Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành đã được đề cập đến ở trên, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, cần có sự điều chỉnh sao cho hợp lý nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung của Công ty cổ phần xây dựng số 2.
Thứ nhất, về kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Mặc dù việc huy động mua vật tư phục vụ cho thi công do đội trưởng đội công trình chủ động thực hiện tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu cần cho thi công, nghĩa là NVL mua về đều được sử dụng hết cho việc thi công theo dự toán chi phí. Tuy nhiên, thực tế và dự toán hoàn toàn có thể khác nhau. Giá nguyên vật liệu trong dự toán được lập theo đơn giá và hồ sơ điều chỉnh mà Nhà nước ban hành, nhưng trên thực tế thì hệ số này còn một khoảng cách so với sự biến động giá cả trên thị trường làm cho giá thành thực tế của các công trình còn lên xuống theo sự biến động của giá cả trên thị trường. Hơn nữa, việc thu mua và điều chuyển nguyên vật liệu đến thẳng chân công trình có thuận
lợi là giảm chi phí dự trữ, bảo quản nhưng dẫn đến tình trạng phụ thuộc quá lớn vào thị trường, như: cước phí vận chuyển, phương tiện vận chuyển,…
Bên cạnh đó, việc sử dụng NVL thực tế có thể khác so với dự toán chi phí NVL khi giao khoán khối lượng công việc mà cuối kỳ còn tồn lại một khối lượng NVL nào đó chưa sử dụng hết (có thể do áp dụng phương pháp thi công mới, hay tăng cường quản lý sát sao việc sử dụng NVL, phát hiện và xử lý kịp thời những tình huống thất thoát, lãng phí, tiêu cực trong thi công,… mà nhờ đó có thể tiết kiệm được một lượng lớn chi phí NVL trực tiếp so với khi lập dự toán) khi khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán đội cùng với đội trưởng phải tiến hành kiểm kê, nhập kho để sử dụng tiếp cho giai đoạn tiếp theo, đồng thời kế toán có nhiệm vụ lập Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ để tiện theo dõi. Nhưng tại Công ty cổ phần xây dựng số 2, công việc này chỉ được thực hiện dưới đội công trình, còn phòng kế toán không theo dõi, phản ánh giá trị NVL còn lại cuối kỳ để trừ vào khoản CFSX phát sinh trong kỳ, lý do là vì lượng NVL còn lại cuối kỳ không đáng kể so với khối lượng chi phí bỏ ra. Như vậy là đã vi phạm một trong những nguyên tắc hạch toán quan trọng trong công tác kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp. Kế toán chi phí của công ty chỉ căn cứ vào Bảng kê Hoá dơn, chứng từ hàng hoá mua vào do kế toán đội gửi lên để tập hợp chi phí, tính giá thành, xem như khối lượng NVL mua về được sử dụng hết trong kỳ và tính hết vào giá thành. Do vậy, đây là một điểm hạn chế trong công tác hạch toán chi phí NVL trực tiếp, làm cho giá thành sản phẩm không phản ánh đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh, làm giảm tính tích cực và hiệu quả của các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Thứ hai, về kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: Tại công ty Vinaconex 2, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp của CT, HMCT, khối lượng xây lắp thi công trong kỳ bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp thi công, xây lắp cũng như công nhân quản lý đội thi công, tất cả đều được phản ánh trên TK 622. Bởi trên phương diện quản lý cấp Công ty thì tất cả người lao động tham gia vào quá trình thi công xây lắp đều là công nhân trực
tiếp sản xuất. Tuy nhiên, do đặc thù sản xuất kinh doanh của DN xây dựng, nơi sản xuất và địa điểm sản xuất luôn di động, do vậy khi di chuyển đến nơi thi công, tuỳ vào mức độ kỹ thuật và định mức chi phí nhân công, đội trưởng đội công trình sẽ chủ động thuê thêm nhân công tại địa bàn hoạt động. Do đó, trong đội thi công sẽ hình thành nên hai bộ phận công nhân: trong danh sách (thuộc biên chế của công ty, đa số là bộ phận gián tiếp), và ngoài danh sách (thuê ngoài theo hợp đồng ngắn hạn, chiếm đại đa số là công nhân trực tiếp thi công, sản xuất). Điều này còn có thể gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng thi công công trình, do trình độ lao động không đồng đều – đây cũng là một hạn chế lớn mà bất kỳ một DN xây dựng nào cũng gặp phải. Như vậy, việc theo dõi và hạch toán chi phí nhân công của bộ phận trực tiếp và bộ phận gián tiếp trên một tài khoản sẽ không những làm tăng khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, làm cho bộ phận chi phí này không được phản ánh đúng, hơn nữa còn gây khó khăn trong việc theo dõi, giám sát và quản lý trong việc sử dụng nhân công trong các đội xây dựng. Bởi vì, mỗi bộ phận có trách nhiệm, quyền hạn và chức năng khác nhau, và năng suất cũng như hiệu quả làm việc cũng rất khác nhau. Do đó, các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm có thể không phát huy hết hiệu quả và nhà quản lý cũng gặp phải khó khăn trong việc tìm ra các giải pháp để giảm chi phí ở khâu nào, bộ phận nào.
Thứ ba, về kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công: Công ty không sử dụng TK 623 để theo dõi riêng khoản mục chi phí sử dụng máy thi công mà phản ánh vào TK 6274. Bởi vì đội máy thi công không có tổ chức hạch toán kế toán riêng và phần lớn nhu cầu sử dụng máy chủ yếu được thuê ngoài. Hơn nữa việc quản lý và điều động máy thi công do Phòng Thiết bị phụ trách, kế toán chi phí chỉ theo dõi khoản mục chi phí này căn cứ vào những chứng từ, tài liệu liên quan do kế toán đội gửi lên. Việc phản ánh chi phí sử dụng máy vào TK 6274 không thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết và cụ thể khoản mục chi phí này đối với từng CT, HMCT, vì có những xe, máy thi công có thể tham gia vào quá trình xây lắp nhiều CT, HMCT khác nhau. Khi đó phải tiến hành phân bổ theo tiêu
thức thích hợp, mà việc phân bổ khó có thể phản ánh chính xác, bản chất nhất chi phí sử dụng máy đã tham gia vào giá thành sản phẩm xây lắp. Hơn nữa, trong chi phí sử dụng máy còn bao gồm rất nhiều những yếu tố chi phí như: nhân công điều khiển máy, vật liệu, công cụ dụng cụ…
Thứ tư, về kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung: tất cả các chi phí sản xuất phục vụ cho việc quản lý đội thi công (không bao gồm lương của nhân viên quản lý đội - đội trưởng đội công trình), các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KFCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân sử dụng máy thi công,… chi phí vật liệu phụ, chi phí dịch vụ mua ngoài… đều được phản ánh vào TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác. Việc theo dõi tổng hợp rất nhiều các yếu tố chi phí trên một tài khoản như vậy rất khó phản ánh một cách chính xác, chi tiết, cụ thể từng khoản mục chi phí, chưa kể đến có rất nhiều khoản mục chi phí phải phân bổ cho từng CT, HMCT. Do đó khó có thể đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí ở khâu nào, khoản mục nào nhằm hạ giá thành sản phẩm xây lắp.
