Nhưđã trình bày ở trên, qui trình đánh giá rủi ro bắt đầu bằng việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và sau đĩ là rủi ro kiểm sốt.
Đối với khách hàng A, sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty thì kiểm tốn trình bày lại hiểu biết đĩ trên GTLV như sau:
Bảng 2.4: Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộđược thực hiện tại Doanh nghiệp A
Đánh giá rủi ro kiểm sốt- doanh thu và phải thu khách hàng
SE
Khách hàng Kỳ kế tốn
Doanh nghiệp 31/12/2007
Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu
LMS 24-Feb-08
1. Miêu tả các hoạt động kế tốn và kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt đối với:
• Ủy quyền và phê chuẩn.
• Thực hiện nghiệp vụ và hạch tốn kế tốn • Việc chuẩn bị các báo cáo về các thơng tin
Doanh thu dự kiến
● Doanh thu dự kiến hàng năm được phê duyệt bởi Hội đồng Giám đốc và được đánh giá lại vào thời điểm giữa năm một lần tại cuộc họp của hội đồng giám đốc cơng ty.
● Cơng ty cung cấp xe máy đến tay người sử dụng cuối cùng thơng qua các đại lý phân phối đã được ủy quyền của mình.
● Từ tháng 8/2006 cơng ty bán ơ tơ. Cơng ty vận hành hệ điều hành, sản xuất, bán hàng và vận chuyển tách biệt giữa 2 loại sản phẩm ơ tơ và xe máy.
Đối với xe máy
●Đơn đặt hàng xe máy của khách hàng được tiếp nhận thơng qua Hệ thống giao dịch với khách hàng – DCS (Dealer Communication System) ba tháng trước khi giao hàng. Đơn đặt hàng sau đĩ cĩ thể bị thay đổi, tuy nhiên mọi thứ phải được cố định ít nhất một tháng trước khi quá trình sản xuất bắt đầu.
● Dựa trên việc xác nhận đơn đặt hàng hàng tháng từ hệ thống các kênh phân phối và các thơng tin trên thị trường, một bản báo cáo dự đốn doanh thu tháng sẽ được chuyển đến cho phịng sản xuất để chuẩn bị cho quá trình sản xuất ● Hàng tháng, phịng bán hàng cũng dự đốn số lượng xe máy bán được cho từng khách hàng. Dựa trên cơ sở tính tốn đĩ, bộ phận giao hàng sẽ chuẩn bị kế hoạch giao hàng của tháng và đội ngũ nhân viên bán hàng sẽ chuẩn bị hợp đồng bán hàng tháng. Hợp đồng kiểm tốn sẽ được phê duyệt bởi giám đốc bán hàng. ● Tất cả các bước cơng việc của của quá trình đều được nhập vào hệ thống DCS. Các bộ phận chức năng cĩ liên quan bao gồm phịng kế tốn, bộ phận vận chuyển, giao hàng và các nhà phân phối sẽ được tiếp cận với các thơng tin ở một mức nhất định nhằm thực hiện các thủ tục kiểm tra chéo giữa các bên và cĩ thể đưa ra các thơng tin phản hồi một cách nhanh chĩng trong trường hợp xảy ra sự nhất quán giữa các bên. Tất cả các thơng tin cĩ liên quan đến doanh thu bán hàng như đơn giá, số lượng hợp đồng, kế hoạch phân phối hàng tháng, tiền thu được từ khách hàng được cung cấp bởi các đại lý phân phối và cơng ty, giữa các phịng ban trong cơng ty phải ăn khớp với nhau, đồng thời tất cả phải được cập nhật vào hệ thống DCS.
● Gần đây cơng ty đã cĩ 343 đại lý phân phối gồm 192 đại lý ở miền Bắc và 151 đại lý ở miền Nam. Thơng thường thời gian vận chuyển sản phẩm từ cơng ty đến các nhà phân phối này là 2-4 ngày.
Đối với ơ tơ
● Đơn đặt hàng được tiếp nhận thơng qua hệ thống DTS (Dealer Total Support System) 3 tháng trước khi giao hàng. Đơn đặt hàng được kiểm tra lại và phải cố định 20 ngày trước khi giao hàng. Tuy nhiên, vì sản phẩm mới được tung ra thị trường nên rất khĩ dự đốn trước yêu cầu của khách hàng. Cơng ty cho phép các đại lý phân phối cĩ thể chấp nhận các đơn đặt hàng chưa được đặt trước đĩ
chỉ nửa ngày trước khi giao hàng. Khi đĩ một bản cam kết được kí giữa cơng ty và nhà phân phối, tuy nhiên đến bây giờ vẫn chưa cĩ một hợp đồng bán hàng nào.
● Các hệ thống hỗ trợ như dự đốn doanh thu, chuẩn bị sản xuất, kế hoạch phân phối và quá trình thực hiện được thực hiện giống như DSC
● Hiện tại, cơng ty đã cĩ 4 đại lý phân phối: hai ở Hà Nội và 2 ở tp Hồ Chí Minh .
Đối với các linh kiện
Đơn đặt hàng nhận được hàng tháng từ các đại lý và sẽ được gửi tới Part Control Park và danh sách các linh kiện được đĩng gĩi được in ra. Phiếu vận chuyển các linh kiện được phát hành.
Nghiệp vụ giao hàng
● Bộ phận giao hàng hàng ngày sẽ theo dõi đơn yêu cầu giao hàng trên hệ thống hàng tồn kho của cơng ty, đây là hệ thống cập nhật tự động các thơng tin bán hàng từ phịng kinh doanh, mỗi khi hàng được bán ra hệ thống này sẽ cho ra giấy giao hàng, bộ phận giao hàng căn cứ vào đĩ giao hàng đến cho đại lý phân phối trong ngày.
● Sau khi giao hàng, giấy giao nhận hàng sẽ được đính kèm cùng hĩa đơn bán hàng để người nhận hàng kí nhận. Xe máy/ơ tơ đưa ra khỏi nhà kho sẽ được kiểm tra mã số bao gồm các thơng tin về số seri, kiểu xe, màu xe…. . Nếu như một trong các thơng tin đĩ sai so với Đơn yêu cầu giao hàng từ phịng kinh doanh thì việc đưa hàng ra khỏi kho sẽ bị hủy bỏ. Thơng tin thực tế về hàng được giao sẽ được cập nhật tự động từ mã vạch trên thiết bị vào hệ thống hàng tồn kho – PC Parks.
● Để vận chuyển hàng vào kho của thành phố Hồ Chí Minh, Phịng kinh doanh của cơng ty ở Hà Nội sẽ phát hành hĩa đơn vận chuyển nội bộ kèm với đĩ là bảo hiểm của hàng trong quá trình vận chuyển. Doanh thu được ghi nhận khi hàng đã thực sự bán được tại TP Hồ Chí Minh. Hàng tháng, báo cáo hàng tồn kho bao gồm số lượng hàng đã chuyển giao cho khách sẽ được gửi tới bộ phận vận chuyển của Tổng để tổng hợp lại. Báo cáo bán hàng của tháng và báo cáo về số hĩa đơn đã sử dụng được gửi đến cho phịng kế tốn để xem lại và hạch tốn
doanh thu (trong năm 2005, chi nhánh ở tp Hồ Chí Minh tự chịu trách nhiệm đối với những hĩa đơn VAT đã sử dụng ).
● Đối với hàng xuất khẩu, Phịng Xuất Nhập khẩu phát hành hĩa đơn bán hàng, chuẩn bị báo cáo hàng xuất khẩu gửi đến cho phịng kinh doanh để lập báo cáo bán hàng tổng hợp, đồng thời gửi đến phịng kế tốn để xem lại chứng từ đã đầy đủ hợp lệ và ghi nhận doanh thu.
● KTV nhận thấy điều khoản xuất khẩu là CIF, ngày để ghi nhận doanh thu là ngày trên Vận đơn, tuy nhiên, kế tốn lại ghi nhận doanh thu dựa vào ngày được ghi nhận trên Báo cáo hàng xuất khẩu hàng tháng khi hàng được xuất ra khỏi kho cần xem xét mở rộng thủ tục kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu xuất khẩu.
Nghiệp vụ thu tiền
● Doanh thu từ việc bán xe máy chiếm khoảng 94% cịn doanh thu từ bán ơ tơ chiếm khoảng 5% trong số tổng doanh thu (phần cịn lại là doanh thu từ bán các phụ tùng và dầu.).
● Đối với xe máy và xe máy, tất cả các đại lý phân phối của cơng ty đều được yêu cầu phải thu tiền đầu đủ theo đúng hợp đồng và chuyển đến tài khoản của cơng ty tại ngân hàng trước khi thực hiện việc giao hàng cho khách. Việc mua chịu chỉ được áp dụng đối với bán hàng xuất khẩu hoặc bán các phụ tùng với thời hạn là một tháng.
