VI. TRÁCH NHIỆM CỦA HĐQT
9 Tỷ suất lợi nhuận sau
2.2.2 Thực trạng giải quyết mối quan hệ giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát tại PVFC
Giám đốc, Ban Kiểm soát tại PVFC
Để giải quyết mối quan hệ giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát tại PVFC, Chủ tịch HĐQT PVFC đã ban hành “Quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát tại PVFC”. Việc ban hành quy chế này nhằm mục đích định hướng hoạt động quản lý và điều hành của PVFC theo đúng các quy định của pháp luật, Điều lệ PVFC để bảo đảm quyền
và lợi ích hợp pháp của các cổ đông và những người có liên quan đến Tổng Công ty.
Theo “Quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát tại PVFC”, nguyên tắc phối hợp giải quyết công việc giữa 03 cơ quan trên là:
- Các thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng Giám đốc phối hợp hoạt động theo tinh thần phát huy tốt nhất trách nhiệm cá nhân, đảm bảo tính thống nhất trong quản lý và điều hành Tổng Công ty; đảm bảo đoàn kết nội bộ và tăng cường sự hỗ trợ lẫn nhau trong lãnh đạo, chỉ đạo vì sự phát triển của Tổng công ty theo đúng quy định của Pháp luật và Điều lệ Tổng Công ty.
- HĐQT thực hiện phân cấp, phân quyền quyết định cho Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty; quản lý, chỉ đạo và giám sát Tổng Giám đốc trong công tác điều hành Tổng Công ty thông qua các quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định cụ thể của HĐQT.
- Tổng Giám đốc có quyền và trách nhiệm chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ và quyết định các vấn đề trong phạm vi quyền hạn của mình đảm bảo tuân thủ đúng Pháp luật và Điều lệ của Tổng Công ty và các quy định về phân cấp, phân quyền của HĐQT.
- Tổng Giám đốc có trách nhiệm trình HĐQT phê duyệt các vấn đề liên quan trong hoạt động của Tổng Công ty mà thuộc thẩm quyền HĐQT phê duyệt, quyết định.
- Ban Kiểm soát có trách nhiệm giám sát tình hình tài chính của Tổng Công ty, tính hợp pháp trong các hành động của thành viên HĐQT, Ban Giám đốc, cán bộ quản lý, sự phối hợp giữa HĐQT với Ban Kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc và cổ đông, các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, của Điều lệ Tổng Công ty
nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp, cao nhất của Tổng Công ty cũng như của các cổ đông.
Trên cơ sở nguyên tắc cơ bản nêu trên, mối quan hệ giữa HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng Giám đốc tại PVFC được giải quyết trên cơ sở sự phân công và phối hợp trong từng lĩnh vực. Cụ thể:
- Trong quản lý điều hành: Các thành viên HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát thường xuyên trao đổi thông tin với nhau về các nhiệm vụ, công việc thuộc lĩnh vực được phân công theo quyết định phân công công việc của Chủ tịch HĐQT.
- Trong quan hệ đối ngoại, ngoại giao: Các thành viên HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát chủ động phối hợp cùng nhau trong quan hệ đối ngoại, tạo dựng quan hệ với khách hàng trong và ngoài ngành với mục tiêu nâng cao thương hiệu và uy tín của PVFC trên thị trường tài chính, ngân hàng.
- Trong phân cấp xử lý công việc: Định kỳ hàng năm, HĐQT có phân cấp hạn mức phán quyết cho Tổng giám đốc về các lĩnh vực kinh doanh của Tổng Công ty. Trong phạm vi phân cấp, Tổng giám đốc có toàn quyền quyết định và báo cáo kết quả lên HĐQT. Các trường hợp vượt hạn mức phán quyết thì Ban TGĐ trình HĐQT quyết định.
Ngoài ra, để đảm bảo điều kiện tốt nhất trong công tác phối hợp giải quyết các công việc điều hành của Tổng Công ty, “Quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát tại PVFC” có quy định rõ thời gian xử lý công việc tối đa tại các cơ quan trên để tránh trường hợp thời gian xử lý công việc của HĐQT hoặc Ban Tổng Giám đốc quá lâu, ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh của PVFC. Cụ thể:
- Các vấn đề liên quan đến định hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, nhân sự, mô hình tổ chức thì tối đa 05 ngày làm việc, HĐQT phải tổ chức họp thông qua hoặc lấy ý kiến các thành viên HĐQT để thông qua.
