Quỏ trỡnh thương lượng để giải quyết tranh chấp thương mại cú thể được cỏc bờn gặp nhau trực tiếp gặp nhau bàn bạc, trao đổi và đề xuất ý kiến của mỗi bờn nhằm tỡm kiếm giải phỏp loại trừ tranh chấp. Hoặc cũng cú thể là cỏc bờn tranh chấp gửi cho nhau tài liệu giao dịch thể hiện quan điểm và yờu cầu của mỡnh nhằm tỡm kiếm giải phỏp loại trừ tranh chấp. Ngoài ra cỏc bờn cú thể vừa gặp nhau vừa trao đổi thụng tin liờn quan đến thương lượng qua gửi tài liệu cho nhau.
Trờn cơ sở đú thương lượng được phõn làm hai hỡnh thức chớnh như sau: Thứ nhất là thương lượng phõn bổ: Là kiểu thương lượng mà cỏc bờn tham gia thi nhau phõn bổ một lượng giỏ trị nhất định. Vấn đề chớnh trong kiểu thương lượng phõn bổ là “Ai sẽ đũi hỏi giỏ trị cao nhất?” Trong cỏc cuộc thương lượng phõn bổ, lợi ớch của một bờn cú được nhờ sự phớ tổn của đối phương. Một số người gọi kiểu thương lượng này là được mất ngang nhau (zero – sum) hay tổng khụng đổi (cúntant – sum). Sau đõy là một vài vớ dụ:
Chỳng ta thỏa thuận mua một cỏi ỏo mà ở đú người mua và người bỏn khụng biết nhau, khụng cú quan hệ nào với nhau. Vấn đề nằm ở chỗ là giỏ cả của chiếc ỏo. Cả người mua và nười bỏn đều tranh luận thỏa thuận với nhau để đạt được một giỏ hợp lý nhất. Những gỡ bờn này cú được cũng là tổn thất của đối phương. Hay trong doanh nghiệp thỏa thuận tiền lương giữa ụng chủ và nhõn viờn, cỏc ụng chủ biết rằng số tiền mỡnh trả cho nhõn viờn sẽ ra khỏi tỳi riờng của họ và ngược lại.
Trong một cuộc thương lượng phõn bổ thuần tỳy, giỏ trị được mất là cố định, và mục tiờu đạt được của mỗi bờn là càng nhiều giỏ trị càng tốt. chỳng ta cú thể hỡnh dung nú thụng qua việc hai đứa bộ chia nhau một quả cam nhặt được. Quả cam khi
được bổ làm đụi cả hai đứa nhỏ đều cú ý thỏa thuận để cú được phần quả cam nhiều hơn, và biết rằng bất kỡ sự nhượng bộ nào cho đối phương cũng sẽ giảm phần của mỡnh. Hay trong một vớ dụ kinh doanh điển hỡnh sau:
Acme Manufacturing cựng một nhà cung cấp là cụng ty Best Part đang thương lượng một hợp đồng mà theo đú Best Parts sẽ là và giao 10. 000 bộ điều chỉnh trong thời gian sỏu thỏng. Giỏm đốc mua hàng của Acem nhận được chỉ thị là phải lấy cho được giỏ thấp nhất cú thể, vỡ vậy cụ ộp giỏ là $1,75 cho mỗi bộ điều chỉnh. Trong khi đú, giỏm đốc bỏn hàg của Best Parts lại cố tăng giỏ cho cụng ty lờn mức tối đa bằng cỏch đũi $2 cho mỗi bộ điều chỉnh. Khụng ai muốn tranh luận điều gỡ khỏc ngoài giỏ cả. Cuối cựng Acme Manufacturing cũng đạt được giỏ của mỡnh. Do cú nhiều nhà cung cấp tiềm năng nờn giỏm đốc mua hàng của cụng ty này khụng chịu thua và Best Parts, vỡ thiếu cỏc nơi tiờu thụ khỏc, đành phải nhượng bộ và đồng ý giỏ $1,75 cho mỗi bộ điều chỉnh.
