Sau khi tìm hiểu về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV trình bày hiểu biết về khách hàng, các điểm cĩ khả năng xảy ra rủi ro cùng với thủ tục kiểm sốt để chống rủi ro xảy ra trên GTLV như sau:
Bảng 2.9: Tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với khoản mục doanh thu và phải thu tại Doanh nghiệp B
Đánh giá rủi ro kiểm sốt- doanh thu và phải thu khách hàng SE
Khách hàng Kỳ kế tốn
Doanh nghiệp B 31/12/2007
Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu
LMS 24-Feb-08
.1 Miêu tả các hoạt động kế tốn và kiểm sốt Các hoạt động kiểm sốt đối với
• Đánh giá ban đầu và sự phê chuẩn
• Xử lí và phản ánh số liệu
• Việc chuẩn bị các báo cáo về các thơng tin
• Đây là năm sản xuất trọn vẹn đầu tiên của cơng ty. Doanh thu chính của cơng ty vẫn là từ bán sản phẩm cho cơng ty mẹ chiếm tới gần 99% tổng doanh thu. Vào thời điểm cuối năm, cơng ty bắt đầu bán hàng cho một số khách hàng địa phương.
• Doanh thu cĩ được từ xuất khẩu bao gồm 3 loại sản phẩm chính: cặp đựng hồ sơ dày, cặp mỏng và tack-label. Mỗi sản phẩm này được thiết kế với nhiều màu sắc và kích cỡ khác nhau.
• Cơng ty sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm dựa trên các đơn đặt hàng trước đĩ do cơng ty mẹ gửi đến. Mẫu các đơn đặt hàng cùng với kế hoạch sản xuất (được lập 6 tháng một lần) gửi tới cơng ty tại Việt Nam bằng thư điện tử trước 3 tháng. Dựa trên bản kế hoạch sản xuất và mức độ hoạt động hiện tại (cơng suất, nguyên vật liệu, thời gian sản xuất) cơng ty con tại Việt Nam và cơng ty mẹ sẽ phối hợp để thống nhất một Bản Kế hoạch cuối cùng chi tiết về số lượng hàng hĩa sẽ sản xuất và xuất khẩu trong 6 tháng tiếp theo.
• Hợp đồng bán hàng được Phịng Xuất – Nhập khẩu lập dựa trên Bản Kế hoạch sản xuất cuối cùng. Bản hợp đồng này được ký kết bởi cả hai bên sau đĩ được chuyển tới bộ phận sản xuất để làm phiếu xuất kho hàng hĩa. Phiếu xuất kho được phê chuẩn bởi thủ kho, kế tốn trưởng và giám đốc tại thời điểm hàng được đưa ra khỏi kho.
• Khoảng một tháng 4 lần (trung bình 1 tuần 1 lần) trưởng phịng kế tốn sẽ nhập các nghiệp vụ bán hàng vào hệ thống .
• Hệ thống này cĩ khả năng cập nhật và lưu trữ chi tiết từng hĩa đơn – tuy vậy trước khi cập nhật hệ thống vào máy tính, trưởng phịng kế tốn xem xét lại tất cả các hĩa đơn để đảm bảo rằng từng hĩa đơn đều đã cĩ sự phê duyệt của cấp cĩ thẩm quyền thích hợp, ở đây gồm cĩ hợp đồng được 2 bên kí kết và các giấy tờ bắt buộc khác như: phiếu xuất kho, tờ khai của hải quan, vận đơn.
• Cơ Thảo - nhân viên kế tốn ghi nhận doanh thu và khoản phải thu vào sổ chi tiết trên hệ thống Vacom sử dụng tỉ giá giao dịch liên ngân hàng tại ngày ghi nhận doanh thu.
• Hàng tháng cơng ty đều gửi cho cơng ty mẹ thư xác nhận về tổng số doanh thu trong tháng
• Từ khi thành lập, cơng ty đã nhận được sự hỗ trợ về mặt tài chính rất vững chắc từ cơng ty mẹ vào vốn đầu tư, tổng số phải trả cơng ty mẹ là hơn 1000 đơ la Mỹ. Hiện tại, cơng ty cĩ ý định hồn trả số nợ này bằng doanh thu cĩ được từ cơng ty mẹ. Tỉ lệ nợ của cơng ty sẽ nhanh chĩng giảm xuống.
