Công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh có địa bàn kinh doanh khá rộng. Các trạm đợc bố trí gần nh toàn bộ tỉnh Quảng Ninh và có 3 trạm đợc mở trên địa bàn tỉnh bạn là trạm Sơn Tây, trạm Thái Bình và trạm Hoà Bình. Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán của Công ty vừa tập trung vừa phân tán là rất hợp lý. Việc kiểm tra xử lý thông tin đợc tiến hành kịp thời chặt chẽ. Lãnh đạo đơn vị có thể kịp thời nắm bắt đợc các thông tin kế toán, từ đó thực hiện kiểm tra và chỉ đạo sát sao các hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Phòng kế toán - tài chính của Công ty gồm 8 cán bộ nhân viên kế toán. Mỗi ngời đợc phân công đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng. Công ty có 8 trạm khu vực, mỗi trạm bố trí một đồng chí kế toán theo dõi tình hình nhập, xuất , tồn kho hàng hoá. Cuối tháng kế toán các trạm nộp báo cáo tiêu thụ hàng hoá về công ty dới hình thức báo sổ.
Nhiệm vụ cụ thể của mỗi cán bộ kế toán nh sau:
*Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Là ngời phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán của đơn vị. H ớng dẫn cho kế toán các trạm cũng nh các cán bộ kế toán của phòng thực hiện đúng theo các chế độ, chính sách của Nhà nớc cũng nh của ngành. Tham mu giúp giám đốc về công tác tài chính trong các hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn theo dõi một số khoản về công tác tiêu thụ hàng hoá, các khoản nộp ngân sách, các quỹ xí nghiệp. Là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và các cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kinh doanh, các báo cáo tài chính.
* Phó phòng kế toán: Đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, phụ trách các sổ tổng hợp (sổ nhật ký chứng từ, sổ cái). Lập các báo cáo kế toán và
giúp kế toán trởng trong khâu hạch toán. Ngoài ra còn phải theo dõi các khoản về chi phí, tài sản và các khoản nợ phải thu.
* Kế toán theo dõi mua hàng và tồn kho: Theo dõi các khoản phải thanh toán với ngời bán hàng hoá, tài khoản hàng tồn kho ( TK 156,TK 3311).
* Kế toán bán hàng: Theo dõi các tài khoản về công tác tiêu thụ(TK 131,TK 5111).
* Kế toán vận tải:Theo dõi các khoản về thanh toán với các đơn vị vận tải, bốc xếp hàng hoá, chi phí vận chuyển ( TK 3312).
* Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản tạm ứng, nợ phải trả và kế toán thanh toán với ngân hàng ( TK 112,141,3388).
* Thủ qũy: Theo dõi tài khoản tiền mặt ( TK 111).
Đối với kế toán các trạm: Hàng ngày kế toán các trạm lập chứng từ ban đầu, lập các bảng kê và vào sổ chi tiết có liên quan. Định kỳ, kế toán các trạm nộp các báo cáo mua, bán hàng và các bảng kê về phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào chứng từ do các trạm gửi về , kế toán Công ty đ ợc giao nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán theo dõi mua hàng để vào sổ, lên nhật ký chứng từ số 05, lên bảng kê số 8 “ Nhập - Xuất - Tồn kho” và báo cáo hàng mua. Kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ, hoá đơn bán hàng và sổ theo dõi chi tiết, vào sổ tổng hợp và lên bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 8, báo cáo chi tiết. Sau đó đối chiếu với các phần hành có liên quan nh kế toán kho hàng hoá,kế toán thanh toán.Các chứng từ này đợc lu trữ tại phòng kế toán công ty.
sơ đồ bộ máy Kế toán công ty chế biến và kinh doanh than quảng ninh
Kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán)
Chú thích: Chỉ đạo Tham mu
Việc tổ chức công tác kế toán nh trên đã tạo điều kiện cho lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh đợc các tổn thất về hàng, tiền đồng thời tổng hợp đợc toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách khách quan và chính xác giúp cho lãnh đạo Công ty đa ra đợc những quyết định đúng đắn nhất và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý và sử dụng sổ kế toán của Nhà nớc đề ra.