- Các vấn đề phát sinh, xử lý công việc hàng ngày: Tối đa 01 ngày làm việc, các thành viên HĐQT chuyên trách (theo phân công của Chủ tịch HĐQT) có trách nhiệm xử lý và trình Chủ tịch HĐQT quyết định. Các quyết định của HĐQT về các nội dung trên được gửi tới các thành viên HĐQT khác để biết và giao bộ phận giúp việc HĐQT lưu hồ sơ.
Tại PVFC, chế độ báo cáo, tổ chức họp giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát được đảm bảo thực hiện nghiêm túc. Định kỳ hàng tháng, Ban Tổng Giám đốc phải có báo cáo kết quả về việc tổ chức chỉ đạo và triển khai thực hiện nhiệm vụ trước HĐQT. Các nghị quyết, quyết định hay thông báo của HĐQT giao nhiệm vụ cho Ban Tổng Giám đốc, và các thành viên HĐQT phải được quán triệt và tổ chức thực hiện. Định kỳ hàng tháng, Tổng Giám đốc tổ chức họp giao ban với toàn bộ các đơn vị trong toàn hệ thống để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị và giao nhiệm vụ của tháng sau. Tại các cuộc họp này đều có thành viên đại diện HĐQT, đại diện Ban Kiểm soát và kết quả của cuộc họp phải được gửi tới HĐQT, Ban Kiểm soát. Tại các cuộc họp giao ban đầu tuần của Ban Tổng Giám đốc, các thành viên HĐQT chuyên trách đều tham dự và có ý kiến nhận xét, đánh giá việc triển khai công việc của Ban Tổng Giám đốc trong tuần và nắm bắt tình hình triển khai các công việc thuộc lĩnh vực được phân công. Ngoài ra, Ban Kiểm soát có thể tham dự tất cả các cuộc họp của HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và các cuộc họp chuyên môn khác của HĐQT hoặc Ban Tổng Giám đốc với các Phòng ban thuộc Tổng Công ty với tư cách là quan sát viên.
Để tránh xung đột trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các thành viên HĐQT và Ban Tổng Giám đốc, “Quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát tại PVFC” cũng quy định rõ phương thức giải quyết trong trường hợp HĐQT và Ban Tổng Giám đốc có phương hướng giải quyết, xử lý công việc khác nhau. Ví dụ, trong quá trình các thành viên HĐQT thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn của mình tại lĩnh vực mình được phân công phụ trách, nếu phát hiện có vấn đề phát sinh có nguy cơ ảnh hưởng tới uy tín, hiệu quả hoạt động của Tổng Công ty, các thành viên HĐQT phải có ý kiến ngay với Ban Tổng Giám đốc để Ban Tổng Giám đốc xem xét và cân nhắc. Sau khi xem xét nếu thấy ý kiến mà thành viên HĐQT đưa ra là đúng thì Ban Tổng Giám đốc phải có biện pháp giải quyết, hoặc cùng với thành viên HĐQT bàn và đưa ra biện pháp giải quyết tối ưu nhất cho Tổng Công ty. Nếu Ban Tổng Giám đốc thấy rằng không có vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới uy tín, hiệu quả hoạt động của Tổng Công ty, thì Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm trao đổi với thành viên HĐQT và tiếp tục chỉ đạo thực hiện công việc theo tiến độ. Trong trường hợp này, thành viên HĐQT không có quyền can thiệp dừng thực hiện công việc nhưng có quyền bảo lưu ý kiến và có trách nhiệm báo cáo HĐQT để HĐQT xem xét xử lý.
Như vậy, bằng việc quy định rõ ràng nguyên tắc làm việc cũng như cách thức xử lý công việc, chế độ báo cáo, trách nhiệm cụ thể, mối quan hệ công tác giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc cũng như Ban Kiểm soát, “Quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát tại PVFC” đã tạo lập được một khuôn khổ cho các mối quan hệ giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát nhằm tránh xung đột giữa các cơ quan này, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động cho Tổng Công ty, đảm bảo tất cả các cơ quan quản lý, điều hành nêu trên cùng nhau làm việc vì mục đích chung của Tổng Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ được phân công và cùng chịu
trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và trước pháp luật về hoạt động quản lý và điều hành Tổng Công ty. Đây cũng chính là nguyên nhân góp phần giảm thiểu được rất nhiều xung đột giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát PVFC phát sinh trên thực tế.