Khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng thì cơng ty tiến hành lập các hồ sơ và bàn giao cho bên khách hàng bao gờm các nợi dung chính như sớ lượng sản phẩm, mẫu mã, giá cả, phương thức thanh toán hợp đờng, phương thức giao hàng…. Khi đến kỳ giao hàng thì tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng và thanh toán theo hợp đờng đã ký trước đó, kế toán sẽ lên hóa đơn bán hàng GTGT và giao cho khách hàng, hố đơn cũng là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền phải thanh tốn vừa là căn cứ ghi sổ và theo dõi các khoản phải thu tại cơng ty.
Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Kế tốn các khoản phải thu KH thường sử dụng các chứng từ như hố đơn thuế GTGT, hĩa đơn bán hàng dùng để ghi chép và phản ảnh các mặt hàng chịu thuế GTGT đối với DN nộp thuế khấu trừ, Phiếu thu, giấy báo Cĩ của ngân hàng…
Sơ đồ 2.5. Trình tự luân chuyển chứng từ TK 131
Ghi Chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối Tháng Đối chiếu
Trong kì, căn cứ trên hợp đồng kinh tế và các thủ tục thanh tốn giữa cơng ty và KH, khi hồn thành bàn giao cho khách hàng, kế tốn cơng ty sẽ lập hố đơn GTGT trong đĩ ghi rõ tên người mua, số lượng thành tiền và hình thức thanh tốn.
Phiếu thu Sổ kế tốn chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp TK 131 Hĩa đơn chứng từ Giấy báo Cĩ Chứng từ ghi sổ ghi Cĩ TK 131 Chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 131 Sổ cái TK 131
Hợp đồng số 121
HỐ ĐƠN GTGT
(liên 2:giao cho khách hàng ) Ngày 20 tháng 12 năm 2010
Mẫu số: 01GTKT- 3LL QT/2010N 0004531 Đơn vị bán : Cơng ty TNHH SUCCESSFUL MAN
Địa chỉ : Lơ 26 E- Đường số 7 – KCN Tân Tạo – Quận Bình Tân – TP. Hồ Chí Minh Số TK : 580100000415
Điện thoại : 08.54259137 MST : 0304861466 Họ và tên người mua:
Tên đơn vị : Cơng ty TNHH DONG JIN LEIPORTS VN Địa chỉ : KCN Long Bình – Biên Hịa – Đồng Nai Số TK : 361010004402
Hình thức thanh tốn: Chuyển Khoản MST : 3600660518
STT Tên hàng hố ,dịch vụ ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền (A) (B) ( C)
VẢI EF VELBOA KG 122.368,35 1.000 122.368.350 Cộng tiền hàng : 122.368.350 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT : 12.236.835
Tổng cộng tiền thanh tốn : 134.605.185
Số tiền viết bằng chữ : Một trăm ba mươi bốn triệu sau trăm lẻ năm ngàn một trăm tám mươi lăm đồng.
Tương tự như trên, kế tốn cũng lập hố đơn GTGT giao cho khách hàng Cty TNHH NEWSTAR GOLF với số hố đơn 0004535 ngày 24/12/2010 về việc thanh tốn xuất lơ hàng: vải EF VELBOA theo hợp đồng số 124 với giá thanh tốn chưa thuế 26.032.500 đồng, thuế GTGT 10% là 2.603.250 đồng .
Khách hàng sau khi nhận sản phẩm bàn giao thì tiến hành làm các thủ tục thanh tốn tiền theo hợp đờng đã ký, cơng ty xuất hố đơn giao cho khách hàng, khách hàng có thể trả tiền ngay, thanh toán qua chuyển khoản hoặc sau một thời gian nữa thì mới trả tiền và trở thành một khoản nợ của khách hàng đối với cơng ty. Số dư Nợ của tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” sẽ tăng lên sau mỗi nghiệp
vụ phát sinh như trên. Khi hố đơn GTGT lập xong chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt, 1 liên lưu trong cuốn gốc, 1 liên kèm theo chứng từ gốc lưu tại cơng ty, 1 liên giao cho khách hàng .
