III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật t
1. Hoàn thiện việc hạch toán yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Về việc thu mua vật liệu.
Giá trị nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tại Công ty Xây dựng Vật t Vận tải, nguồn cung ứng vật liệu chủ yếu là mua ngoài, Công ty cho phép các đội chủ động mua nguyên vật liệu để phục vụ tiến độ thi công dựa trên các định mức đã đề ra.
Việc tiến hành mua nguyên vật liệu theo tiến độ thi công cũng đồng nghĩa với việc chấp nhận sự biến động của giá cả trên thị trờng. Trong nhiều trờng hợp sự chênh lệch giá cả nguyên vật liệu trên thị trờng ở những thời điểm khác nhau là rất cao. Vì vậy việc mua vật t phải đợc lập kế hoạch chặt chẽ để đảm bảo vật t cung cấp cho sản xuất kịp thời, tránh bị thiếu hụt gây gián đoạn cho quá trình thi công hoặc mua d thừa gây lãng phí làm tăng chi phí vật t trong khoản mục giá thành.
Việc công ty giao cho các đội chủ động mua vật t và xuất trực tiếp cho công trình mà không thông qua việc kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ không thể đảm bảo đ- ợc chất lợng của vật t mua về, hơn nữa việc không kiểm nghiệm chất lợng vật t cũng tạo điều kiện diễn ra các vi phạm trong quá trình thu mua vầ bảo quản vật t. Vì vậy, để giúp cho việc quản lý vật t đợc chặt chẽ, giám đốc Công ty cùng với phòng Kinh tế - kế hoạch, Phòng Tài chính Kế toán cần bố trí thêm nhân viên thờng xuyên theo dõi chi phí vật t tại các công trình. Với những vật liệu chính, có giá trị lớn Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có tín nhiệm, đảm bảo cung cấp đủ về số lợng,
đúng về chất lợng cho Công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi.
* Về các thủ tục nhập xuất kho vật t:
Hiện nay ở Công ty, với mọi trờng hợp nhập, xuất kho vật t tại công ty hay khi đội sản xuất tự mua nguyên vật liệu nhập kho tại công trình đều áp dụng những thủ tục nhập, xuất nh nhau. Trong trờng hợp mua vật t xuất thẳng ra công trình, kế toán đội thờng viết phiếu nhập kho rồi sau đó viết luôn phiếu xuất kho. Nh vậy, việc thực hiện các thủ tục nhập, xuất chỉ mang tính hình thức, phục vụ cho nhu cầu quản lý. Cách làm nh trên của Công ty sẽ dẫn đến hao phí về lao động kế toán, hơn nữa vật liệu mua về không nhập kho mà Đội vẫn lập phiếu nhập kho, nh vậy cha phản ánh đúng nội dung kinh tế của TK152. Vì vậy, Công ty nên xem xét để xoá bỏ hình thức trên. Để xác định toàn bộ chứng từ gốc làm căn cứ ghi Nợ TK 621, Công ty có thể sử dụng toàn bộ hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận giữa bộ phận cung ứng và bộ phận sản xuất. Biên bản giao nhận đợc lập nh sau:
Bảng 3.1:
Biên bản giao nhận vật t
Ngày.... tháng... năm...
Chúng tôi gồm:
Ông (bà): (ngời cung ứng vật t) Ông (bà): (ngời nhận vật t)
Đã tiến hành bàn giao số lợng vật t sau đây:
STT Tên, quy cách chủng loại vật t Đơn vị tính Số lợng Ghi chú
Cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Biên bản đợc lập tại chỗ, sau đó chuyển hoá đơn và biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
mà vẫn đảm bảo ghi chép, phản ánh đợc đầy đủ chi phí vật liệu cho thi công mà không cần các phiếu nhập kho, xuất kho.
*Về việc tính giá vật t.
Theo quy định hiện nay, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính theo công thức: Giá thực tế vật t = Giá mua (không có VAT) + Chi phí thu mua _
Chiết khấu, giảm giá (nếu có)
Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, giá trị nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) mà chi phí thu mua lại đợc hạch toán vào TK6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài. Việc hạch toán nh trên sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế vật t mua vào do đó trị giá vật t xuất dùng trong kỳ, tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ cũng sai lệch theo. Chi phí vật t sẽ giảm đi và sẽ gây nên sự thiếu chính xác trong việc tính giá thành cũng nh việc phân tích các khoản mục chi phí phục vụ cho công tác quản trị. Vì vậy, để có thể cung cấp số liệu chính xác hơn cho công tác kế toán của Công ty thì khi hạch toán nguyên vật liệu mua vào, kế toán phải tính cả chi phí thu mua vào giá thực tế của nguyên vật liệu.
* Về việc hạch toán công cụ dụng cụ
Theo quy định hiện hành, các công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng cho quá trình thi công cần đợc phân bổ hợp lý vào chi phí sản xuất. Tuy nhiên, tại Công ty Xây dựng Vật t Vận tải, kế toán tiến hành phân bổ luôn chi phí công cụ dụng cụ một lần vào chi phí sản xuất chung tại kỳ có nghiệp vụ phát sinh mà không quan tâm CCDC có giá trị lớn hay nhỏ. Cách thức hạch toán nh vậy là cha hợp lý, khiến cho chi phí trong kỳ hạch toán có sự biến động bất thờng nếu công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc hạch toán nh vậy đã tạo ra sự quản lý lỏng lẻo trong việc bảo quản, sử dụng công cụ dụng cụ. Khi công trình hoàn thành, do các công cụ dụng cụ đã phân bổ hết nên kế toán th- ờng không tiến hành thu hồi mặc dù các công cụ đó vẫn còn sử dụng đợc, điều này đã gây ra một sự lãng phí lớn nhất là đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn.
Vì vậy, để phù hợp với quy dịnh hiện hành và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, sử dụng, tiết kiệm, hiệu quả công cụ dụng cụ thì đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn nh máy hàn, máy tời, máy khoan, máy bơm nớc...công ty nên tiến hành phân bổ cho nhiều kỳ. Số lần phân bổ tuỳ thuộc vào mục đích và thời gian sử dụng.