- Quyền được tham gia và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông:
3.2.4 Tăng cường và nâng cao vai trò hoạt động của Ban Kiểm soát và bộ phận Kiểm toán nội bộ tại PVFC
phận Kiểm toán nội bộ tại PVFC
Đối với hoạt động của Ban Kiểm soát, để đảm bảo hoạt động hiệu quả và độc lập trong thực tế, PVFC cần hoàn thiện và bổ sung quy chế hoạt động của Ban Kiểm soát để đảm bảo hoạt động của Ban Kiểm soát là chuyên nghiệp và độc lập, là cơ quan có địa vị ngang bằng với HĐQT, phân định rõ trách nhiệm và quan hệ làm việc giữa HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng Giám đốc. Nhiệm vụ của Ban Kiểm soát phải được thực hiện ở cả trước, trong và sau hoạt động. Cụ thể:
- Giám sát trước hoạt động: Kiểm tra tính khả thi, phù hợp của các kế hoạch hoạt động, tài chính, các dự án đầu tư, xây dựng, các phương án huy động vốn...v.v
- Giám sát trong hoạt động: Theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
- Giám sát sau hoạt động: Kiểm tra hoạt động của các đơn vị trên cơ sở báo cáo định kỳ và hoạt động kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất.
Ngoài nhiệm vụ giám sát nêu trên, trong thời gian tới, một nhiệm vụ quan trọng mà Ban Kiểm soát PVFC cần thực hiện, đó là xây dựng cơ chế nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong nội bộ PVFC vì hiện tại công tác xây dựng hệ thống dự đoán và kiểm soát rủi ro của PVFC vẫn chưa đảm bảo. Các thành viên Ban kiểm soát cần chủ động về kế hoạch công việc, nâng cao năng lực chuyên môn thực sự để có thể đặt ra thứ tự ưu tiên cho hoạt động giám sát của mình tùy theo tình hình phát triển của thị trường hoặc tuỳ theo từng giai đoạn. Do các thành viên Ban Kiểm soát của PVFC còn một số hạn chế về năng lực và trình độ, thành viên Ban Kiểm soát chỉ tập trung vào kiểm soát hoạt động tài chính thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính mà chưa chủ động thực hiện các quyền của mình nên việc kiểm soát thiếu đi tính toàn diện. Vì vậy, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là đòi hỏi tất yếu đối với mỗi thành viên Ban Kiểm soát PVFC trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, Ban Kiểm soát PVFC cần sớm ban hành cơ chế đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi thành viên Ban Kiểm soát, góp phần nâng cao hoạt động và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc của mỗi thành viên Ban Kiểm soát, đồng thời tạo cho các cổ đông PVFC có thể giám sát được chính hoạt động của Ban Kiểm soát.
Đối với hoạt động của Bộ phận Kiểm toán nội bộ, kể từ thời điểm 01/12/2009, để tăng cường và thống nhất trong hoạt động của Ban kiểm soát và bộ phận kiểm tra, kiểm soát tại PVFC, HĐQT PVFC đã ban hành nghị quyết sáp nhập hoạt động của Ban Kiểm tra kiểm soát nội bộ (thuộc Ban Tổng Giám đốc) và Ban Kiểm toán nội bộ (thuộc Ban Kiểm soát) thành 01 bộ phận duy nhất là Ban Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra giám sát hoạt động trong toàn hệ thống PVFC, tránh chồng chéo trong việc kiểm tra tại các đơn vị. Việc kiện toàn lại bộ máy hoạt động như trên là hoàn toàn phù hợp với đặc thù hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại PVFC cũng như phù hợp với các mô hình hoạt động kiểm toán nội bộ và hoạt động kiểm toán tại các tổ chức kiểm toán độc lập khác tại Việt
