Bưu điện tỉnh Thanh Hóa đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường công tác quản lý chất lượng dịch vụ, nhưng hầu hết các công việc đó còn nhiều hạn chế giữa các khâu trong quá trình hoạt động do đó dẫn đến hiệu quả của công tác quản lý chất lượng chưa cao. Thể hiện ở một số nội dung sau:
- Hệ thống quản lý chất lượng chưa hoàn chỉnh vẫn quản lý theo kiểu truyền thống đó là dựa trên sự đảm bảo và kiểm soát chất lượng theo điều lệ, thể lệ, quy định; chú trọng hoạt động giải quyết khiếu nại khi có sự cố xảy ra. Lấy hệ thống tiêu chuẩn đặt ra là cơ sở đánh giá tình hình thực hiện chất lượng dịch vụ, do vậy chưa gắn chặt với xuất phát điểm từ “đòi hỏi của khách hàng”.
- Tổ chức quản lý chậm đổi mới so với yêu cầu sự phát triển của công nghệ và của thị trường. Nhiều vấn đề mang tính chiến lược như nghiên cứu nhu cầu khách hàng, đánh giá đo lường mức độ thoả mãn khách hàng chưa được quan tâm đúng mức.
- Hệ thống kiểm tra giám sát chưa sâu sát, các chỉ tiêu chất lượng chưa được thường xuyên xem xét cải tiến và đánh giá mức hoàn thành cụ thể. Thiếu thông tin hỗ trợ dịch vụ, hệ thống báo cáo thông tin chất lượng dịch vụ EMS không kịp thời và chồng chéo, khiến cho việc tập trung thông tin tại các cấp quản lý gặp nhiều khó khăn, khó có thể đưa ra những phân tích nhanh nhạy đối phó với những thay đổi thường xuyên của thị trường.
Nguyên nhân quan trọng của những hạn chế trên đó là:
- Chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ và quản lý chất lượng đối với dịch vụ Bưu chính nói chung và dịch vụ BPBK, EMS nói riêng.
- Công tác đào tạo về chuyên môn, nhận thức về chất lượng và quản lý chất lượng dịch vụ chưa được quan tâm đúng mức. Chưa nhận thức được cơ hội, thách thức, áp lực của cạnh tranh trong giai đoạn sắp tới đối với dịch vụ bưu chính.
- Chưa thấy rõ sự tụt hậu về kỹ thuật mạng lưới dịch vụ, phương pháp quản lý chất lượng, do đó chưa có những giải pháp và định hướng chủ động cải tiến dịch vụ.
- Công tác tuyên truyền quảng cáo chậm đổi mới. Đội ngũ quản lý chưa tương xứng với chức trách nhiệm vụ được giao còn thụ động trong việc tham mưu giúp lãnh đạo trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ.