ở nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh, trình tự sử dụng luân chuyển chứng từ nh sau:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng tại các trạm, nhân viên bán hàng viết hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào số lợng hàng hoá thực xuất để thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, các chứng từ đợc chuyển lên phòng kế toán Công ty để kiểm tra và tổng hợp. Sau
đó kế toán vào các sổ có liên quan. Sau cùng các chứng từ này đ ợc đa vào lu trữ theo đúng quy định của Nhà nớc. Dới đây là một số ví dụ về mẫu chứng từ mà Công ty sử dụng trong phần hành bán hàng:
- Hoá đơn (GTGT) - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Phiếu thu
* Hoá đơn giá trị gia tăng: Dựa vào hoá đơn này, kế toán tính đ ợc doanh thu tiêu thụ đồng thời tính đợc cả mức thuế giá trị gia tăng phải nộp cho ngân sách Nhà nớc. Trớc đây khi cha có luật thuế giá trị gia tăng công ty sử dụng mẫu hoá đơn bán hàng. Nhng từ khi áp dụng luật thuế mới công ty chỉ sử dụng hoá đơn GTGT để hạch toán. Hoá đơn GTGT đợc lập làm 3 liên, liên 1 dùng để lu, liên 2 dùng để giao cho khách hàng và liên 3 dùng để thanh toán.Ví dụ:
Biểu1
Hoá đơn ( GTGT)
Liên 3 ( Dùng thanh toán )
Ngày 17 tháng 1 năm 2001
Phát hành theo CV. số 4660 TCT/ AC
Ngày 7 tháng 12 năm 1998 của TCT
AE / 99
N o. 010937
Đơn vị bán hàng: Trạm CBKD than Cẩm Phả - Công ty CB và KD than QN
Địa chỉ : 51 - Bà Triệu
Số tài khoản: 7101.00225 - NHCTQN
Số điện thoại: 862385 Mã số: 01.001006890101
Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Doanh nghiệp t nhân Thành Ninh - Hải Phòng
Địa chỉ: Hải Phòng Số tài khoản: 7101.01521- NHCTHP Hình thức thanh toán: Nợ Mã số: 0100567051 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính ( đồng)
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
Than cám 6 Tấn 100 197.750 19.775.000
Cộng tiền hàng: 19.775.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 988.750
Tổng cộng tiền thanh toán 20.763.750
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi triệu bảy trăm sáu ba ngàn bảy trăm năm mơi đồng
Ngời mua hàng
( Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trởng
( Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị
Phiếu xuất kho
Ngày 17 tháng 1 năm 2001
Nợ : ... Có :..TK 1561...
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nam - Doanh nghiệp t nhân Thành Ninh - Hải Phòng
Địa chỉ: Hải Phòng
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Tại trạm CB và KD than Cẩm Phả - Công ty CB và KD than Quảng Ninh.
STT T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá ( đồng)
Thành tiền
A B C 1 2 3= 2 x1
Than cám 6 Tấn 100 184840 18484000
Cộng Tấn 100 184840 18484000
Xuất , Ngày..17... tháng.01...năm 2001
Cán bộ phụ trách bộ phận cung tiêu ( Ký , họ tên) Ngời nhận ( Ký , họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho để giao hàng cho khách hàng đồng thời kế toán ở các trạm ghi nghiệp vụ này vào thẻ kho
Đơn vị: Công ty chế biến và KD than Quảng Ninh
Tên Kho: Trạm Cẩm Phả
Thẻ Kho
Ngày lập thẻ: 01 tháng 01 năm 2001
Tờ số
Tên nhãn hiệu, quy cách : Than Cám 6
Đơn vị tính: Tấn
Mã số: ST
T
Chứng từ Trích yếu Ngày Số lợng Ký xn của
SH NT xuất, nhập N X T kế toán A B C D E 1 2 3 4 17/1 1. Tồn đầu kỳ .Nhập . .Xuất . . 200 100 200 2.Phát sinh 400 300 3. Tồn cuối kỳ 300 * Phiếu thu:
Phiếu thu là chứng từ phản ánh khoản tiền thu đợc do ngời mua trả tiền hàng. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên ghi đầy đủ nội dung và ký vào phiếu sau đó chuyển cho kế toán trởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ bằng số và chữ vào phiếu thu. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho ngời nộp tiền và 1liên lu tại nơi lập phiếu. Cuối ngày phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.