● Kế tốn phụ trách doanh thu, chị H thường xuyên cập nhật số tiền bán hàng thu được từ các đại lý phân phối vào hệ thống DCS bằng việc kiểm tra tài khoản của cơng ty tại ngân hàng Vietcombank hoặc kiểm tra các giấy báo của ngân hàng được ngân hàng fax đến. Số tiền được chi tiết theo số lượng và đơn giá của từng loại xe được vận chuyển đến cho từng đại lý, sau đĩ phịng kinh doanh sẽ kiểm tra lại nguồn gốc của từng khoản doanh thu và việc xuất hàng cho bên đại lý. Phiếu thu được chuyển đến cho kế tốn phụ trách tài khoản tiền gửi ngân hàng đưa vào hệ thống, chị Thu và sau đĩ được kế tổng hợp, anh Hải nhập vào sổ Cái.
● Vào thời điểm cuối tháng, dựa trên các phiếu thu đã lập trong tháng, báo cáo chuyển hàng của bộ phận vận chuyển, báo cáo trên số tiền nhận được, kế tốn
phụ trách doanh thu sẽ chi tiết số tiền thu được, doanh số bán được thể hiện theo số lượng hàng bán và số tiền, số tiền đặt trước của từng đại lý phân phối. Chỉ cĩ doanh thu từ bán hàng qua các nhà phân phối mới được thể hiện trên báo cáo này. Đối với doanh thu khác từ các hoạt động xã hội (chương trình “Sao mai điểm hẹn”) và trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm sẽ khơng được trình bày trên báo cáo. Báo cáo về số tiền nhận được hàng tháng được anh Hải- kế tốn tổng hợp kiểm tra và được chị Lệ kế tốn trưởng phê duyệt.
● Đồng thời, kế tốn ngân hàng cũng thực hiện đối chiếu với ngân hàng, đối chiếu giữa sổ theo dõi tài khoản tiền gửi với sổ phụ ngân hàng. Trong trường hợp số liệu khơng khớp đúng chị Thu sẽ gửi cho ngân hàng một thư đối chiếu đến ngân hàng chiết các khoản cần đối chiếu. Bản đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng được giám đốc tài chính xem lại trước khi gửi đến cho ngân hàng.
● Giá đơn vị được xác định và thiết lập dựa theo đề xuất đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Phịng marketing cĩ nhiệm vụ nghiên cứu, theo dõi biến động giá của thị trường và đưa ra gợi ý đề xuất về thay đổi giá. Giá đơn vị đươc kiểm sốt bằng hệ thống tiếp cận giá.
● Hệ thống hàng tồn kho áp dụng các mức giá bán tương ứng với số lượng bán ra, từ đĩ tính ra tổng số tiền ghi nhận doanh thu của từng nghiệp vụ. Khi một hĩa đơn được lập, hệ thống sẽ sử dụng các thơng tin từ nguồn dữ liệu chủ để áp dụng giá cho hĩa đơn, ví dụ như khi bán hàng thì chỉ cĩ số lượng hàng bán được nhập vào hệ thống, trên cơ sở số lượng đĩ hệ thống sẽ tự động đưa ra mức giá sau đĩ tính ra tổng số tiền. Hĩa đơn được phê chuẩn bởi Giám đốc phịng kinh doanh. ● Thơng tin trên hĩa đơn bán hàng bao gồm: Mã số thuế, số lượng bán, mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống. Những thơng tin này được kết nối trực tiếp với bộ phận vận chuyển.
● Khi phát hành hĩa đơn bán hàng, phịng kinh doanh sẽ lập làm ba liên. Những hĩa đơn trắng đã được phát hành trong tháng được phịng kinh doanh giữ và gửi lên phịng kế tốn cùng với báo cáo về số lượng hĩa đơn đã được sử dụng vào thời điểm cuối tháng. Hĩa đơn đỏ được gửi đến cho phịng vận chuyển để giao cho khách hàng, hĩa đơn xanh được người nhận hàng kí và quay trở lại phịng vận chuyển để làm chứng cho việc khách hàng đã nhận được hàng.
● Hàng ngày, số lượng hàng bán thực tế được phịng vận chuyển báo cáo lên cho phịng kinh doanh. Dựa trên báo cáo và số hĩa đơn đã phát hành, phịng kinh doanh sẽ so sánh giữa số lượng hàng đã giao so với đơn đặt hàng của khách (rất hiếm khi cĩ sự khác biệt giữa khối lượng hàng giao với đơn đặt hàng). Hàng tháng, phịng kinh doanh lập báo cáo bán hàng và đối chiếu với báo cáo về số hàng đã vận chuyển bàn giao đến cho khách hàng của bộ phận vận chuyển. Nếu như số lượng hàng là khớp đúng thì báo cáo bán hàng sẽ được chuyển đến cho phịng kế tốn.
● Hàng tháng, kế tốn phụ trách doanh thu thực hiện đối chiếu giữa báo cáo về số tiền thực nhận được do chính mình lập với báo cáo bán hàng của phịng kinh doanh. Việc đối chiếu được kiểm tra bởi kế tốn tổng hợp và kế tốn trưởng. Sổ chi tiết các nghiệp vụ bán hàng được kế tốn tổng hợp lập, kế tốn trưởng kiểm tra và sau đĩ kế tốn tổng hợp vào sổ cái.
● Hàng tháng, anh Định- kế tốn sẽ kiểm tra số hĩa đơn trắng và cả 3 liên đối với những hĩa đơn đã bị hủy, so sánh với báo cáo số hĩa đơn đã sử dụng, sau đĩ lập báo cáo tổng hợp về số hĩa đơn đã sử dụng, báo cáo này sẽ được Giám đốc kiểm tra.
● Nhân viên kế tốn chuẩn bị tờ khai thuế GTGT đầu ra dựa trên báo cáo doanh thu hàng tháng và báo cáo về số hĩa đơn đã sử dụng. Kế tốn trưởng sẽ kiểm tra tờ kê khai thuế này và sau đĩ giám đốc tài chính sẽ phê chuẩn.
Các dịch vụ hỗ trợ sau bán
Cơng ty cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ bảo hành và kiểm tra định kỳ.
Dịch vụ bảo hành được thực hiện đối với những sản phẩm bị lỗi nghiêm trọng trong khâu sản xuất, dịch vụ này được thực hiện trong vịng một năm.
Bảo hành trên đường dây nĩng ( do lỗi vận chuyển gây ra ) ;
Kiểm tra miễn phí (4 lần trong vịng 18 tháng hoặc trên 12,000 km sử dụng đầu tiên). Kiểm tra định kỳ được ghi nhận dựa trên chi phí thực tế phát sinh.
Các điểm cĩ khả năng chứa rủi ro Mơ tả về hoạt động kiểm sốt được thực hiện Yếu tố IT? Kiểm tra?
Doanh thu cho khách hàng khống hoặc tạo ra những khoản doanh thu khơng tồn tại trên thực
Đơn đặt hàng đã nhận được, các hợp
đồng bán hàng đã kí – Sự phân cơng phân nhiệm và phê chuẩn của ban quản lý
N N
Đơn đặt hàng xe máy của khách được tiếp nhận thơng qua hệ thống DCS (Dealer Communication System).
tế bằng việc quảng cáo rầm rộ cho sản phẩm, khuyếch trương mức doanh thu trong khi khơng hề nhận được đơn đặt hàng đối với những khách hàng cĩ thật.
Căn cứ trên các đơn đặt hàng hàng tháng từ HEADs và các thơng tin trên thị trường, phịng kinh doanh dự đốn số lượng xe máy cĩ thể bán cho từng khách hàng. Dựa vào tính tốn đĩ bộ phận vận chuyển lập kế hoạch phân phối đồng thời nhân viên bán hàng chuẩn bị các hợp đồng với HEADs. Hợp đồng bán hàng được giám đốc phịng kinh doanh phê duyệt và kí.
[Tính cĩ thật của doanh thu]
Giao hàng – Thủ kho và nhân viên vận chuyển kiểm tra
N N
Giấy biên nhận giao hàng được đính kèm với hĩa đơn phải được ký bởi người nhận hàng.
Xe máy xuất ra khỏi kho phải được kiểm tra mã vạch, trên đĩ sẽ bao gồm số seri, kiểu dáng, màu sắc. Nếu như một trong các yếu tố đĩ khác với đơn đặt hàng thì khơng được phép đưa hàng ra khỏi kho. Những thơng tin về hàng được đưa ra khỏi kho sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống hàng tồn kho. Hĩa đơn đỏ giao cho bộ phận vận chuyển để giao cho khách hàng, cịn hĩa đơn xanh sau khi khách ký sẽ mang về làm bằng chứng cho việc đã giao hàng.
Doanh thu cĩ thể ghi nhận sai do áp dụng mức giá đơn vị sai. Giá bán – Quyền quản lý và tiếp cận hệ thống xác định giá Y Y
Giá đơn vị được xây dựng và áp dụng dựa trên sự phê chuẩn của Tổng Giám đốc.
[Tính chính xác] Giá đơn vị được kiểm sốt bằng hệ thống tiếp cận giá. Ngồi phịng quản lý cơng nghệ thơng tin và một nhân viên của phịng kinh doanh thì khơng ai được phép tiếp cận với các thơng tin cơ sở về giá kể cả các nhân viên khác của phịng kinh doanh hay nhân viên của phịng kế tốn.