- Tăng cường công tác giám sát, theo dõi khắc phục kiến nghị sau kiểm toán: Hàng tháng, các đơn vị được kiểm toán gửi báo cáo tình hình khắc phục
3.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan hệ cổ đông
PVFC hiện đã triển khai áp dụng phần mềm tổ chức Đại hội đồng cổ đông. Phần mềm này góp phần tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức trong việc nhận dữ liệu chốt danh sách cổ đông từ trung tâm chứng khoán, in ấn tài liệu và thư mời tham dự cho các cổ đông, gửi thư cho cổ đông, kiểm tra các thủ tục cho cổ đông đến dự họp Đại hội đồng cổ đông, thông qua biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông, lập biên bản và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông …v.v. Trong thời gian tới, để đáp ứng với quy mô hoạt động của Tổng Công ty và tình hình thực tiễn thì phần mềm này phải được thường xuyên thay đổi để đảm bảo cập nhật kịp thời.
Trên trang web www.pvfc.com.vn hiện đã có chuyên mục “Quan hệ cổ đông”, tuy nhiên chuyên mục này còn khá sơ sài, chủ yếu chỉ mang tính chất cung cấp các báo cáo thường niên, báo cáo tài chính, thông tin cổ phiếu hàng ngày mà chưa có sự tương tác giữa cổ đông và Tổng Công ty. Với quy mô là một định chế tài chính lớn, cổ phiếu của PVFC được xếp hạng là một trong những cổ phiếu có giá trị vốn hóa lớn nhất thị trường chứng khoán, luôn thu hút được sự chú ý của các nhà đầu tư thì việc xây dựng một website riêng phục vụ cho quan hệ cổ đông, tạo sự tương tác hai chiều giữa PVFC và nhà đầu tư là cần thiết và phải sớm thực hiện. Bởi thông tin trên website được xem là nguồn thông tin chính thống với nhà đầu tư, phần lớn nhà đầu tư ra quyết định là dựa trên những nguồn thông tin họ nắm bắt. Website sẽ phần nào thể hiện được bộ mặt, cũng như trách nhiệm của người quản lý, điều hành PVFC trong việc cung cấp thông
tin cho nhà đầu tư. Việc xây dựng, hoàn thiện website cũng chính là một phương thức để tiếp thị hình ảnh của PVFC tới mỗi nhà đầu tư.
Đặc biệt, trong thời gian tới, để tạo thuận lợi cho các cổ đông ở xa có thể được thực hiện quyền biểu quyết của mình, PVFC cần sớm áp dụng hình thức biểu quyết đã được áp dụng khá nhiều trên thế giới – đó là hình thức biểu quyết bằng thư điện tử. Với hình thức này, các cổ đông không có điều kiện tham dự Đại hội đồng cổ đông vẫn có thể thực hiện quyền lợi của mình. Tuy nhiên, hiện tại, các cơ quan quản lý của Việt Nam chưa ban hành một hướng dẫn cụ thể nào về vấn đề này nên PVFC vẫn chưa triển khai áp dụng.
Ngoài ra, nhằm sử dụng hiệu quả thành tựu công nghệ thông tin để áp dụng vào quản trị công ty, PVFC cần đặt ra mục tiêu phấn đấu và lộ trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quan hệ với cổ đông, bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng hệ thống thông tin nối mạng trực tuyến để cán bộ quản lý cổ đông của PVFC có thể trực tiếp trả lời mọi thắc mắc của cổ đông.
- Nhanh chóng tự động hoá mọi quy trình, thủ tục quan hệ cổ đông với các giải pháp tiên tiến hiện đại.
- Tích cực ứng dụng các phần mềm công nghệ thông tin tiên tiến để quản lý cổ đông.