• Khoản thu từ bán hàng được thực hiện thơng qua tài khoản của cơng ty được mở tại ngân hàng Indovina – chi nhánh tại Hải Phịng.
Các điểm cĩ khả năng chứa rủi ro Miêu tả về hoạt động kiểm sốt được phát hiện Yếu tố IT? Kiểm tra
Doanh thu được ghi nhận trong khi hàng vẫn chưa được chuyển giao. Sự phê duyệt của cấp quản lý thích hợp đối với hợp đồng kí kết Khơng Cĩ Mọi nghiệp vụ về doanh thu đều xuất
phát từ hợp đồng bán hàng được cả hai bên chấp thuận và kí kết.
Các hĩa đơn cĩ thể bị phát hành sai qui cách
Vận đơn thích hợp do bên thứ ba cung cấp
Khơng Cĩ Trước khi vào sổ Cái, trưởng phịng kế
tốn sẽ kiểm tra lại xem các hĩa đơn bán hàng đã được đính kèm vận đơn chưa. .
Hĩa đơn cĩ thể phát hành ra nhưng hàng hĩa cĩ thể khơng được chuyển giao
Sự phê chuẩn trên tờ khai hải quan – Bên thứ ba
Cĩ Cĩ
Trước khi vào sổ cái nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, trưởng phịng kế tốn kiểm tra để đảm bảo tờ khai hải quan được đính kèm cho hàng bán đã được chấp nhận.
Doanh thu cĩ thể ghi nhận với số tiền sai.
Hàng tháng gửi xác nhận tới cơng ty mẹ. Cĩ Cĩ Vào cuối tháng, trưởng phịng kế tốn
sẽ lấy xác nhận của cơng ty mẹ về doanh số bán cho cơng ty mẹ.
Qua quá trình tìm hiểu về thủ tục kiểm sốt được thực hiện với khoản mục doanh thu và phải thu, KTV nhận thấy các hợp đồng bán hàng của khách hàng kí với cơng ty mẹ đều được cĩ kế hoạch trước, được sự xem xét và phê duyệt của các bên nên rủi ro xảy ra với khoản mục này là khơng cao. Các khoản doanh thu phần lớn là thực hiện với cơng ty mẹ lại dựa trên đơn đặt hàng và kế hoạch sản xuất từ trước nên khơng cĩ nhân tố nào tạo áp lực với cơng ty trong việc khai khống hay khai thiếu doanh thu. Để ghi nhận doanh thu thì kế tốn cần cĩ bộ chứng từ đầy đủ gồm hợp đồng, hĩa đơn, danh sách hàng được đĩng gĩi, phiếu xuất kho, tờ khai của hải quan, vận đơn. Tất cảđều cĩ chữ kí, được phê chuẩn và đĩng dấu.
Để kiểm tra việc đầy đầy đủ trong thực hiện các thủ tục đã đặt ra thì kiểm tốn viên đã chọn mẫu một nghiệp vụ bán hàng và thực hiện thử nghiệm từ đầu
đến cuối. Kết quả kiểm tra cho thấy, các chứng từ cần thiết đều cĩ đầy đủ và khớp số với nhau.
Để kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đặt ra thì KTV đã thực hiện thử nghiệm kiểm sốt với 7 điểm kiểm sốt được quan tâm
Bảng 2.10: Các điểm kiểm sốt chính trong hệ thống KSNB của Doanh nghiệp B
Các thủ tục kiểm tra
KPMG đã lựa chọn 30 mẫu hĩa đơn từ sổ chi tiết doanh thu và kiểm tra dựa trên 7 điểm kiểm sốt:
1: Doanh thu phải được ghi nhận trên cơ sở hợp đồng của hai bên.
2&3: Tờ khai hải quan phải được ký bởi Giám đốc cơng ty và được đĩng dấu bởi hải quan.
4: Hàng hĩa được ghi nhận doanh thu phải được thể hiện đầy đủ trên vận đơn do bên cung cấp dịch vụ vận chuyển phát hành.