Nam. Vai trò của Ban Kiểm toán nội bộ tại PVFC được xác định là hỗ trợ HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng giám đốc trong việc quản trị PVFC thông qua việc kiểm toán các quy trình nghiệp vụ, đảm bảo các chốt kiểm soát được cài đặt hợp lý và vận hành hiệu quả, xác định nguyên nhân rủi ro, đánh giá và ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn trước khi xảy ra và sau khi đã xảy ra. Nhìn chung, hoạt động của Ban Kiểm toán nội bộ của PVFC đã đảm bảo thực hiện được chức năng giám sát và kiểm soát rủi ro để đảm bảo hoạt động của PVFC nằm trong các giới hạn an toàn cho phép. Tuy nhiên, hoạt động của Ban Kiểm toán nội bộ của PVFC vẫn còn nhiều hạn chế như: Về kinh nghiệm kiểm toán, phần lớn nhân sự của Ban Kiểm toán nội bộ đều chưa có nhiều kinh nghiệm kiểm toán, chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ nên một số kết luận và kiến nghị còn mang nặng lý thuyết. Về kỹ năng và phương pháp kiểm toán, một số kiểm toán viên chưa được đào tạo qua các lớp kiểm toán viên chuyên nghiệp nên kỹ năng và phương pháp kiểm toán còn nhiều hạn chế. Hay công tác phát hành báo cáo kiểm toán của Ban Kiểm toán nội bộ còn chậm, ảnh hưởng tới tính kịp thời của các kiến nghị của Ban Kiểm toán nội bộ trong báo cáo. Nhiều kiến nghị Ban Kiểm toán nội bộ đưa ra đúng, chính xác nhưng báo cáo lại được phát hành chậm nên dẫn tới tình trạng nhiều kiến nghị đã được các đơn vị khắc phục trước khi báo cáo phát hành. Để khắc phục những hạn chế trên, trong thời gian tới, Ban Kiểm toán nội bộ PVFC cần thực hiện những giải pháp sau:
- Tiếp tục được xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với thông lệ quốc tế và yêu cầu niêm yết cổ phiếu PVFC trên thị trường chứng khoán Singapore. Trong đó đặc biệt chú trọng đến yêu cầu xây dựng phương thức nhận diện, đánh giá rủi ro một cách có hệ thống và kiểm soát được toàn bộ các rủi ro phát sinh như rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro tín dụng; hoàn thiện và bổ sung các quy chế, quy trình chưa hiệu quả, chặt chẽ và thiếu tính thực tiễn.
- Tạo ra môi trường kiểm soát hiệu quả bao gồm khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, ngăn ngừa nhằm hạn chế các động cơ hoặc ham muốn thực hiện các hành vi không được phép, giúp cán bộ công nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, hiểu rõ vai trò, vị trí của mỗi cán bộ công nhân viên trong cơ chế kiểm soát nội bộ;
- Xây dựng quy trình nhận biết, đánh giá, giám sát để hạn chế các rủi ro, thiết lập cơ cấu tổ chức với sự phân công trách nhiệm, thẩm quyền, nghĩa vụ rõ ràng cùng với việc tổ chức thực hiện đúng các quy định về phân công, quy định về quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận, từng cán bộ công nhân viên của PVFC;
- Các quy trình nghiệp vụ, cơ chế hoạt động trong các lĩnh vực quan trọng như huy động, cho vay, đầu tư tài chính, kinh doanh ngoại tệ ...v.v. thường xuyên được rà soát để phát hiện những điểm yếu, những rủi ro tiềm tàng;
- Đẩy mạnh công tác đào tạo và tự đào tạo trong đội ngũ kiểm toán viên để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu công việc;
- Xây dựng hệ thống quy trình quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ kiểm toán nhằm thống nhất phương pháp và đưa ra các lưu ý trong quá trình kiểm toán từng nghiệp vụ;
- Xây dựng cơ chế quản lý và phân công công việc trong Ban Kiểm toán nội bộ trong đó quy định rõ chế độ báo cáo, phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn trong bộ máy Kiểm toán nội bộ;
- Tăng cường công tác giám sát, theo dõi khắc phục kiến nghị sau kiểm tra và đề xuất xử lý cá nhân, đơn vị vi phạm; tập trung kiểm toán theo định hướng rủi ro, cảnh báo kịp thời các rủi ro tiềm ẩn ...v.v.