Để thuận tiện hơn cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, đồng thời giúp cho nhà quản lý có được thông tin chính xác kịp thời về các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, nhằm đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả, công ty nên theo dõi và hạch toán riêng khoản mục chi phí nhân công đối với từng bộ phận nhân công trong các đội công trình, đó là: bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận lao động gián tiếp. Cụ thể:
- Kế toán sử dụng TK 622 để phản ánh khoản mục chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lượng công tác xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng thi công và công nhân chuẩn bị, kết thúc thu dọn hiện trường thi công, không phân biệt công nhân trong danh sách hay thuê ngoài. TK này phải được mở chi tiết cho từng CT, HMCT, không hạch toán vào TK này các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất như: BHXH, BHYT, KFCĐ,…
- Kế toán sử dụng TK 6271 – Chi phí nhân viên đội sản xuất và mở chi tiết cho từng CT, HMCT để phản ánh các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho đội trưởng, kế toán đội, cán bộ kỹ thuật, bảo vệ, … thuộc bộ phận gián tiếp trong đội công trình.
Ví dụ: Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút (CTXL – 9660), đội thi công 228 - Nguyễn Bình Dương, trong tháng 12/2009:
- Chi phí nhân công trực tiếp tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng tổng hợp nhân công tháng 12 năm 2009 – trang 63, mục 2.2.1.4) là:
282.426.000 đồng. Kế toán nhập liệu theo định khoản sau:
Nợ TK 622 (chi tiết CTXL – 9660) 282.426.000
Có TK 331 282.426.000
- Chi phí nhân viên đội sản xuất tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng tổng hợp nhân công và Bảng phân bổ các khoản trích theo lương - Biểu 18) sẽ được tính như sau:
75.996.000 + 59.736.860 = 135.732.860 (đồng)
Khi đó, kế toán nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 6271 (chi tiết CTXL – 9660) 135.732.860
Có TK 3311 135.732.860
Như vậy, chi phí sản xuất chung tập hợp được trong kỳ sẽ có thêm khoản chi phí tiền lương của nhân viên quản lý đội, và sẽ là:
613.632.143 + 75.996.000 = 689.628.143 (đồng) 3.2.3. Về kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công
Công ty cần phải theo dõi riêng khoản mục chi phí này trên TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Trong đó, TK 623 lại được mở chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 với nội dung như sau:
+ TK 6231 - Chi phí nhân công: bao gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công, phục vụ máy thi công như: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho xe, máy thi công.
+ TK 6232 - Chi phí vật liệu: là chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ,…), vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công.
+ TK 6233 - Chi phí dụng cụ sản xuất: phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công.
+ TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công: phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây, lắp công trình.
+ TK 6237 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công; bảo hiểm xe, máy thi công; chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho Nhà thầu phụ,…
+ TK 6238 - Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công, khoản chi cho lao động nữ,…
Các tài khoản này lại được tiếp tục theo dõi chi tiết cho từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí để phản ánh các yếu tố chi phí sử dụng máy thi công của từng CT, HMCT. Có như vậy, kế toán mới có thể theo dõi và phản ánh một cách chính xác chi phí sản xuất và thực hiện một cách có hiệu quả các biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Ví dụ: Đối với công trình Thuỷ điện Ngòi Hút (CTXL – 9660), có những thiết bị thi công mà công ty không có, đội công trình mới trực tiếp đi thuê bên ngoài.
Giả sử trong kỳ, với những máy móc thiết bị mà công ty điều động cho thuê trong đó không có công nhân điều khiển máy đi kèm, đội sẽ phải tự điều động công nhân sử dụng máy thi công hoặc thuê bên ngoài, từ đó phát sinh khoản chi phí nhân công sử dụng máy. Bên cạnh đó, còn có các khoản chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình hoạt động của máy thi công, hay chi phí thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công,…Do đó, công ty cần mở các TK chi tiết của TK 623 để theo dõi riêng từng yếu tố chi phí này.
Còn đối với những xe, máy thi công nào đội thuê trực tiếp bên ngoài thì toàn bộ chi phí thuê máy cũng như nhân công đi theo máy,… do bên cho thuê bỏ ra, kế toán công ty hạch toán hết vào TK 6238. Cụ thể:
- Chi phí nhân công (TK 6231) tập hợp được trong tháng 12/2009:
Nợ TK 6231(chi tiết CTXL – 9660) 95.000.000
Có TK 3311 95.000.000
- Chi phí vật liệu (TK 6232) tập hợp được trong tháng 12/2009:
Nợ TK 6232 (chi tiết CTXL – 9660) 42.108.252
- Chi phí công cụ dụng cụ (TK 6233) tập hợp được trong tháng 12/2009:
Nợ TK 6233 (chi tiết CTXL – 9660) 30.147.024
Có TK 3311 30.147.024
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6238) tập hợp được trong tháng 12/2009:
Nợ TK 6238 (chi tiết CTXL – 9660) 545.042.906
Có TK 3311 545.042.906
Như vậy, trong tháng 12/2009, tổng chi phí sử dụng máy thi công tập hợp được trên TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi tiết CTXL – 9660) là:
712.298.182 đồng. Kế toán thực hiện kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công để tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng 12/2009:
Nợ TK 1541 (chi tiết CTXL – 9660) 712.298.182 Có TK 623 (chi tiết CTXL – 9660) 712.298.182 ( Chi tiết: TK 6231 95.000.000 TK 6232 42.108.252 TK 6233 30.147.024 TK 6238 545.042.906)
3.2.4. Về kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung
Tương tự như kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công, kế toán công ty cần theo dõi khoản mục chi phí này trên TK 627 – Chi phí sản xuất chung, trong đó có mở 6 tài khoản chi tiết cấp 2, bao gồm:
+ TK 6271 – Chi phí nhân viên đội sản xuất
+ TK 6272 – Chi phí vật liệu
+ TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất
+ TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác.
