II. CHI NHÁNH CƠNG TY DU LỊCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TẠI HÀN Ộ
3.3Các phịng ban:
3 Cơ cấu tổ chức bộ máy:
3.3Các phịng ban:
Tồn bộ Chi nhánh được chia ra làm 5 phịng. Bốn phịng cĩ chức năng trực tiếp kinh doanh (phịng Thị trường, phịng Điều hành, Hướng dẫn, Xe và bảo vệ) và phịng đảm bảo điều kiện kinh doanh (phịng Kế tốn).
- Chức năng: Phịng thị trường cĩ chức năng tạo nguồn khách và khai thác khách kể cả khách du lịch quốc tế vào Việt Nam cũng như khách du lịch Việt Nam đi du lịch nước ngồi. Phịng chịu trách nhiệm liên hệ với khách, với các cơng ty gửi khách cũng như với trung tâm Cơng ty du lịch Thành phố Hồ Chí Minh ( nguồn khách) nhằm chào bán các chương trình du lịch (các tour) du lịch.
Phịng thị trường cịn cĩ chức năng tham mưu cho giám đốc trong mối quan hệ với khách cũng như các nguồn khách, trong việc ký kết các hợp đồng phục vụ
khách du lịch.
Ngồi ra phịng thị trường cịn cĩ chức năng đảm bảo các điều kiện pháp lý cho khách du lịch vào Việt Nam cũng như khách du lịch Việt Nam đi ra nươchính sách ngồi.
- Nhiệm vụ: để thực hiện được chức năng trên, phịng thị trường cĩ những nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Xây dựng các chương trình du lịch phù hợp với yêu cầu và sở thích từng loại khách.
+ Trực tiếp nhận các yêu cầu phục vụ du lịch (đặt hàng du lịch, các hợp
đồng du lịch qua điện thoại, thư, e-mail, fax…)
+ Làm viêc với khách hàng nhằm xây dựng chương trình du lịch, thay đổi, bổ sung chương trình du lịch.
+ Chuẩn bị cho giám đốc ký kết các hợp đồng du lịch với các nguồn khách. + Nhập số liệu về đồn khách vào máy vi tính nhằm thường xuyên theo dõi, kiểm tra, thống kê cũng nhưđể cung cấp thơng tin cho các bộ phận khác cĩ yêu cầu vềđồn khách (ví dụ như cho phịng hướng dẫn).
+ Thơng báo về các chương trình du lịch (tour) cho phịng Điều hành để
thực hiện chương trình cũng như thơng báo nhanh chĩng nhất những đồn khách hỗn, huỷđể phịng điều hành giải quyết.
+ Thu hút khách du lịch Việt Nam đi du lịch nước ngồi. +Làm thủ tục xuất nhập cảnh cho khách du lịch.
+ Thực hiện các nghiệp vụ marketing nhằm thu hút khách (quảng cáo, chào hàng, mời đi du lịch, giao tiếp...)
Cơng việc của phịng thị trường khơng chỉ phức tạp ở mức độ đa dạng của nĩ mà cịn phức tạp bởi yêu cầu nhanh chĩng và chặt chẽ về thời gian. Với sự
tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các phương tiện thơng tin mới (điện thoại, fax, e- mail, đã được đưa vào sử dụng trong việc trao đổi giữa khách với chi nhánh mà trực tiếp là phịng thị trường. Yêu cầu của khách cũng như các nguồn khách là phải được thơng tin trả lời một cách nhanh nhất, thậm chí là trả lời ngay tức thì trong trường hợp giao dịch bằng điện thoại hoặc e-mail. Điều này địi hỏi những nhân viên trong phịng thị trường phải cĩ đủ kinh nghiệm khơng chỉ trong nghiệp vụ của mình (làm sao để tính tốn nhanh nhất) mà cịn cĩ kinh nghiệm trong giao tiếp trực tiếp với khách hàng. Cơng việc của phịng thị trường thường khá căng thẳng trong mùa vụ.
- Biên chế: Với khá nhiều nhiệm vụ cần phải giải quyết như vậy, nhưng biên chế của phịng thị trường khá gọn nhẹ. Hiện nay cơng việc được phân cơng như sau:
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm giao dịch và trả lời tất cả các hãng, tính giá và làm thơng báo khách cho tồn bộ khách giao dịch bằng tiếng Anh.
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm giao dịch và trả lời tất cả các hãng, tính giá và làm thơng báo khách cho tồn bộ khách giao dịch bằng tiếng Pháp.
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm làm visa cho tất cả các hãng.
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm làm kế hoạch cũng như làm báo cáo tổng hợp. Với số lượng lao động hiện tại, phịng thị trường cịn cĩ thểđảm nhận cơng việc khi lượng khách tăng lên so với hiện nay.
3.3.2 Phịng điều hành:
- Chức năng: Phịng điều hành là nơi thực hiện chương trình du lịch. nếu như phịng thị trường cĩ chức năng là giao dịch tạo nguồn khách và xây dựng chương trình thì phịng điều hành cĩ chức năng thực hiện chương trình đĩ thơng qua các mối quan hệ với các cơ sở cung cấp các dịch vụ du lịch.
Phịng điều hành thay mặt giám đốc trong việc giải quyết các mối quan hệ
với các cơ sở cung cấp các dịch vụ du lịch cũng như giải quyết các phát sinh trong qúa trình khách đi du lịch.
Trong chi nhánh, phịng điều hành là mắt xích nối liền các bộ phận với nhau trong qúa trình phục vụ khách đi du lịch.
- Nhiệm vụ:
+ Tiếp nhận thơng báo khách từ phịng thị trường, nhập dữ liệu về đồn khách từ thơng báo khách vào máy vi tính để quản lý kịp thời.
+ Thường xuyên theo dõi thơng tin trên máy vi tính về khách, đồn khách, những cơ sở cung cấp các dịch vụ du lịch để luơn sẵn sàng phục vụ khách một cách đầy đủ và kịp thời nhất.
+ Khi nhận được thơng báo khách từ phịng thị trường chuyển xuống, nhanh chĩng lên kế hoạch và triển khai thực hiện chương trình thơng qua liên hệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trực tiếp với các cơ sở cung ứng các dịch vụ du lịch.
+ Trong trường hợp khơng đặt được chỗ như thơng báo khách, phải thơng báo ngay cho phịng thị trường biết cùng với phương án thay thế để phịng thị
trường thoả thuận lại với khách và thay đổi chương trình.
+ Gửi thơng báo khách lên phịng hướng dẫn và tổ xe đểđiều hành hướng dẫn viên và xe ơtơ.
+ Trực tiếp giải quyết các cơng việc phát sinh đột xuất trong qúa trình đi du lịch của khách.
- Biên chế: Phịng điều hành gồm 9 nhân viên được phân cơng cơng tác như
sau:
+ Một phĩ giám đốc chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ cơng việc của phịng và giải quyết những sự cố trong qúa trình khách đi du lịch.
+ Hai nhân viên chuyên nhập dữ liệu vào máy vi tính ( một tiếng Pháp, một tiếng Anh và Nhật), quản lý tồn bộ hồ sơ về khách.
+ Hai nhân viên chuyên đặt phịng và ăn trong khách sạn ( một phụ trách các khách sạn Hà Nội và lân cận,một phụ trách các khách sạn xa Hà Nội khác).
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm mua vé các dịch vụ du lịch bổ sung (múa rối nước, chèo, tuồng...).
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm đăng ký vé máy bay cho khách. + Một nhân viên chuyên lo visa cho khách.
+ Một nhân viên chịu trách nhiệm đặt những dịch vụ khác.
3.3.3 Phịng Hướng dẫn:
- Chức năng: là phịng của tất cả các hướng dẫn viên, phong hướng dẫn cĩ chức năng (thơng qua các hướng dẫn viên) trực tiếp thực hiện chương trình du lịch do các phịng thị trường và điều hành khai thác, ký kết và thực hiện.
Hướng dẫn viên đại diện cho chi nhánh trực tiếp giao dịch và phục vụ
khách du lịch trong qúa trình khách đi du lịch.
- Nhiệm vụ:
+ Nhận báo khách từ phịng điều hành, lên kế hoạch phân cơng hướng dẫn
đi đồn.
+ Từng hướng dẫn viên cĩ nhiệm vụ thường xuyên theo dõi việc phân cơng
đồn để cĩ kế hoạch thực hiện tốt. Hướng dẫn viên cũng cần xem chi tiết những thơng tin về đồn khách (số lượng, tên từng khách, những yêu cầu đặc biệt …)
được lưu giữ trong máy vi tính. Đặc biệt hướng dẫn viên phải nắm chắc chương trình, những thay đổi của chương trình so với những chương trình truyền thống.
Khi đi hướng dẫn đồn, hướng dẫn viên phải mang đầy đủ hồ sơ đồn, những giấy tờ cần thiết cũng như tiền tạm ứng đi đồn.
+ Sau khi đi hướng dẫn đồn về, hướng dẫn viên cĩ nhiệm vụ làm báo cáo
đồn và thanh tốn đồn.
- Biên chế: Nằm trong một cơng ty lữ hành du lịch, phịng hướng dẫn là phịng cĩ số lượng nhân viên đơng nhất. Số lượng nhân viên của phịng hiện tại là 27 nhân viên với 4 thứ tiếng:
+ Tiếng Pháp: 11 hướng dẫn viên. + Tiếng Anh: 8 hướng dẫn viên.
+Tiếng Đức: 4 hướng dẫn viên. + Tiếng Nhật: 4 hướng dẫn viên.
Phịng cĩ một trưởng phịng, mộtphĩ phịng: Trưởng phịng, phĩ phịng ngồi chức năng là một hướng dẫn viên đi hướng dẫn đồn cịn chịu trách nhiệm quản lý hành chính, quản lý chất lượng hướng dẫn viên, phân cơng hướng dẫn viên đi đồn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngồi số nhân viên trên, Chi nhánh cịn cĩ một lực lượng đơng đảo các cộng tác viên được sử dụng trong những thời điểm đơng khách mà phịng hướng dẫn khơng đủđể đáp ứng.
3.3.4 Phịng Vận chuyển (tổ xe):
- Chức năng nhiệm vụ: quản lý, bảo quản, phân cơng xe đi phục vụ khách du lịch. Nhân viên của tổ lái xe cho chi nhánh. Việc điều hành xe do tổ trưởng tổ
xe thực hiện căn cứ vào giấy báo khách. Trước và sau khi đi đồn, lái xe nhận tiền tạm ứng mua xăng, sau đĩ thanh tốn theo đúng định mức đã được chi nhánh qui định.
- Biên chế: Tổ xe gồm cĩ 12 nhân viên. Một tổ trưởng và 11 lái xe.
3.3.5 Phịng kế tốn:
- Chức năng: phịng kế tốn tuy khơng cĩ chức năng kinh doanh trực tiếp nhưng luơn chiếm một vị trí quan trọng trong bất cứ một cơng ty nào vì nĩ cĩ chức năng đảm bảo hoạt động kinh doanh. Cụ thể chức năng của phịng kế tốn của Chi nhánh là:
+ Quản lý tồn bộ tài sản của chi nhánh bao gồm nhà cửa, trang thiết bị, xe, máy, tiền gửi ngân hàng, tiền mặt...
+ Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn trong Chi nhánh.
+ Tham mưu cho giám đốc về cơng tác tài chính, kế tốn của chi nhánh.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn trong Chi nhánh thơng qua sổ sách và những chương trình kế tốn được cài đặt trong máy vi tính.
+ Theo dõi việc thanh tốn đồn.
+ Tính tốn tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên trong Chi nhánh. + Tính tốn và nộp thuế cho ngân sách Nhà nước.
- Biên chế: Nhờ áp dụng máy vi tính trong tồn bộ cơng tác của phịng, phong kế tốn chỉ gồm 4 nhân viên được phân cơng cụ thể như sau:
+ Một kế tốn trưởng làm cơng tác kế tốn tổng hợp. + Một nhân viên phụ trách thu chi và lao động tiền lương. + Một nhân viên phụ trách thanh tốn, quyết tốn đồn. + Một thủ quĩ.