Căn cứ vào hố đơn GTGT kế tốn tiến hành ghi chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 131.
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 43 Tháng 12/2010
Trích yếu Số hiệu
tài khoản Số tiền
Ghi chú
Nợ Cĩ
Xuất vải EF VELBOA- CTY DONGJINLEIPORT 131 511 3331
122.368.350 12.236.835 ……… …. ….. .………… ………….. Xuất vải EF VELBOA –CTY NEWSTAR GOLF 131 511
3331
26.032.500 2.603.250
Tổng Cộng : 448.176.300
Ngày 25 tháng 12 năm 2010 Người lập phiếu Kế tốn trưởng
(ký tên) (ký tên)
Cơng ty thu tiền từ khách hàng toàn bợ là tiền VNĐ (tiền USD được quy đởi ra VNĐ) nên khơng có sự chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ.
Khi KH thanh tốn cho cơng ty về khoản tiền bán chịu thì cơng ty sẽ nhận được giấy báo Cĩ của ngân hàng ( nếu thanh tốn bằng chuyển khoản).
LỆNH CHUYỂN CĨ SCT CHN 9/3 Số lệnh: BH 00058650 Ngày lập: 15/12/2010 Số hiệu chứng từ và nội dung loại nhiệp vụ: 1 lệnh chuyển Cĩ- 2 chứng từ.
NH thành viên gửi lệnh: NH Đầu tư và phát triển TP.HCM NH thành viên nhận lệnh: NH Đầu tư và phát triển TP.HCM
Người trả/ chuyển tiền: CTY TNHH New Star Golf Địa chỉ: KCN Tân Bình
TK : 361013654109 Tại : NH ĐT – PT TP.HCM Người thụ hưởng: Cơng ty TNHH SUCCESSFUL MAN TK : 580100000415 Tại: NH ĐT- PT TP.HCM Mã số thuế: 0304861466
Mục lục ngân sách:
Nội dung: CL KHM: 1012011014901- Thanh tốn tiền hàng Số tiền: 17.908.000 VNĐ
Bằng chữ: Mười bảy triệu chín trăm lẻ tám ngàn đồng
Chuyển đi lúc: 9 giờ 5 phút Nhận lúc: 9 giờ 17 phút
Ngày 28 tháng 12 năm 2010
Kế tốn Kiểm sốt ( ký tên) (ký tên)
Tương tự như trên kế tốn cũng nhận được giấy báo Cĩ của Ngân hàng về việc khách hàng Minh Lâm trả nợ tiền hàng với số chứng từ CHN 9/9 ngày 28/12/2010 số tiền 50.300.000 đ.
Nếu KH thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn sẽ lập phiếu thu giao cho khách hàng. Tuy nhiên, Cơng ty chủ yếu bán hàng cho khách hàng nước ngồi và thanh tốn qua chuyển khoản nên việc khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt phát sinh khơng nhiều.
Sau khi lập phiếu thu hoặc nhận giấy báo Cĩ xong, kế tốn sử dụng số liệu trên chứng từ gốc tiến hành lên chứng từ ghi sổ ghi Cĩ TK 131 theo đúng số tiền được nhận.
Tháng 12/2010 ĐVT:đồng
Trích yếu Số hiệuTK
Nợ Cĩ
New StarGolf thanh tốn tiền hàng 112 131 17.908.000 Minh Lâm thanh tốn tiền hàng 112 131 50.300.000
Tổng cộng 68.208.000
Ngaỳ 28 tháng 12 năm 2010
Người lập biểu Kế tốn trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đồng thời kế tốn cũng sử dụng số liệu chúng từ gốc để vào số kế tốn chi tiết TK 131 cho từng khách hàng cụ thể theo đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế.
