II. Những yếu tố ảnh hởng đến công tác khai thác của Công ty
2. Tổ chức công tác khai thác tại Công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội
Nh trên đã đề cập, kết quả kinh doanh của công ty bảo hiểm nhân thọ phụ thuộc rất lớn vào kết quả của công tác khai thác. Vì vậy, để có đợc kết quả kinh doanh nh mong muốn thì công ty bảo hiểm nhân thọ phải hớng dẫn cho các đại lý quy trình
khai thác nh thế nào là có hiệu quả nhất, vừa bán đợc nhiều sản phẩm vừa tiếp thị đợc với số lợng công chúng rộng rãi, để tạo ra uy tín về sản phẩm và công ty đối với công chúng.
Trên thế giới có rất nhiều mô hình tổ chức lực lợng bán hàng của các công ty bảo hiểm. Tuy vậy, đối với một công ty hoạt động trên một phạm vi nhất định thì tổ chức theo mô hình nào đem lại hiệu quả nhất. Thông thờng, các mô hình tổ chức mạng lới đại lý phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nh : văn hoá, nhân khẩu học, địa lý, kinh tế, của từng khu vực. Mô hình tổ chức mà Công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội… đang áp dụng là mô hình quản lý theo dang trực tuyến :
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức mạng lới đại lý tại công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội.
Với mô hình tổ chức mạng lới đại lý nh trên thì công việc đợc phân cấp rõ ràng cho các cấp từ phòng quản lý đại lý đến tổ đại lý. Với mô hình này cũng tạo điều kiện cho việc áp dụng các chính sách, biện pháp đồng bộ, tạo ra cơ chế làm việc thông thoáng tránh đợc sự trùng lặp, chồng chéo trong việc ra quyết định quản lý. Tuy
Ban Giám đốc
Phòng quản lý đại lý
Phòng đại lý bảo hiểm nhân thọ quận, huyện.
Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý
Đại lý
Đại lý .... Đại lý
nhiên, với mô hình này cũng có điểm hạn chế đó là tạo ra sự chuyên quyền, Ban Giám đốc không có điều kiện giám sát trực tiếp đối với các đại lý mà chỉ thông qua sự báo cáo của phòng quản lý đại lý, phòng quản lý đại lý lại nghe báo cáo từ phóng khai thác bảo hiểm nhân thọ. Do đó, nhiều khi không nắm bắt đợc thực chất tình hình thực tế.
Hiện nay, có hai hình thức khai thác sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đợc áp dụng đó là : khai thác trực tiếp và khai thác gián tiếp (thông qua trung gian) trong đó khai thác trực tiếp là chủ yếu. Việc khai thác trực tiếp đợc thực hiện theo hai hớng:
Khai thác tập thể : với hình thức này thì một nhóm các đại lý cùng đến các cơ quan, doanh nghiệp, công sở, các cuộc hội thảo, cuộc họp sau đó có một đại lý… đứng lên giới thiệu về sản phẩm bảo hiểm nhân thọ của công ty mình, còn các đại lý khác có nhiệm vụ cung cấp phiếu thông tin khách hàng, tiếp xúc với khách hàng tơng lai, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin và thuyết phục họ mua bảo hiểm nhân thọ. Hình thức này có u điểm ở chỗ có thể tạo ra những ảnh hởng dây truyền, thuận lợi cho việc bán đợc nhiều hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, Hơn nữa, phơng pháp này cho phép cán bộ khai thác tiếp xúc đợc với nhiều khách hàng tiềm năng lớn, giảm bớt chi phí đi lại. Tuy nhiên, khai thác tập thể cũng có những hạn chế nếu có những phản ứng tiêu cực, cán bộ khai thác giải quyết không tốt sẽ dẫn đến những phản ứng dây truyền bất lợi cho việc khai thác. Điều này dẫn đến tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng của các hợp đồng khai thác tập thể thờng cao hơn do ngời tham gia cha đợc giải thích cặn kẽ trớc khi tham gia. Kết quả khai thác nếu không đợc phân chia công bằng cho các đại lý sẽ gây ra mối bất hoà từ nội bộ các cán bộ khai thác của công ty.
Khai thác cá nhân : là hình thức khai thác mà trong đó một đại lý tiếp xúc với một hoặc một nhóm ngời nhằm giới thiệu và thuyết phục họ mua bảo hiểm nhân thọ. Hớng khai thác này phổ biến hơn và có u điển là đảm bảo sự công bằng giữa các đại lý, họ sẽ linh động hơn trong việc xắp xếp các cuộc tiếp xúc Nh… ng hình thức này đòi hỏi trình độ kỹ thuật khai thác, khả năng giao tiếp và tính độc lập cao.
Ngoài hình thức khai thác trực tiếp công ty còn có hình thức khai thác gián tiếp thông qua đội ngũ cộng tác viên và tổ chức bán chuyên nghiệp, thông qua các hợp đồng đại lý, thoả thuận hợp tác với các đơn vị nh : ICB, VPBank, PJICO và Bộ môn Bảo hiểm – trờng ĐH kinh tế quốc dân Hà Nội…
Tổ chức công tác khai thác bảo hiểm nhân thọ chỉ thực sự thành công nếu có sự kết hợp hài hoà giữa công tác khai thác và việc quản lý hoạt động của các đại lý, nếu công tác quản lý tốt sẽ đem lại hiệu quả cao trong quá trình khai thác cũng nh hoạt động kinh doanh. Hiện nay công ty quản lý mạng lới đại lý qua một số hoạt động sau :
Công ty đa ra các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của phòng đại lý, tổ đại lý, trởng phòng, trởng tổ và đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ.
Công ty quản lý đại lý qua các chỉ tiêu nh : số lợng hợp đồng khai thác mới hàng tháng, tỷ lệ thu phí, qua đó có chế độ bình bầu, khen th… ởng xếp loại cán bộ khai thác .
Công ty cũng tổ chức các cuộc hàng tháng với các đại lý suất sắc nhằm tìm hiểu kinh nghiệm của họ và phổ biến cho các đại lý khác, đông thời có các giải thởng để khuyến khích họ gắn bó với công ty.
Hàng tháng công ty có yêu cầu các đại lý viết báo cáo về quá trình làm việc của mình trong tháng, bao gồm các vấn đề nh : thị trờng khai thác, những khó khăn, thuận lợi trong công việc, những đề xuất với công ty, những vi phạm và biện pháp khắc phục, những định hớng trong thời gian tới…
Mỗi phòng khai thác có một quyển sổ để chấm công cho đại lý hàng tháng. Đây là một trong những cơ sở xếp lóại cán bộ và nâng cao ý thức đại lý…
Tuy công tác tổ chức, quản lý mạng lới đại lý cha thật hoàn hảo song nó thể hiện sự nỗ lực cao của toàn bộ Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên của công ty.
iv. Thực tế tình hình khai thác ở Công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội.