Đây đ−ợc coi là ph−ơng tiện cần thiết để thực hiện chức năng của quản lý chất l−ợng. Trong TQM, chiến l−ợc chất l−ợng phải đ−ợc mô tả bằng các thủ tục chính xác, cần thiết nhằm đạt đ−ợc mục tiêu của TQM và đ−ợc thể hiện trong sổ tay chất l−ợng của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống chất l−ợng đ−ợc viết ra bao gồm:
- Tài liệu h−ớng dẫn quản lý chất l−ợng - mức cao nhất.
- Tài liệu hỗ trợ - mức thấp hơn và là sự cụ thể của tài liệu h−ớng dẫn. - Các thủ tục chi tiết.
Khi xây dựng hệ thống chất l−ợng thì bản thân nó phải khái quát đ−ợc toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến tất cả các phòng ban, các bộ phận và toàn thể cán bộ công nhân viên.
Điều cần l−u ý khi xây dựng hệ thống chất l−ợng:
- Hệ thống chất l−ợng phải đ−ợc xây dựng tỉ mỷ, chính xác, phù hợp với hoàn cảnh, lĩnh vực hoạt động cụ thể cuả từng tổ chức, doanh nghiệp.
- Phải phối hợp đồng bộ với các hệ thống đã có và sẽ có trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Phải có sự tham gia của tất cả các thành viên khi xây dựng. Đây là khâu th−ờng xuyên yếu kém của các doanh nghiệp Việt Nam.
+ Xây dựng một hệ thống hồ sơ tài liệu về chất l−ợng, sổ tay chất l−ợng và các kế hoạch chất l−ợng.
+ Phải có một hệ thống đo l−ờng chất l−ợng và những ph−ơng tiện cần thiết để đảm bảo chất l−ợng.
+ Phải xây dựng dựa trên những đặc tr−ng cơ bản để làm tiêu chuẩn cho tất cả các yêu cầu của sản phẩm và các công việc trong toàn doanh nghiệp với mục đích tạo ra khả năng đáp ứng nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng.
+ Có sự liên kết chặt chẽ giữa tất cả các hoạt động trong chu trình sản xuất sản phẩm và lắp đặt dịch vụ.
Hệ thống chất l−ợng của doanh nghiệp luôn phải đ−ợc xem xét để hoàn thiện, cải tiến cho phù hợp với từng thời kỳ sao cho luôn đạt hiệu quả cao.