c. Quản lý nguồn vốn dài hạn
3.2.2. Tăng cường quản lý tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của công ty. Vì thế Công ty cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ công ty hoặc của bên thứ ba.
Công ty cần xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt cho từng thời kỳ. Trong thời kỳ nghiên cứu, có những giai đoạn công ty giữ quá nhiều tiền mặt
so với nhu cầu dẫn đến việc ứ đọng vốn và làm tăng chi phí sử dụng vốn, hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.
Công ty nên xây dựng mô hình phân tích và xác định lượng tiền mặt dự trữ tối ưu, lượng tiền mặt tối ưu phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của công ty như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế; dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch khi có cơ hội đầu tư; dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động:
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
- Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán . Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
- Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt. Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp công ty ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để công ty chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Giám đốc công ty phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ kinh doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của công ty trong từng thời kỳ. Ngoài ra, phương thức dự đoán định kỳ chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên.
Khi xuất hiện các khoản thiếu hoặc thừa tiền, công ty có thể áp dụng các biện pháp:
- Thứ nhất, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt: đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thương lượng lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tư; giãn thời gian chi trả cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sử dụng biện pháp "bán và thuê lại" tài sản cố định.
- Thứ hai, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn: thanh toán các khoản thấu chi; sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn.
- Thứ ba, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong dài hạn: đầu tư vào các dự án mới; tăng tỷ lệ cổ tức; mua lại cổ phiếu; thanh toán các khoản vay dài hạn; mua lại công ty khác.