Giải pháp 1: Hồn thiện sổ sách kế tốn khoản phải thu khách hàng
Hiện nay sổ kế tốn chi tiết phải thu tại cơng ty đang sử dụng cĩ kết cấu đơn giản khơng thuận tiện cho việc theo dõi các khoản nợ của khách hàng, cũng như cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh tốn. Để thuận lợi hơn cho việc theo dõi các khoản nợ của từng khách hàng, đặc biệt báo cáo số liệu cuối kỳ cho Ban Giám đốc, cơng ty cĩ thể thiết kế mẫu sổ mới chi tiết hơn. Việc thiết kế mẫu sổ mới này gĩp phần hồn thiện việc ghi sổ sách kế tốn của cơng ty, giúp ích cho các nhà quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh tốn, đến hạn thanh tốn hoặc đã quá hạn thanh tốn để từ đĩ Cơng ty cĩ hướng thu hồi nợ hợp lý và đúng hạn, tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn quá lâu.
Đến cuối kỳ để trợ giúp đắc lực hơn trong cơng tác kế tốn quản lý, Cơng ty nên lập thêm Bảng kê các khoản nợ phải thu, việc lập bảng kê các khoản nợ phải thu giúp Cơng ty xác định được khoản nợ nào của khách hàng đã đến hạn thanh tốn, khoản nợ nào đã quá hạn và thời gian quá hạn là bao nhiêu.Theo em cty nên tổ chức chi tiết TK 131 như sau:
TK 131 “ New star golf” Đơn vị tính: 1000 đ Ngày tháng Số CT Diễn giải TK đối Thời hạn
Số tiền Số tiền thanh tốn
Nợ Cĩ Đến hạn Quá hạn Quá hạn đã thanh tốn Số dư đầu kỳ 10.508.000 28/12 CHN9/3 Thanh tốn tiền hàng 112 1 17.908.000 Số dư cuối kỳ 28.416.000 28.416.000 17.908.000
Sổ chi tiết TK131 dùng để theo dõi từng khách hàng .Mỗi một trang sổ dành cho một khách hàng và theo dõi từng tháng. Mỗi khách hàng được theo dõi về thời hạn chiết khấu, thời hạn thanh tốn, nợ quá hạn là bao nhiêu.
TK 131 ghi nợ các TK khác dung để thanh tốn của khách hàng.Cộng số tiền nợ của TK 131 sau đĩ lập lên bảng kê phải thu khách hàng.
BẢNG KÊ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
ĐVT: 1000 Đồng S T T Tên khách hàng Số tiền phải thu Trong đĩ Đến hạn Nợ quá hạn Dưới 1
năm Trên 1 năm
Trên 2 năm Từ 3 năm trở lên 1 Đại hồng phong 66.724 66.724 2 Daewoong 248.822.498 95.529 3 Dongjin leiport 148.037.185 13.432 559.670 4 Newstra golf 21.235.750 10.508 Tổng cộng 484.819.433 119.469.000 66.724 559.670
Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác thu hồi nợ khách hàng
Trong năm 2010 và quý I/2011 nợ phải thu của cơng ty tương đối lớn cho thấy tài sản ngắn hạn của cơng ty bị các tổ chức tín dụng và các cá nhân khác tạm thời chiếm dụng khá nhiều .
Trong nền kinh tế như hiện nay ,việc mua bán chịu là khơng thể tránh khỏi nhưng nếu số tiền mà các KH chiếm dụng của cơng ty khá lớn với thời hạn quá dài sẽ làm ảnh hưởng đến việc thanh tốn của cơng ty đối với các khoản nợ. Do đĩ,em xin đưa ra một số biện pháp sau nhằm hồn thiện vấn đề thu hồi nợ KH của Cơng ty
- Cơng ty khi ký kết hợp đồng phải nên ghi rõ thời hạn thanh tốn, nếu mua hàng trả chậm thì số dư nợ của khách hành khơng quá 20% doanh thu, thời gian nợ trong vịng 1 năm phải thanh tốn nếu quá thời hạn thì phải chịu lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh tốn.
- Cơng ty nên tăng cường tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng cĩ phương thức thanh tốn nhanh, điều tra về tình hình tài chính và khả năng chi trả của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng .
- Cơng ty phải cĩ kế hoạch quản lý các khoản thu hợp lý với từng hợp đồng kinh tế. Nếu các hợp đồng nào cĩ quy mơ lớn, sản xuất nhiều lơ hàng, nhiều mẫu thì chia thành nhiều lơ hàng nhỏ để thanh tốn và thanh tốn dứt điểm. Phương thức thanh tốn này làm cho giảm phần nào áp lực thanh tốn với các bên đối tác .
- Ngồi ra, chính sách thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn cũng là vấn đề đang được đặt ra tại Cơng ty, Cơng ty nên thơng báo cho khách hàng trong khoảng 10 ngày trước thời hạn thanh tốn để khách hàng thanh tốn chủ động hơn tránh việc trì hỗn. Cơng ty cĩ thể gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp khách hàng trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý …. Rõ ràng khi doanh nghiệp cố gắng địi nợ bằng cách áp dụng những biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi nợ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp áp dụng tại cơng ty muốn tốt thì chi phí bỏ ra cũng phải lớn . Thêm vào đĩ thì một số khách hàng cĩ thể khĩ chịu khi bị địi tiền gay gắt, họ khơng tỏ ra thiện cảm và doanh thu trong tương lai cĩ thể bị giảm xuống .
Để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, chúng ta cần phải xem xét sự biến động đối với các khoản phải thu trên các số liệu hạch tốn, xác định thời hạn và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu.