II. Những yếu tố ảnh hởng đến công tác khai thác của Công ty
c. Phân tích tổng hợp công tác khai thác của công ty giai đoạn 1996-2001
Hiệu quả công tac khai thác không chỉ thể hiện số lợng hợp đồng khai thác đợc, doanh thu phí mà còn đợc thể hiện ở tỷ lệ duy trì hợp đồng, tỷ lệ thu phí Chính vì… vậy, hiệu quả công tác khai thác phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau nh : thị tr- ờng, chất lợng sản phẩm, uy tín công ty, công tác hỗ trợ khai thác, các chính sách đối với đại lý(hoa hồng, các chính sách đãi ngộ, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các chính sách thởng phạt, ), các yếu tố này góp phần kích thích các đại lý hăng say với… công việc hơn.
Năm 2001, có thể nói là năm cạnh tranh hết sức khốc liệt trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ trên thị trờng Việt Nam, khi mà các công ty nớc ngoài đã có đủ thời gian để nghiên cứu và tiếp cận thị trờng này.Cính vì vầy, để giữ đợc tốc độ tăng trởng tốt Công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội đã phải có sự cố gắng rất lớn trên tất cả các phơng diện.
Bảng 8: Kết quả tổng hợp công tác khai thác của công ty 1996-2001. Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 1996 1997 1998 1999 2000 2001 1.Số hợp đồng khai thác mới HĐ 480 7258 17758 16062 17076 19248 2.Số hợp đồng huỷ trong năm HĐ 12 257 1955 1849 2117 3009 3.Số đại lý hoạt động đến cuối năm ĐL 37 120 209 329 551 811 4.Doanh thu phí Tr 391,3 4245,5 30161,2 56303 92197,8 129200 5.Số hợp đồng khai thác mới bq/đl HĐ 12,97 60,48 84,97 48,82 30,99 23,73 6.Số hợp đồng huỷ bq/đl HĐ 0,32 2,14 9,35 5,62 3,84 3,71 7.Doanh thu phí bq/đl Tr 10,58 35,38 144,31 171,13 167,33 159,31 8.trình độ đại học/đl % 90 80 75 70 70 70 9.Chi hao hồng Tr 73,2 679,73 3401,4 5757 12125 14213 10.chi hoa hồng bq/đl Tr 1,98 5,66 16,27 17,5 22,01 17,53 11.Chi quản lý Tr 1734,2 2803,7 2450 4654 6800
12.Chi trả tiền bảo hiểm
Tr 12,4 37,1 313,26 613,28 1040
Nguồn : Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội Nhìn tổng quát bảng số cho ta thấy tình hình kinh doanh của công ty có bớc phát triển rất tốt, cụ thể là số lợng hợp đồng không ngừng tăng lên qua các năm. Đặc biệt trong bối cảnh còn gặp nhiều khó khăn về thị trờng, năm 2001 hoạt động kinh doanh của công ty phẩn giử đợc mức tăng nh năm 2000. Để có đợc điều này, trong năm, toàn thể cán bộ công nhân viên, đại lý đã không ngừng nỗ lực trên nhiều mặt công tác, từ tăng cờng khâu tuyển dụng, đào tạo và hỗ trợ khai thác để mở rộng và nâng cao đội ngũ khai thác cho đến nâng cao chất lợng dịch vụ khách hàng (bao gồm
cả phục vụ nội bộ và phục khách hàng ) và hoạt động quản lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác khai thác.
Mặc dù, số hợp đồng khai thác có xu hớng tăng lên so với các năm nhng số hợp đồng bình quân/đại lý và doanh thu phí bình quân/đại lý lại có xu hớng tăng trong những năm 1996-1998 và có xu hớng giảm trong các năm 1999-2001 và đặc biệt số hợp đồng khai thác năm 1999 lại giảm so với năm 1998, kết quả này có thể do ảnh h- ởng của các nguyên nhân sau:
Từ năm 1999, thị trờng bảo hiểm nhân thọ có sự cạnh tranh của các công ty nớc ngoài, công ty cần có sự thích ứng dần.
Các công ty đều có chiến lợc mở rộng thị trờng thông qua việc mở rộng mạng l- ới khai thác, bằng việc mở rộng khung tuyển dụng, nhiều đại lý còn thiếu tự tin khi tiếp xúc với khách hàng, kỹ năng khai thác hạn chế, không khí làm việc tại một số phòng không sôi nổi.
Năm 1999, là năm nhà nớc áp dụng loại thuế mới làm cho sức mua hàng hoá nói chung của ngời dân giảm đáng kể, trong đó có sản phẩm bảo hiểm nhân thọ.
ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính ở các nớc trong khu vực năm 1997- 1998, dẫn đến tâm lý hoang mang, lo lắng của khách hàng về các dịch vụ tài chính – tiền tệ nói chung, trong đó có bảo hiểm nhân thọ.
Tuy nhiên, chúng ta không thể không đánh giá cao những thành quả mà công ty đã đạt đợc. Sở dĩ đạt đợc kết quả nh vậy là do sự cố gắng lớn của công ty trên tất cả các phơng diện. Công ty không ngừng mở rộng mạng lới khai thác, số lợng đại lý tăng lên rất nhanh nếu nh năm 1996 chỉ có 37 đại lý thì năm 2001 con số này đã lên tới 811 đại lý, cha kể đến đội ngũ cộng tác viên phát triển rộng khắp trên địa bàn. Chỉ riêng trong năm 2001, công ty đã thành lập thêm 4 phòng đại lý bảo hiểm nhân thọ khu vực, nâng tổng số phòng đại lý bảo hiểm nhân thọ khu vực của công ty lên thành 18 phòng với 60 tổ đại lý khai thác và 12 tổ chuyên thu, thí điểm thành lập 6 nhóm kinh doanh và 2 điểm t vấn tại phờng xã, nhằm phát huy khả năng quản lý và tính chủ động của đại lý, mở ra nhiều kênh khai thác mới thông qua các hợp đồng đại lý, thoả thuận hợp tác với các đối tác nh : ICB, VP Bank, PJICO và Bộ môn Bảo hiểm- trờng ĐHKTQD-Hà Nội. Công tác tuyể dụng và đào tạo năm 2001 cũng đợc công ty đặc biệt quan tâm, mặc dù năm 2001 là năm mà nguồn tuyển viên t vấn bảo hiểm nhân thọ bị chia sẽ bởi nhiều công ty, nhng bằng nhiều biện pháp và hình thức tuyển nh
tuyển trực tiếp thông qua các chơng trình quảng cáo, hội thảo, giao lu, hội chợ nghề nghiệp; tuyển qua đại lý cũ; khách hàng đã tham gia bảo hiểm; qua cơ quan chính quyền địa phơng, đoàn thể, chi hội; qua lực lợng công tác viên đông đảo, Đối t… ợng tuyển mở rộng. Năm 2001 công ty đã tuyển 12 khoá đại lý chuyên nghiệp, nâng tổng số đại lý đến cuối năm 2001 lên 811 đại lý, trong đó 70% trình độ đại họ, điều này chứng tỏ mặc dù mở rộng số lợng tuyể dụng nhng công ty vẫn đảm bảo chất lợng tuyển viên.
Công tác dịch vụ khách hàng cũng có ảnh hởng lớn đến hiệu quả khai thác, nó không chỉ ảnh hởng đến tâm lý, cách nghĩ về bảo hiểm nhân thọ mà nó còn ảnh hởng trực tiếp đến số lợng hợp đồng khai thác thông qua số lợng hợp đồng huỷ trong năm. Do thực hiện tốt và không ngừng hoàn thiện công tác dịch vụ khách hàng mà số hợp đồng huỷ bình quân/đại lý có xu hớng giảm so với các năm, nếu nh năm 1998 con số hợp đồng huỷ bình quân trên đại lý là 9,35 HĐ/đại lý thì năm 2001 con số này chỉ còn 3,71 HĐ/đại lý. Để đạt đợc kết quả nh vậy công ty đã không ngừng cố gắng trong các công tác nh đánh giá rủi ro và phát hành hợp đồng, đặc biệt, trong năm 2001 công ty đã thờng xuyên chú trọng, tăng cờng và nâng cao dần từng bớc công tác đánh giá rủi ro, đảm bảo việc ký kết hợp đồng giữa khách hàng và công ty đợc nhanh chóng, thuận tiện nhng vẫn chặt chẽ về mặt pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm, phục vụ khách hàng và tăng hiệu quả hoạt động… của công ty.
Công tác kiểm tra sức khoẻ, đặc biệt là hoạt động kiểm tra sức khoẻ của phòng chăm sóc sức khoẻ khách hàng bớc đầu đã thu đợc kết quả tốt, tăng số lợng khách hàng đợc kiểm tra sức khoẻ từ 1164 trờng hợp năm 2000 lên 2203 trờng hợp năm 2001. Chất lợng công tác kiểm tra sức khoẻ đợc nâng lên rõ rệt trong năm 2001 thể hiện thông qua tỷ lệ khách hàng đi kiểm tra sức khoẻ năm 2001 tăng so với năm 2000, những trờng hợp khách hàng không đi kiểm tra sức khoẻ đều đợc tìm hiểu nguyên nhân và đa ra biện pháp giải quyết kịp thời, kể cả kiểm tra sức khoẻ tại nhà. Điều này cũng chứng tỏ việc kiểm tra sức khoẻ trớc khi chấp nhận bảo hiểm của công ty đã đợc khách hàng ủng hộ và thông qua vệc kiểm tra sức khoẻ đã cũng cố lòng tin của khách hàng đối với công ty .
Năm 2001, công ty đã xây dựng và đa vào áp dụng quy trình giao nhận giấy yêu cầu, hợp đồng bảo hiểm một cách khoa học, đảm bảo cho việc điều tra, đối chiếu đợc
chính xác. Cùng với việc chuyển giao trách nhiệm nhận giấy yêu cầu cho các kế toán chuyên thutại các phòng đại lý, Việc quy định trách nhiệm cụ thể trong từng khâu nên đã tút ngắn thời gian phát hành hợp đồng còn trong vòng 5 ngày kể từ ngày giấy yêu cầu đợc hoàn thiện.
Công tác quản lý chi tiêu cũng là một công tác quan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty nếu chi tiêu hợp lý nó còn là yếu tố thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Nhận thấy tầm quan trọng đó mà công ty không ngừng hoàn thiện công tác này, đặc biệt năm 2001, công ty đã sửa đổi và xây dựng các chế độ chi tiêu nội bộ nh : chế độ chi quản lý, chi hoa hồng phù hợp với chế độ của nhà nớc và tình hình kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, tạo đợc đòn bẩy kinh tế kích thichs của công ty. Các khoản chi nhìn chung đợc thuwcj hiện thờng xuyên, kịp thời, đúng chế độ mang lại hiệu quả.Tỷ lệ chi hoa hồng ngày càng cao, nếu nh năm 1996 tỷ lệ chi hoa hồng bình quân/đại lý là 1,98Tr/đại lý thì năm 2001 con số này là 17,52tr/đại lý, điều này cho thấy tỷ lệ hoa hồng cho các đại lý ngày càng đợc cải thiện, đây là yếu tố tác động trực tiếp đến công tác khai thác của các đại lý.
Bên cạnh đó, các công tác nh tin học, quản lý tiền lơng và công tác tổng hợp cũng đợc công ty chú trọng nhằm góp phần hỗ trợ đắc lực cho việc khai thác, tính đến cuối năm 2001, công ty đã có 37 máy vi tính cá nhân, 3 máy chủ, 35 máy in các loại, 16 đầu đọc mã vạch, hệ thống mạng nội bộ tại trụ sở 94 Bà Triệu và hệ thống thiết bị đờng dây kết nối trụ sở công ty với 12 điểm phòng khai thác khu vực. Trong năm, công tác hành chính quản trị của công ty đã đáp ứng tơng đối kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về văn phòng, công cụ làm việc, Đến nay, điều kiện cơ sở vật chất làm việc… cho cán bộ đại lý tại văn phòng công ty bảo hiểm nhân thọ và các văn phòng bảo hiểm nhân thọ khu vực đã đáp ứng đầy đủ. Về cơ bản các phòng bảo hiểm nhân thọ khu vực đều ở các địa điểm đẹp, khang trang. Các phòng nghiệp vụ của công ty đợc sắp xếp vị trí đẹp, trang bị bàn ghế làm việc hợp lý, gọn gàng.
Tóm lại, với sự cố gắng của toàn bộ công nhân viên, cán bộ khai thác của công ty trên tất cả các phơng diện nh : Marketing , tổ chức, tuyển dụng,đào tạo và quản lý đại lý, dịch vụ khách hàng, quản lý hợp đồng , tài chính –kế toán, tin học, và khai… thác đã góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác khai thác, nâng cao hiệu quả doanh của công ty.
Từ sự phân tích trên , chúng ta có thể rút ra bài học kinh nghiệm trong việc nâng cao hiệu quả khai thác. Ngoài sự cố gắng của mỗi cán bộ đại lý còn đòi hỏi sự nỗ lực của công ty trên tất cả các lĩnh vực nhằm tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động khai thác . Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa đại lý và công ty, công ty có thể kiểm soát đợc sự hoạt động của đại lý, đồng thời đại lý có điều nhận những trợ giúp từ phía công ty. Ngoài ra, công ty nên có các hoạt động vui chơi giải trí, các cuộc thi, các hội thảo,… vừa nâng cao trình độ chuyên môn, tạo tinh thần phấn chấn, giúp các đại lý thoải mái trong công việc, gắn bó với công việc và với công ty.