II Mục tiêu của bài tập
5 Sơ lược về tổ chức và hoạt động cuả bộ máy kế toán
a Nhân sự
Nhân sự phòng kế toán có 5 người, bao gồm bà Lâm – kế toán trưởng, cô Thanh – kế toán tổng hợp, cô Mơ – kê toán thanh toán, cô Lan – Kế toán công nợ, cô Huyền – kế toán hàng tồn kho. cô Huyền là nhân viên mới, bắt đầu vào làm việc từ tháng 10/2004, sau khi cô Mai xin nghỉ việc (ngay sau khi ông Thành – kế toán trưởng cũ của công ty từ chức vào cuối năm 2004). Tuy nhiên, do công ty BTL thuê dịch vụ của công ty Laos để xử lý các thủ tục nhập hàng nên công việc của kế toán hàng tồn kho không đến nỗi quá phức tạp. tất cả nhân viên làm việc tại phòng đều có trình độ đại học.
Ngoài ra, công ty không thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hay một phòng ban nào có chức năng tương tự.
b Tin học hóa công tác kế toán
Công ty sử dụng phần mềm ké toán Auto Balancing, một phần mềm kế toán khá lạc hậu và có niều điểm không tương thích với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, phần mềm này do một công ty chuyên cung cấp phầm mềm kế toán của Việt Nam thiết kế cho BTL. Auto Balancing chỉ mở được các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết công nợ, không lập được bất kỳ chứng từ nào (toàn bộ hệ thống chứng từ của
những mẫu chứng từ thiết kế sẵn, in trước và được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng), và cung cấp các báo cáo ở mức độ rất hạn chế.
- Tuy nhiêm, ưu điểm nổi bật cảu phần mềm này,theo ông Thành (người đã thuyết phục công ty sử dụng phần mềm), đó là có một tính năng tự động điều chỉnh để làm cân đối báo cáo tài chính (nếu có sai sót), bằng cách tự động tạo ra một khoản mục trên Bảng cân đối kế toán với số dư bằng đúng số tiền chênh lệch.Một đặc điểm khác của phần mèm này là cũng làm các nhân viên kế toán của BTL rất hài lòng là cho phép người sử dụng có thể xóa, sử, thêm bớt nội dung các nghiệp vụ kể cả sau khi đã chuyển sổ cái.
- Bên cạnh đó,ngày sau khi nhạn chức, bà Hà đã đề nghị nên mua một phần mềm kế toán mới để thay thế phần mềm hiện tại nhưng đến nay đề nghị này vẫn chưa được duyệt.
c Một số diễn biến quan trọng khác trong hoạt động của phòng kế toán từ khi thành lập công ty.
Từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, hàng năm Công ty đều triển khai và nộp thuế đầy đủ, chưa có tiền lệ bị cơ quan thuế vụ phát hiện ra các phạm, hành vi trốn thuế hya hoãn nộp thuế. Thành tích này đạt được nhờ có sự đóng góp lớn của ông Thành, kế toán trưởng, một người có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm, đồng thời do ông Thành cũng có mối quan hệ rất tốt với cơ quan thuế địa phương. Ngoài ra cũng cần nói thêm là vì được chuyển lỗ của những năm đầu hoạt động, nên đến năm 2004 công ty vẫn chưa phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp do theo kế hoạch chuyển lỗ đã đăng ký, lãi của công ty trong các năm 2002, 2003, 2004 vẫn thấp hơn số lỗ được chuyển sang.
Ông Thành đã làm việc với BTL từ khi công ty bắt đầu hoạt động tại Việt Nam. Tuy nhiên, vào cuối năm 2004, ông Thành đã nghỉ việc. Lý do theo sự giải thích củ bà Lâm, người kế nhiệm của ông Thành là do giữa ông Thành và ông Kashumi (Giám đốc tài chính) thường xuyên có những bất đồng về việc xử lý các khoản chi phí không có chứng từ hợp lệ.
Từ khi bà Lâm nhận chức, đặc biệt là nhân viên phòng kinh doanh, cho rằng chi tiêu của mình cho các khoản tiếp khách khuyến mãi, công tác phí .. có phần dễ chịu hơn do mọi thứ dường như chỉ được quản lý dựa trên dự toán ngân sách cấp cho từng bộ phận, trưởng phòng có trách nhiệm duyệt các khoản chi cho cấp dưới của mình, những khoản chi không có chứng từ hợp lệ cũng được chấp nhận thanh toán miễn là được phê duyệt đầy đủ. Do đó, bà Lâm nhận được rất nhiều sự hợp tác từ các nhân viên khác trong công ty.
Tuy nhiên, do mới nhận chức nên bà Lâm chưa tạo dựng được uy tín với các đối tác bên ngoài công ty. Điều này dẫn đến tình hình thu hồi nợ phải thu của công ty trở nên trì trệ hơn do khách hàng chậm trễ trong việc thanh toán tiền, các nhà cung cấp trong nước cũng có xu hướng đòi nợ BTL sớm và quyết liệt hơn.
Thế nhưng đến nay bà Lâm vẫn chưa có giải pháp nào để đối phó với tình hình trên, mà chỉ cho biết nếu vẫn tiếp diễn chắc chắn bà sẽ phải có biện pháp mạnh, đặc biệt là trong việc thu hồi nợ phải thu.Biện pháp đầu tiên bà Lâm dự kiến là sẽ chặt ché thời hạn bán chịu ngày từ đầu đối với những khách hàng thường xuyên không thanh toán đúng hạn, từ 60 ngày như bình thường xuống còn 30 ngày hoặc thấp hơn tùy theo từng đối tượng. Tuy nhiên, đến năm 2005 biện pháp này vẫn chưa được Ban Giám đốc của BTL chấp thuận áp dụng vì cho rằng cách làm này có thể làm giảm doanh số của công ty.