- 26 KẾ TOÁN TRƯỞNG
3.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
− Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng của khách hàng, kết hợp với bộ phận kho kiểm tra tình hình thực tế về chất lượng, số lượng, chủng loại; kết hợp với phòng kế toán kiểm tra số dư Nợ của khách hàng.
− Nếu chấp nhận đơn hàng, phòng kinh doanh thỏa thuận về giá cả, thời gian, phương thức giao hàng, thời hạn thanh toán.... Thông thường, ban giám đốc ủy nhiệm cho phòng kinh doanh soạn thảo “Hợp đồng kinh tế”, trừ một số hợp đồng quan trọng hoặc có tính chất phức tạp về các điều kiện thỏa thuận thì phải có ý kiến của giám đốc. Hợp đồng kinh tế ký kết gồm bốn bản, mỗi bên giữ hai bản.
− Căn cứ vào điều khoản trong Hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập phiếu Đề nghị bán hàng. Kế toán lập phiếu giao hàng và hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT gồm 3 liên (liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 sau khi giao cho khách hàng ký được chuyển cho phòng kế toán lưu làm chứng từ theo dõi thu tiền và ghi sổ kế toán), liên 2,3 hoá đơn bán hàng và phiếu giao hàng được chuyển cho bộ phận Kho – Giao nhận. Kho – Giao nhận đóng hàng rồi thủ kho ký xác nhận sau đó giao cho nhân viên giao hàng, giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã nhận hàng. Nhân viên giao hàng mang phiếu giao hàng, liên 3 hóa đơn đã có chữ ký xác nhận của khách hàng về giao cho phòng kế toán.
− Khi nhận được các chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và hoàn chỉnh chứng từ. Kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn bán hàng xác định khoản nợ phải thu chi tiết theo khách hàng.
− Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, bảng kê hàng hoá đã tiêu thụ, các chứng từ thu tiền, phiếu thu, các chứng từ khác có liên quan, phản ánh các nghiệp vụ vào máy. Phần mềm kế toán có sẵn của công ty sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái theo từng loại tài khoản kế toán phù hợp.
− Cuối tháng khi in báo cáo, phần mềm sẽ tự động tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, xử lý lên sổ cái tài khoản tương ứng, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và ghi nhận vào bảng cân đối số phát sinh.