6. Nội dung của khoá luận
2.2.3.3 Tổ chức thực hiện tour
Sau khi đã bán và ký hợp đồng với khách hàng, công ty đã xây dựng chương trình cụ thể để thực hiện. Đây là khâu cuối cùng có tính chất quyết định đến chất lượng tour. Tour du lịch có được khách hài lòng về chất lượng dịch vụ hay không là do tổ chức thực hiện tour. Để có một chương trình tốt đòi hỏi phải có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận như phòng điều hành, hướng dẫn viên, đội xe…
- Thỏa thuận với khách về thời gian nội dung thực hiện, mức giá của chương trình...
- Ghi tên đoàn khách, thu thập thông tin về các nhu cầu đi lại ăn, nghỉ, ở, vui chơi...và nhận tiền đặt cọc.
- Thông tin cho các nhà cung cấp ( Khách sạn, nhà hàng...) về việc đặt phòng, đặt xuất ăn.
- Bố trí, sắp xếp, hướng dẫn viên, lái xe...Tổ chức các hoạt động đón tiếp, đặc biệt là đối với khách quan trọng, người lãnh đạo hoặc người trực tiếp điều hành tour phải có mặt tham gia đón tiếp khách.
• Các hoạt động trong chuyến đi.
- Theo dõi kiểm tra, đảm bảo các dịch vụ theo đúng chủng loại, chất lượng nhằm ngăn chặn kịp thời những thiếu sót và bảo đảm không bị cắt xén hoặc thay đổi dịch vụ trong chương trình.
- Yêu cầu hướng dẫn viên báo cáo thường xuyên tình hình của đoàn khách ,xử lí kịp thời các tình huống bất thường có thể xảy ra.
- Phối hợp các bộ phận trong quá trình thực hiện chương trình.
• Các hoạt động sau chuyến đi.
- Tổ chức các buổi liên hoan tiễn khách.
- Thu các phiếu trưng cầu ý kiến của khách ( nếu có) và báo cáo về chuyến đi của hướng dẫn viên.
- Xử lý các công việc còn tồn đọng cần giải quyết sau chương trình ( nếu có) như : thất lạc hành lí của khách, khách bị ốm...
- Thanh toán với các nhà cung cấp, với các công ty lữ hành nhận khách và thanh toán trong nội bộ công ty.
- Gửi thư chúc mừng và tặng quà cho khách ( nếu có ).
- Tổ chức họp mặt rút kinh nghiệm trong công ty ( nếu cần ).