Ví dụ: Trong tháng 12/2009, chi phí sản xuất chung tập hợp được của công trình Thuỷ điện Ngòi Hút gồm các yếu tố chi phí: chi phí nhân công (bao gồm các khoản trích theo lương của toàn bộ lao động thuộc biên chế trong đội
228), chi phí vật liệu phụ, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet), chi phí bằng tiền khác (chi phí lãi vay, phí bảo lãnh,…). Do đó, công ty cần mở các TK chi tiết cấp 2 của TK 627 để theo dõi riêng từng yếu tố chi phí này. Cụ thể:
- Chi phí nhân công (TK 6271) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng phân bổ các khoản trích theo lương - Biểu 18):
Nợ TK 6271(chi tiết CTXL – 9660) 59.736.860
Có TK 3311 59.736.860
- Chi phí vật liệu (TK 6272) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào - Biểu 19):
Nợ TK 6272 (chi tiết CTXL – 9660) 12.250.000
Có TK 3311 12.250.000
- Chi phí công cụ dụng cụ (TK 6273) tập hợp được trong tháng 12/2009 (Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào - Biểu 19):
Nợ TK 6273 (chi tiết CTXL – 9660) 58.995.000
Có TK 3311 58.995.000
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6277) tập hợp được trong tháng 12/2009 (theo Bảng kê …. - Biểu 19):
Nợ TK 6277 (chi tiết CTXL – 9660) 62.828.000
Có TK 3311 62.828.000
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6278) tập hợp được trong tháng 12/2009:
Nợ TK 6278 (chi tiết CTXL – 9660) 419.822.283
Có TK 3311 419.822.283
Như vậy, trong tháng 12/2009, tổng chi phí sản xuất chung tập hợp được trên TK 627 – Chi phí sản xuất chung (chi tiết CTXL – 9660) là: 613.632.143 đồng.
Kế toán thực hiện kết chuyển chi phí sản xuất chung để tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng 12/2009:
Có TK 627 (chi tiết CTXL – 9660) 613.632.143 (Chi tiết: TK 6271 59.736.860 TK 6272 12.250.000 TK 6273 58.995.000 TK 6277 62.828.000 TK 6278 419.822.283)
3.2.5, Về việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Công ty nên mở chi tiết TK 154 để phân biệt CFSX vào giá thành của từng loại sản phẩm dịch vụ của công ty.
TK 154 có thể mở chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2: + 1541: Xây lắp
+ 1542: Sản phẩm khác + 1543: Dịch vụ
+ 1544: Chi phí bảo hành xây lắp
Từ đó, kế toán có thể theo dõi và quản lý một cách khoa học, hợp lý đồng thời tập hợp chi phí sản xuất và phản ánh một cách chính xác giá thành thực tế của từng loại sản phẩm, dịch vụ.
Do không có đầy đủ tài liệu về các sản phẩm dịch vụ của Công ty, nên trong phần này em không thể đưa số liệu thực tế vào để minh hoạ, ý kiến trên chỉ mang tính chất khuyến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán nói chung của công ty.
3.2.6, Về công tác tập hợp chứng từ kế toán
Việc tập hợp chứng từ kế toán chậm trễ và dồn vào cuối tháng làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối tháng, ảnh hưởng đến chất lượng của việc xử lý, dễ xảy ra sai sót,…Để giảm bớt khối lượng công việc kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vào cuối tháng, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho các đối tượng sử dụng, hạn chế những sai sót trong quá trình tổng hợp, xử lý thông tin kế toán và đảm bảo tính kịp thời, chính xác cho việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, Công ty cần có quy định cụ thể về việc
thu thập, tập hợp chứng từ và nộp lên phòng kế toán đối với nhân viên kế toán các đội công trình.
Ví dụ: Định kỳ 10 – 15 ngày, nhân viên kế toán đội phải gửi Bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào cùng với đầy đủ bộ chứng từ gốc lên phòng kế toán (thời gian chậm nộp nhiều nhất là 5 ngày đầu tháng sau) để kế toán tiến hành tập hợp chi phí. Các Hoá đơn, chứng từ được tập hợp kịp thời sẽ là cơ sở cho việc kê khai khấu trừ thuế, đảm bảo tính kịp thời, tránh những khoản thuế không được hoàn sẽ phải tính vào chi phí, làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ, dẫn đến làm giảm lợi nhuận của công ty.
