III. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN.
2. Thủ tục quản lý, mua sắm và nhượng bán thanh lý tài sản cố định tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên.
nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên.
2.1. Thủ tục quản lý và phân cấp quản lý theo dõi tài sản cố định.
Tài sản cố định thường có giá trị rất lớn, là cơ sở vật chất quan trọng của doanh nghiệp vì vậy cần phải được quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả. Để có được những
thông tin hữu ích nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý và sử dụng TSCĐ, kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong doanh nghiệp và từng nơi sử dụng, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng, sử dụng TSCĐ hợp lý hiệu quả.
- Tính đúng và phân bổ hợp lý khấu hao TSCĐ vào chí phí của từng bộ phận sử dụng. Quản lý và sử dụng nguồn vốn đầu tư hình thành từ việc trích khấu hao TSCĐ một cách hiệu quả.
- Lập kế hoạch và dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phản ánh chính xác những chí phí thực tế của sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong kỳ theo từng bộ phận.
- Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các loại sổ cần thiết và hạch toán TSCĐ theo chế độ quy định. Kiểm tra giám sát tình hình tăng giảm TSCĐ.
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định của nhà nước, lập báo cáo về TSCĐ, phân tích tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.
2.2. Thủ tục đầu tư thêm và mua sắm TSCĐ để đưa vào kinh doanh.
Khi có TSCĐ tăng thêm, doanh nghiệp phải lập hội đồng bàn giao TSCĐ, có nhiệm vụ nghiệm thu hoàn tất thủ tục về TSCĐ tăng. Kế toán sử dụng các chứng từ liên quan đến TSCĐ tăng đưa vào sử dụng để hạch toán tăng TSCĐ.
Biên bản giao nhận TSCĐ dùng để xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành công việc xây dựng, mua xắm được cấp trên cấp phát, nhận vốn góp liên doanh … đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc TSCĐ đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.
Biên bản kiểm kê TSCĐ dùng để xác định số lượng; giá trị TSCĐ hiện có, thừa, thiếu so với sổ kế toán. Trên cơ sở đó, tăng cường quản lý TSCĐ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ những chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ ở trạng thái sẵn sàng sử dụng. Từ theo từng nguyên nguồn gốc hình thành mà nguyên giá TSCĐ được xác định như sau:
- TSCĐ mua ngoài: Nguyên giá bao gồm giá mua cộng (+) các khoản thuế và các chi phí liên quan trực tiếp tới việc đưa TSCĐ vào sử dụng như chi phí vận chuyển bốc xếp, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ … trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, các khoản thuế không hoàn lại và được khấu trừ, phế liệu thu hồi trong quá trình chạy thử.
- TSCĐ mua trả chậm: Nguyên giá bao gồm giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua trả tiền ngay cộng (+) với khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay cộng với các khoản chi phí như chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt, chạy thử …
- TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ khi nhận về được tính bằng giá trị của TSCĐ đem đi trao đổi cộng (+) với các khoản thuế không hoàn lại cộng (+) với các chi phí liên quan trực tiếp như chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ …
- TSCĐ được cấp phát điều chuyển đến: Nguyên giá là giá trị thực tế của hội đồng giao nhận cộng (+) với các chi phí mà bên nhận TSCĐ phải chi ra như chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử …
- TSCĐ do nhận biếu tặng, nhận vốn góp, nhận lại vốn đầu tư vào đơn vị khác: Nguyên giá là giá trị thực tế giao nhận cộng (+) với chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt …
- TSCĐ là quyền sử dụng đất không có thời hạn: Nguyên giá là số tiền đã trả cho tổ chức hay cá nhân chuyển nhượng hoặc chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng, sản lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ …
2.3. Thủ tục thanh lý nhượng bán TSCĐ.
Nếu giảm TSCĐ do bán, chuyển giao cho đơn vị khác thì phải lập "Biên bản giao nhận TSCĐ".
Trường hợp thanh lý TSCĐ khi có quyết định thì phải lập " Biên bản thanh lý TSCĐ". Biên bản thanh lý phải do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
TSCĐ giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: Bán, thanh lý, đưa đi góp vốn liên doanh, chuyển cho đơn vị khác …
Trong mọi trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ những thủ tục, xác định đúng các khoản chi phí, thu nhập ( nếu có).
- Giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán trước tiên phải xóa sổ TSCĐ thanh lý nhượng bán sau đó phản ánh giá trị thanh lý nhượng bán, nếu có các chi phí như ( sửa chữa, tân trang, môi giới …) thì kế toán phải ghi vào chi phí thanh lý nhượng bán.
- Giảm TSCĐ do điều chuyển thành công cụ dụng cụ.
- Giảm TSCĐ do đem đi góp vốn đầu tư do không còn thuộc quyền sở hữu quản lý của doanh nghiệp nên được coi như khấu hoa hết giá trị một lần.
- Trả lại TSCĐ cho các đơn vị góp vốn: Khi doanh nghiệp trả lại thì có thể trả một phần và cũng có thể là trả toàn bộ, ngoài việc ghi giảm nguồn vốn kinh doanh kế toán còn phải xóa sổ TSCĐ.