III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật t
3. Hoàn thiện việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
* Chi phí máy thi công thuê ngoài.
Có thể nói chi phí máy móc thi công là một bộ phận tài sản không thể thiếu đợc trong các doanh nghiệp xây lắp. Việc sử dụng máy móc thi công giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời đảm bảo chất lợng cũng nh tiến độ thi công các công trình. Theo Quyết định số 1864/1998/QĐ- BTC của Bộ Tài chính thì đối với các doanh nghiệp xây lắp thực hiện thi công theo phơng thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy và không có đội máy thi công riêng thì đợc hạch toán vào TK623 “chi phí sử dụng máy thi công”. Qua khoản mục chi phí sử dụng máy thi công này các nhà quản lý có thể thấy đợc mối quan hệ giữa chi phí máy thi công với các chi phí khác, với việc nâng cao năng suất lao động và khả năng cơ giới hoá của công ty.
Thực tế, tại Công ty Xây dựng Vật t Vận tải chi phí máy thi công thuê ngoài vẫn chiếm một giá trị khá lớn trong giá thành sản phẩm do phần lớn các máy đi thuê thờng có công suất cao, giá trị lớn. Tuy nhiên, chi phí máy thi công thuê ngoài không đợc kế toán công ty hạch toán vào TK 623 mà lại hạch toán vào TK 627 (6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài). Điều này dã làm cho các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm không đợc phản ánh chính xác, làm thay đổi cơ cấu chi phí trong giá thành sản phẩm và từ đó sẽ dẫn đến sự sai lệch trong việc phân tích chi phí và tìm ra các giải pháp cho quản lý chi phí – giá thành.
Vì vậy, để phục vụ tốt hơn cho công tác phân tích chi phí - giá thành và đảm bảo cung cấp những thông tin xác thực cho quản lý, công ty nên hạch toán khoản chi phí này vào TK 623 (6237 – chi phí dịch vụ mua ngoài).
* Về việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
Hiện nay tại Công ty chi phí sử dụng máy thi công đợc tập hợp chung vào TK 623 (chi tiết cho từng loại máy) rồi sau đó tiến hành phân bổ theo tiêu thức
nhân công trực tiếp. Tiêu thức phân bổ mà Công ty sử dụng là cha hợp lý. Bởi vì có những công trình thi công bằng máy nên chi phí nhân công chiếm một tỷ lệ thấp nhng cũng có công trình lao động thủ công là chủ yếu. Trong trờng hợp này chi phí nhân công lại chiếm một tỷ lệ lớn. Vì thế, nếu phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp sẽ dẫn đến hiện trạng là có những công trình sử dụng máy thi công nhiều nhng chi phí sử dụng máy lại đợc phân bổ ít và ngợc lại. Điều này sẽ làm cho chi phí sử dụng máy thi công trong giá thành từng công trình không đợc xác định đúng theo chi phí thực tế phát sinh. Vì vậy, để chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho các công trình đợc chính xác và hợp lý, Công ty nên thay đổi tiêu thức phân bổ, không sử dụng chi phí nhân công trực tiếp mà lấy số số giờ (ca) máy hoạt động làm tiêu thức phân bổ.
Trên thực tế, một chiếc máy trong một ca làm việc có thể tham gia 2 đến 3 công trình khác nhau hoặc 2 đến 3 hợp đồng giao khoán nội bộ khác nhau. Chính vì thế, Công ty nên bố trí thêm nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi ca (giờ) máy sử dụng và trong phiếu theo dõi lịch trình hoạt động của máy Công ty nên bổ sung thêm cột “số giờ (ca) máy hoạt động” để đảm bảo việc theo dõi và quản lý máy đợc chặt chẽ hơn. Mẫu phiếu đợc sửa lại nh sau:
Bảng 3.2:
Công ty XDVTVT
Phiếu theo dõi hoạt động máy thi công
Tên máy:
Tháng.... năm....
Ngày
tháng Ngời điều khiển
Địa điểm hoạt động ( công trình)
Số giờ (ca) hoạt động
Xác nhận
Cộng
Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số giờ máy hoạt động và số giờ máy phục vụ cho từng công trình, sau đó tiến hành phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các công trình theo số giờ (ca) máy hoạt động.
Theo cách này, chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho từng công trình đợc tính nh sau:
Chi phí sử dụng máy thi công A phân bổ cho công
= Tổng chi phí sử dụng
máy thi công A x
Số giờ máy thi công A phục vụ
công trình i Tổng số giờ máy thi
công A hoạt động trong tháng
Với cách phân bổ này, công trình nào thì công trình nào sử dụng nhiều ca (giờ) máy thì sẽ phải chịu nhiều chi phí sử dụng máy thi công. Nh thế việc phân bổ sẽ hợp lý hơn và phản ánh đúng thực tế chi phí phát sinh.