3.2.7. Về việc theo dõi thanh quyết toán các khoản tạm ứng
Để cho việc theo dõi và hạch toán các khoản tạm ứng cũng như các khoản phải thu khác được thuận tiện và dễ dàng, công ty nên mở chi tiết TK 1388 - Phải thu khác theo từng nội dung tạm ứng, và các khoản phải thu khác.
Ví dụ: TK 1388 có thể mở các chi tiết
+ TK 13881 - Tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán: theo dõi tình hình tạm ứng và quyết toán tạm ứng của các đội công trình.
+ TK 13882 – Các khoản phải thu khác: phản ánh các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ.
Hay để đơn giản và dễ dàng hơn cho việc hạch toán, kế toán công ty có thể vẫn sử dụng TK 138, đồng thời nên mở thêm TK 141 - Tạm ứng, mở chi tiết đối với từng khoản tạm ứng, đảm bảo cho việc hoàn ứng cũng như thanh quyết toán nhanh chóng, phù hợp.
+ TK 1411 - Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương.
+ TK 1412 - Tạm ứng chi phí khoán vật tư.
+ TK 1413 - Tạm ứng chi phí khối lượng xây lắp giao khoán.
+ TK 1414 - Tạm ứng khác (bao gồm các khoản mục còn lại và khoản tạm ứng cho CBCNV trong doanh nghiệp).
Còn các khoản phải thu khác được theo dõi riêng trên TK 1388, và công ty cũng cần mở thêm một chi tiết nữa cho TK 138 đó là: TK 1381 – Tài sản
thừa chờ xử lí, để có thể theo dõi chi tiết từng khoản phải thu, và hạch toán đúng đắn cũng như có biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra trường hợp có tài sản thừa chờ xử lý.
3.2.8. Về việc hạch toán các khoản công nợ (phải trả cho người bán và phải trả cho người lao động) phải trả cho người lao động)
Công ty nên hạch toán riêng các khoản công nợ đối với người lao động và người bán để thuận tiện hơn cho việc theo dõi và thanh toán công nợ. Cụ thể: Kế toán sử dụng các TK công nợ với nội dung hạch toán như sau:
+ TK 3311 - Phải trả cho người bán để phản ánh các khoản nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp trong quá trình mua NVL, thuê máy móc thiết bị, sử dụng sản phẩm, dịch vụ… phục vụ cho quá trình thi công mà chưa thanh toán. TK này có thể mở chi tiết cho từng người bán, từng nhà cung cấp để tiện theo dõi tình hình thanh toán công nợ.
+ TK 334 - Phải trả người lao động: phản ánh các khoản tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng,… và các khoản thanh toán khác liên quan đến thu nhập của người lao động. Hiện công ty chỉ mở một chi tiết cấp 2 của TK này, đó là TK 3341 - Phải trả công nhân viên phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên thuộc biên chế trong công ty. Do vậy, để theo dõi riêng khoản công nợ với công nhân tại các đội công trình, công ty nên mở thêm một chi tiết cấp 2 nữa, đó là: TK 3342 - Phải trả người lao động khác.
Ngoài ra, để hạch toán chi tiết các khoản phải trả về BHXH, BHYT, KFCĐ,… cho công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân sử dụng máy thi công và công nhân quản lý đội, kế toán công ty có thể sử dụng các chi tiết cấp 2 của TK 338 - Phải trả, phải nộp khác, hoặc hạch toán chung vào TK 3342 để tiện theo dõi giữa công nhân dưới đội công trình và công nhân viên trên công ty. Hiện công ty có mở 5 TK chi tiết cấp 2 của TK này, bao gồm:
+ TK 3382 - Kinh phí công đoàn
+ TK 3385 - Phải trả về cổ phần hoá
+ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện
+ TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác
Trong đó, TK 3382 và TK 3383 phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể, cho cấp trên về KFCĐ, BHXH, BHYT của công nhân viên thuộc biên chế và được quản lý ở cấp công ty. Như vậy, nếu sử dụng các TK cấp 2 này để khắc phục tình trạng trên, kế toán công ty lại cần mở chi tiết cho bộ phận công nhân viên trong công ty sẽ hơi phức tạp, và gây khó khăn cho việc hạch toán. Do đó, để hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân dưới đội thi công, kế toán nên sử dụng TK 3341, như vậy sẽ thuận tiện hơn và có sự phân cấp rõ ràng, đồng thời có thể phân biệt với các khoản phải trả cho người bán, giúp cho việc theo dõi và thanh toán công nợ được dễ dàng hơn.
KẾT LUẬN
Để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ đắc lực trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, luôn phải thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Đặc biệt là công tác tổ chức kế toán tập hợp chi