Như vậy, trong một cuộc thương lượng phõn bổ người ta cú thể nhận thấy rừ ràng mục đớch của hai bờn thương lượng tập trung xung quanh vấn đề giỏ cả. Ngưới bỏn cố gắng thương lượng mức giỏ càng cao càng tốt cũn người mua lại cố gắng thương lượng giỏ càng thấp càng tốt. Hai bờn cố gắng thương lượng đến điểm cuối cựng mà mức giỏ được xem là hợp lý nhất và đỳng với mong muốn của mỡnh. Bớt một đồng của đối phương là thờm một đồng cho mỡnh. Do võy, trong cỏc cuộc thương lượng phõn bổ cỏc bờn thương lượng khụng sẵn lũng trao đổi giỏ trị thỏa thuận để lấy giỏ trị về mối quan hệ của họ với đối phương hay núi cỏch khỏc là thương lượng kiểu này mối quan hệ và danh tiếng khụng quan trọng. Thụng tin sẽ đúng vai trũ rất quan trọng với kiểu thương lượng này, đối phương càng biết ớt về điểm yếu và những ưu tiờn trong thỏa thuận của bạn và càng biết nhiều về khả năng mặc cả của bạn, thỡ bạn càng cú lợi thế.Vỡ vậy để đạt được thành cụng trong kiểu thươg lượng phõn bổ cần ghi nhớ một số điểm sau: Cú một sự khởi đầu đỳng bởi cỏc đề xuất ban đầu cú tỏc động mạnh về mặt tõm lý. Nú xỏc định phạm vi mặc cả của cỏc bờn; Khụng tiết lộ bất kỡ những thụng tin liờn quan đến bạn, đặc biệt những thụng tin quan trọng, nhưng sẽ là cú lợi khi bạn cú đối phương biết bạn vẫn cú phương ỏn tốt nếu thỏa thuận này khụng đi đến kết quả mong đợi; Cố gắng tỡm hiểu được càng nhiều thụng tin của đối phương càng tốt tận dụng nú khi bạn đưa ra đề
xuất đầu tiờn; Khụng đi quỏ xa với mục đớch ban bầu hay đũi hỏi quỏ mức, quỏ tham vọng sẽ khiến đối phương bỏ đi. Và bạn sẽ mất cơ hội thỏa thuận.
Thứ hai là hỡnh thức thương lượng hợp nhất: Là kiểu thương lượng mà cỏc bờn tham gia hợp tỏc để đạt được lợi ớch tối đa bằng cỏch hợp nhất cỏc quyền lợi của họ thành một thỏa thuận nhưng đồng thời cũng cạnh tranh và phõn chia giỏ trị.. Đõy là những thỏa thuận mà bạn cần biết tạo ra giỏ trị và đũi hỏi giỏ trị.
Chỳng ta cú thể hỡnh dung kiểu thương lượng này qua một vớ dụ: Gomer Electronics và một trong những nhà cung cấp chớnh là Kraft Components Company thương lượng một hợp đồng mà theo đú thf Kraft sẽ sản xuất và giao 10. 000 cỏi cụng tắc trong thời gian sỏu thỏng. Gomez muốn đạt được mức giỏ thấp nhất cú thể nhưng đồng thời cũng quan tõm đến việc duy trỡ mối quan hệ lõu dài với Kraft vỡ đõy là một nhà cung cấp đỏng tin cậy trong nhiều năm qua. Giỏm đốc bỏn hàng của Kraft cũng muốn nõng mức giỏ mà cụng ty mỡnh nhận được từ hợp đồng này lờn mức cao nhất nhưng cũng quan tõm đến mối quan hệ này. ễng khụng muốn mất một khỏch hàng lõu dài. Là đối tỏc lõu dài, mỗi bờn đều sẵn sàng bày tỏ cho nhau một số lợi ớch Theo đú, nếu một bờn nhượng bộ về giỏ thỡ đối phương cú thể cung cấp một giỏ trị tương đuơng theo hỡnh thức nào đú. Cuối cựng hai bờn đi đến thỏa thuận là Kraft sẽ đạt được nguyện vọng của mỡnh: $2 cho mỗi cụng tắc. Đổi lại, Kraft đồng ý cho Gomez Electronics thu xếp 60 ngày để thanh toỏn thay vỡ 30 ngày như thường lệ. Khoảng thời gian 30 ngày cộng thờm đú giỳp cho Gomez giảm được ỏp lực vốn. Ngoài ra, hai hóng cựng đồng ý hợp tỏc thiết kế một bộ cụng tắc mới cho một sản phẩm của Gomez hiện đang cũn nằm trờn bản vẽ. Trường hợp này chỳng ta thường gặp nhiều trong cỏc cuộc thương lượng giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp khi những cụng ty lớn thay đổi chiến thuật của mỡnh: từ việc chốn ộp cỏc nhà cung cấp và liờn hệ với nhiều nhà cung cấp thụng qua những giao dịch ngắn hạn, họ đó chuyển sang việc tạo dựng những mối quan hệ lõu dài chỉ với số ớt nhà cung cấp tin cậy. Thụng thường là nhà cung cấp và nhà sản xuất thiết bị chớnh cựng hợp tỏc trong lĩnh vực như kiểm tra chất lượng và phỏt triển sản phẩm. Những mối quan hệ kiểu liờn doanh và đối tỏc cung ứng này đang được giới kinh doanh quan tõm, suy nghĩ nhiều hơn mà khụng phải tập trung nhiều đến giành phần thắng về mỡnh như trong cỏc cuộc thương lượng được mất ngang nhau.
Thương lượng hợp nhất đũi hỏi bạn phải tạo ra nhiều giỏ trị cho mỡnh và cho đối phương đồng thời cũng đũi hỏi giỏ trị cho chớnh bản thõn bạn. Đú là những điều bạn và đối phương đều mong muốn đạt được hay cú thể hiểu cả hai bờn đều thắng trong cuộc thương thảo này. Tuy nhiờn, cỏc bờn lại thường quan tõm nhiều đến những thứ họ đỏnh giỏ cao nhất mà bỏ đi những thứ cú giỏ trị thấp hơn do vậy những gỡ mà hai bờn mong muốn đạt được lại ớt xảy ra.
Kiểu thương lượng này khi bạn tạo ra và đũi hỏi giỏ trị sao cho quyền lợi của mỗi bờn khụng lằm ở thế cạnh tranh mà phải tạo được nhiều những quyền lợi mà cú thể kết hợp với nhau một cỏch hiệu quả nhất cho nờn nhượng bộ những gỡ mà một bờn muốn cũng là một kỹ thuật mà khụng nhất thiết đối phương phải giảm đi những giỏ trị dành cho họ. Vỡ thế, khi một bờn đũi hỏi, hay giành lấy những gỡ họ muốn trong thỏa thuận, khụng nhất thiết giảm khả năng yờu cầu hay chiến thắng của đối phương.
Theo chuyờn gia thương lượng Mark Gordon ụng đưa ra thuật ngữ “thương lượng hợp tỏc” (collaborative bargaining) cho kiểu thương lượng này ụng cú nhận định với thượng lượng kiểu này cỏc bờn nờn tỡm cho mỡnh những phương ỏn sỏng tạo thay vỡ tập trung vào sự nhượng bộ. “Bạn phải tin rằng việc tỡm cỏch làm cho đối phương cú lợi cũng nằm trong lợi ớch của bạn. Mục đớch của bạn khụng phải là làm họ bị tổn thương mà là giỳp họ vúi chi phớ thấp dành cho bạn và được họ giỳp lại với chi phớ thấp cho họ. Bạn càng sỏng tạo trong việc đặt vấn đề tốt cho cả hai bờn thỡ cả hai càng vui vẻ.” Đơn giản bởi thương lượng kiểu này khụng chỉ đơn giản là thỏa thuận giỏ cả, thời gian giao hàng hay bất kỡ vấn đề đơn lẻ nào, mà nú cũn rất nhiều vấn đề, khoản mục cần thương thảo mà chỳng ta cú nhiều cơ hội cho sự sỏng tạo. Sự sỏng tạo này chỉ cú thể thực hiện nếu mỗi bờn hiểu được quyền lợi của mỡnh và của đối phương. Như vậy, theo Mark Gordon thỡ nhượng bộ sẽ là khụng cần thiết mà phải tỡm những phương ỏn sỏng tạo.
Vỡ thế, kiểu thương lượng hợp nhất lại hoàn toàn khụng giống với thương lượng phõn bổ, thay vỡ bạn cần phải giữ bất kỡ những bớ mật liờn quan đến cuộc thượng lượng thỡ thương lượng hợp nhất lại đũi hỏi bạn cần chia sẻ những thụng tin bạn cú thể: Cung cấp thụng tin quan trọng về tỡnh hỡnh tài chớnh của bạn; Mong muốn của bạn đi đến thỏa thuận; Bày tỏ mối quan tõm tực sự hay những tỡnh thế ộp
buộc trong kinh doanh của bạn; Trỡnh bày và giải thớch trong những điều khoản chung cỏc điểm ưu tiờn của bạn trong số cỏc vấn đề và phương ỏn lựa chọn; Xem xột và bày tỏ khả năng và nguồn lực bổ sung mà bạn cú thể đỏp ứng quyền lợi của đối phương cũng như cú thể thờm vào để đạt được thỏa thuận; Tận dụng những gỡ bạn biết để tỡm phương ỏn sỏng tạo đỏp ứng quyền lợi của cả hai bờn trong khả năng tốt nhất cú thể.
Ngoài hai hỡnh thức thương lượng trờn thỡ người ta cũn căn cứ vào số lượng cỏc bờn tham gia thương lượng, rồi căn cứ vào giai đoạn thương lượng. Vỡ trờn thực tế cỏc cuộc thương lượng khụng thuần tỳy chỉ cú một, hay một nhúm người đang ngồi với nhau để thảo luận bất đồng rồi tỡm điểm chung trong một cuộc họp đơn lẻ nhanh chúng gọn nhẹ mà nhiều cuộc thương lượng cỏc bờn tham gia cú tới hơn hai và phải tiến hành thương lượng thành nhiều giai đoạn. Do đú thương lượng cũn được chia thành thành thương lượng nhiều giai đoạn và thương lượng nhiều bờn tham gia.
Thương lượng nhiều giai đoạn là kiểu thương lượng được thực hiện qua ba giai đoạn chớnh giai đoạn tiền thương lượng: giai đoạn này cho phộp cỏc bờn thực hiện cỏc cụng tỏc chuẩn bị như nhiờn cứu xỏc định yờu cầu, đưa ra yờu cầu, tiếp cận đối tượng đàm phỏn, xõy dựng cỏc phương ỏn đàm phỏn..thứ hai là giai đoạn thương lượng: cỏc bờn trỡnh bày quan điểm của mỡnh, thuyết phục lẫn nhau tỡm lợi ớch chung…Cuối cựng là giai đoạn kết thỳc thương lượng: Cỏc bờn thống nhất vấn đề chung, rỳt kinh nghiệm…Kiểu thương lượng nhiều giai đoạn này tạo thuận lợi cho cỏc bờn cú sự tin cậy, hiểu nhau, thỳc đẩy quan hệ hợp tỏc giữa cỏc bờn, giai đoạn đầu tốt giỳp giai đoạn sau hiệu quả, dễ dàng hơn.
Đối với thương lượng nhiều bờn tham gia là thương lượng cú nhiều hơn hai bờn, cho nờn số người rừ ràng là nhiều hơn hai. Do vậy, thương lượng kiểu này thường tạo ra sự liờn minh, cú thể là liờn minh tự nhiờn giữa cỏc bờn cựng chung quyền lợi hay liờn minh những vấn đề riờng tức là cỏc bờn cú những vấn đề khỏc nhau hợp lại để ủng hộ hay ngăn chặn một vấn đề riờng. Thương lượng kiểu này gặp phải những khú khăn trong vấn đề quản lý cỏc liờn minh, tỏch ra hay giữ với nhau tựy theo lợi ớch của chớnh cỏc bờn. Với liờn minh tự nhiờn vỡ cỏc bờn cú chung lợi ớch nờn thường khú bị phỏ vỡ cũn liờn minh vấn đề riờng của cỏc bờn thỡ thường dễ bị
phỏ vỡ bởi cú nhiều lý do khỏc nhau để cỏc bờn hỡnh thành nờn liờn minh thỡ cũng cú nhiều lý do để cỏc bờn phỏ vỡ nú.
Trờn đõy là một vài hỡnh thức thương lượng khỏc nhau mỗi hỡnh thức thương lượng cú những đặc điểm khỏc nhau, thuận lợi cũng như khú khăn trong quỏ trỡnh ỏp dụng với tranh chấp thương mại tương ứng. Vỡ thế, tựy vào hoàn cảnh cụ thể cũng như “sở trường, sở đoản” của mỗi bờn tranh chấp mà ỏp dụng hỡnh thức thương lượng phự hợp với kiểu tranh chấp thương mại tương ứng, cỏc bờn tranh chấp cú sự chọn lựa, phối hợp nhuần nhuyễn cỏc phương thức vào giải quyết tranh chấp thương để tăng cường tớnh hiệu quả và khả năng thành cụng của phương thức giải quyết tranh chấp thương mại bằng thương lượng (41, Tr 10-21).