Thứ năm, về việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Công ty có hoạt động cho thuê máy móc thiết bị thi công, cung cấp lao vụ nội bộ cho các đội công trình, và cho thuê ngoài. Tuy nhiên, trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Công ty chỉ mở một chi tiết cấp 2 cho TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, đó là TK 1541 – Xây lắp. Tài khoản này được dùng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho các CT, HMCT hay khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ, và được theo dõi chi tiết cho từng CT, HMCT đó. Tuy nhiên, đối với các hoạt động cung cấp lao vụ máy như đã nói ở trên, ngoài ra do đặc thù sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng, ngoài các sản phẩm xây lắp là các CT, HMCT, còn có các sản phẩm, dịch vụ khác như: sản xuất các vật liệu xây dựng (xi măng, bê tông,…), dịch vụ cho thuê máy thi công, dịch vụ bảo hành xây lắp,… Do đó, việc theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất của các sản phẩm, dịch vụ trên cùng một tài khoản sẽ gây khó khăn cho việc quản lý chi phí và triển khai các biện pháp tiết kiêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Thứ sáu, về tình hình luân chuyển chứng từ : Do địa bàn hoạt động của công ty rất rộng, các công trình thường ở cách xa nhau và cách xa trụ sở chính của công ty, nên việc lập, thu thập và gửi chứng từ về phòng kế toán tài chính của công ty đều do nhân viên kế toán các đội công trình thực hiện. Việc nhân viên kế toán đội tổng hợp chứng từ phát sinh của các đội công trình vào Bảng kê, và gửi lên phòng kế toán, không theo quy định cụ thể. Một tháng có thể gửi làm nhiều lần, không đều đặn. Có những tháng chứng từ gửi lên tập trung vào cuối tháng khiến cho công việc của ban tài chính kế toán bị dồn dập, gây ảnh hưởng đến việc tổng hợp, xử lí và cung cấp thông tin. Thực tế việc giao nộp chứng từ về công ty đôi khi còn chậm trễ, có trường hợp có Bảng kê tổng hợp rồi nhưng chưa có đủ chứng từ gốc do đội chưa lấy được từ người bán, vi phạm tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Hơn nữa, còn việc luân chuyển chứng từ chậm hay thiếu, mất chứng từ gốc còn ảnh hưởng đến việc hoàn thuế GTGT đầu vào. Vì theo Luật thuế GTGT thì chứng từ quá 3 tháng sẽ không được hoàn thuế GTGT đầu vào, do đó sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.
Thứ bảy, về việc theo dõi thanh quyết toán các khoản tạm ứng: Việc sử dụng TK 1388 - Phải thu khác để theo dõi các khoản tạm ứng của các đội công trình về mua vật tư, trả lương cho công nhân, thuê máy thi công,… gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng như:
- Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương
- Tạm ứng chi phí khoán vật tư
- Tạm ứng chi phí khối lượng xây lắp giao khoán
- Tạm ứng khác.
Hơn nữa, TK 1388 được sử dụng như một tài khoản trung gian trong công tác quản lý, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà cung cấp, hay trả lương cho công nhân; và để tránh định khoản trùng các nghiệp vụ phân bổ chi phí chờ kết chuyển (TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển).
Ví dụ: Khi phân bổ chi phí thuê copha, giàn giáo,… cho đội thi công công trình Thuỷ điện Ngòi Hút – Dương, kế toán định khoản:
Nợ TK 1388 - Phải thu khác 165.000.000 Có TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển 165.000.000 Tuy nhiên, hạch toán như vậy không phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mặt khác, trong hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng, TK 138 -
Phải thu khác chỉ được mở một chi tiết đó là TK 1388 - Phải thu khác. Như vậy, tất cả các khoản phải thu ngoài phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ như: các khoản về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể trong hoặc ngoài đơn vị gây ra, giá trị tài sản thừa chờ xử lý,… được theo dõi chung trên một tài khoản với các khoản tạm ứng của đội xây lắp, mặc dù tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng kế toán chi phí, nhưng vẫn gây khó khăn cho việc theo dõi trong sổ kế toán tổng hợp và cân đối công nợ.
Thứ tám, về việc hạch toán các khoản công nợ: Tại Công ty Vinaconex 2, các khoản công nợ phát sinh trong quá trình thi công tại các đội xây dựng như: phải trả cho người bán (nhà cung cấp NVL, cho thuê máy móc thi công, người bán khác,…) đều được kế toán công ty hạch toán hết vào TK 3311 – Phải trả cho người bán. Các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KFCĐ,…) cũng được hạch toán chung vào TK 3311. Bởi vì, lao động sử dụng tại các đội công trình chủ yếu là do đội trưởng công trình chủ động thuê ngoài. Như vậy, trên phương diện quản lý cấp công ty thì các khoản phải trả cho người lao động cũng như các khoản trích theo lương đều không thuộc quỹ lương của công ty, và được hạch toán như công nợ đối với người bán. Việc hạch toán tất cả các khoản phải trả cho người lao động và phải trả cho người bán trên cùng một TK sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi và thanh toán công nợ.