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT TK 131 : Daewoong Việt Nam
ĐVT: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày tháng NỢ CĨ NỢ CĨ A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 95.529.000
25/12 04528 04/12 Bàn giao vải NEVS 511 33311 139.357.725 13.935,773 Số phát sinh 153.293.498 Số dư cuối kỳ 248.822.498 Ngày 25 tháng 12 năm 2010
Người lập biểu Kế tốn trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT TK 131 : Dong Jinleiports vina
ĐVT:đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày tháng NỢ CĨ NỢ CĨ A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 13.432.000 25/12 04531 20/12
Bàn giao vải EF VELBOA 511 33311 122.368.350 12.236.835 Số phát sinh 0 134.605.185 Số dư cuối kỳ 148.037.185 Ngày 25 tháng 12 năm 2010
Người lập biểu Kế tốn trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT TK 131 : New Star Golf
ĐVT:đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng NỢ CĨ NỢ CĨ A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 10.508.000
24/12 04535 24/12 Bàn giao vải EF VELBOA 511 3331 26.032.500 2.603.250 28/12 CHN9/3 28/12 Thanh tốn tiền hàng 112 17.908.000 Số phát sinh 28.635.750 17.908.000 Số dư cuối kỳ 21.235.750 Ngày 28 tháng 12 năm 2010
Người lập biểu Kế tốn trưởng
( ký, họ tên (ký, họ tên) SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT TK 131 : Minh Lâm ĐVT:đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày
tháng NỢ CĨ NỢ CĨ
A B C D E 1 2 3 4
Số dư đầu kỳ 126.424.000
28/12 CHN9/9 28/12 Thanh tốn tiền hang bằng
TGNH 112 50.300.000
Số phát sinh 50.300.000
Số dư cuối kỳ 76.124.000
Ngày 28 tháng 12năm 2010
Người lập biểu Kế tốn trưởng
( ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đến cuối tháng kế tốn cĩ thể theo dõi các khoản phải thu trong tháng qua sổ Cái.
SỔ CÁI
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Tháng 12/2010 ĐVT:đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Cĩ Số dư đầu kỳ 171.406.130 …………..
30/12 43 20/12 Bàn giao vải EF VELBOA- CTY DONGJIN LEIPORT VN
511
3331
122.368.350 12.136.835 ………….
30/12 44 24/12 Bàn giao vải EF VELBOA- CTY NEWSTAR GOLF
511
3331
26.032.500 2.603.250
……... … . ...
30/12 47 28/12 Thu tiền hàng – New star golf 112 17.908.000
30/12 47 28/12 Thu tiền hàng –Minh Lâm 112 50.300.000
………… ……….
Số phát sinh 1.836.317.864 290.208.000
Số dư cuối kỳ 1.717.515.994
Ngày 30 tháng 12 năm 2010
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
( ký, họ tên) ( ký , họ tên) ( ký, họ tên)
Do đặc thù Cơng ty là chế biến và sản xuất vải sợi nên các nghiệp vụ bán hàng phát sinh thường xuyên. Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và số tiền khách hàng đã trả kế tốn cịn theo dõi riêng trên bảng tổng hợp tình hình thanh tốn với khách hàng.
THÁNG 12/2010
ĐVT:đồng
Tên KH Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Cĩ Nợ Cĩ Nợ Cĩ
Daewoong VNam 95.529.000 153.293.498 0 248.822.498 New Star Golf 10.508.000 28.635.750 17.908.000 21.235.750 Minh Lâm 126.424.000 0 50.300.000 66.724.000 Dong Jinleiport vn 13.432.000 134.605.185 0 148.037.185
………….. ……….. ……… ………. …………..
Cộng 351.406.130 1.836.317.864 290.208.000 1.897.515.994
Ngaỳ 30 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế tốn trưởng
( ký, họ tên) (ký họ ,tên)