắt được một bức tranh tổng quan về tình hình tài chính, biến động tài sản, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách... và trên cơ sở các thông tin kế toán cập nhật để Giám đốc có quyết định quản lý hữu hiệu hơn.Về cơ cấu tổ chức, phòng gồm có 7 người, trưởng phòng có trình độ cử nhân kế toán tài chính và các chuyên viên, giúp việc cho trưởng phòng và trực tiếp phụ trách các mặt công tác sau:
- Kế toán tổng hợp: Giúp cho Trưởng phòng và tổng hợp toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của Công ty.
- Kế toán kho (kiêm nhiệm công tác bán hàng): Theo dõi tình hình xuất nhập và tồn kho vật tư hàng hóa của Công ty.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình tiền mặt và ngoại tệ tại Ngân hàng, giao dịch thu chi với Ngân hàng.
- Kế toán kiểm toán: Theo dõi sự biến động vốn, hàng hóa - Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt.
Phòng hành chính - Tổng Hợp: Là phòng chức năng của Công ty đảm nhiệm công
tác văn thư, bảo mật, bảo vệ các thủ tục cần thiết trong nội bộ của Công ty, tổ chức cung cấp trang thiết bị cho cán bộ công nhân viên và phục vụ quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
Kho: Có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hóa mua về, xuất hàng ra và tổ chức bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa của Công ty.
Cửa hàng bán lẻ: Là đơn vị bán lẻ các loại Sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho
công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tượng có nhu cầu ngay tại cửa hàng của Công ty. Toàn thể bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Sách và Thiết Bị trường học Hà Nội có 43 người được phân bổ theo các phòng ban có thể được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Sách và Thiết Bị trường học hà nội