5&6: Hĩa đơn ghi nhận doanh thu chỉ được phát hành sau khi vận đơn được phê duyệt.
7: Tất cả doanh thu ghi nhận trên hố đơn bán hàng đều đã được bao gồm trong doanh thu trên thư xác nhận gửi tới cơng ty mẹ.
Kết quả của việc kiểm tra 30 mẫu được KTV trình bày trên giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 2.11: Thử nghiệm kiểm sốt được thực hiện tại Doanh nghiệp B
Doanh thu và phải thu khách hàng
Thử nghiệm kiểm sốt – Kiểm tra tính hiệu quả của các thủ tục kiểm tốn đã thiết kế
Khách hàng Kỳ kế tốn
Doanh nghiệp B 31/12/2007
Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu
VTH 13/11/07
Thơng tin về mẫu được chọn Các thủ tục kiểm sốt STT Ngày Số hĩa đơn Số tiền 1 2&3 4 5&6 7 1 05/01/07 00001 66,535 X X X X Y 2 11/01/07 00003 59,822 X X X X 3 19/01/07 00004 76,783 X X X X 4 25/01/07 00006 120,788 X X X X 5 01/02/07 000611 123,877 X X X X Y 6 01/02/07 00012 26,419 X X X X 7 07/02/07 00014 126,466 X X X X 8 07/02/07 00015 30,118 X X X X 9 07/02/07 00016 24,593 X X X X 10 07/02/07 00038 116,691.33 X X X X 11 07/02/07 00039 79,590 X X X X 12 07/02/07 00040 51,975 X X X X 13 14/04/07 00041 115,861 X X X X Y 14 14/04/07 00044 51,555 X X X X 15 19/04/07 00045 111,421 X X X X 16 19/04/07 00046 338,984 X X X X
17 23/04/07 00048 136,068 X X X X 18 4/05/07 00051 198,235 X X X X N 19 4/05/07 00052 888,256 X X X X 20 11/05/07 00055 156,987 X X X X 21 11/05/07 00056 187,904 X X X X 22 21/05/07 00057 175,897 X X X X 23 19/06/07 00061 175,897 X X X X N 24 10/07/07 00081 52,194 X X X X N 25 10/07/07 00092 244,801 X X X X 26 16/07/07 00093 77,544 X X X X 27 16/07/07 00095 174,281 X X X X 28 24/07/07 00096 155,275 X X X X 29 24/07/07 00099 198,356 X X X X 30 24/07/07 00100 233,198 X X X X
N: khách hàng đã khơng thực hiện lấy thư xác nhận, tuy nhiên KTV vẫn cho rằng thủ tục này được thiết kế cĩ hiệu quả ngay cả khi khơng cĩ các văn bản làm bằng chứng vì qua quá trình quan sát và phỏng vấn, chúng tơi nhận thấy nhân viên thực hiện các thủ tục trên là những người rất cĩ kinh nghiệm.
Như vậy, kết quả kiểm tra cho thấy 6 thủ tục đầu tiên đặt ra đều được thực hiện đầy đủ, với thủ tục thứ 7, doanh nghiệp chưa thực hiện đều đặn, tuy nhiên đây đều là các khoản doanh thu bán cho cơng ty mẹ với đầy đủđơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất, hợp đồng và hĩa đơn nên rủi ro xảy ra là rất thấp. Để tăng thêm độ tin cậy thì trong thử nghiệm cơ bản KTV sẽ gửi thư xác nhận tới cơng ty mẹ về số hàng hĩa đã đặt mua, đồng thời sẽ xác nhận luơn cả khoản phải thu của cơng ty mẹ. Với các thủ tục đã thực hiện, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm sốt của khoản mục doanh thu được đánh giá ở mức thấp và kết hợp hai yếu tố này rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu được đánh giá là thấp.
Với khoản mục phải thu, phần lớn là phải thu từ cơng ty mẹ, chiếm tới 97% do đĩ rủi ro xảy với khoản phải thu cũng khơng cao. Trong năm cơng ty cũng khơng phải lập một khoản dự phịng nào vì khơng cĩ vấn đề nào trục trục