II. Tổ chức hạch toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty :
3. Hạch toán chi tiết vật liệu,công cụ dụng cụ tại công ty May Thăng Long:
Thăng Long:
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại giá trị. Để hạch toán chính xác kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán, là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Chứng từ bao gồm:
-Phiếu nhập kho vật t.
-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Trình tự hạch toán kế toán quá trình thu mua nhập kho nguyên vật liệu tại công ty đợc tiến hành nh sau:
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t ( nếu có), phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho vật t thành 3 liên: phụ trách phòng kế hoạch ký tên vào phiếu và chuyển 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t.
Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kế hoạch, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng ký tên vào cả 3 liên. Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng qui cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời cùng ngời giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của ngời giao hàng, nhận hàng, thủ kho phải gửi 1 liên kèm theo cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có ) về phòng kế hoạch, thủ kho giữ lại
Giá thực tế VL, CCDC xuất kho
trong kỳ
Số lương VL, CCDC
xuất kho trong kỳ Giá thực tế bình quân đơn vị VL, CCDC
một liên ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu. Một liên có chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán cho ngời bán.
Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đợc nhập vào đúng kho nh đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý khoa học, vừa thuận tiện cho việc xuất kho vừa thuận lợi cho công tác quản lý.
Mẫu hoá đơn bán hàng
Bảng 2.1 Mẫu 01 - GTKT- 3LL
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 ( Giao cho khách hàng ) Ngày 23 tháng 03 năm 2001.
Đơn vị bán: Công ty vật liệu may Nha Trang.
Địa chỉ: 02 Nguyễn Thiện Thuật, Nha Trang,
số TK 73010056 NHĐT và PT Khánh Hoà.
Điện thoại: (058)822105-915156 Mã số thuế:4200238695.
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Thị Lê.
Đơn vị: Công ty may Thăng Long.
Địa chỉ: 250 Minh Khai - Hà Nội, số TK
Hình thức thanh toán: Mã số thuế:0100101107.
Đơn vị: Đồng. Stt Tên hàng hoá dịch
vụ
Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải sơ mi 4J2E6 m 7000 9500 66.500.000
Cộng tiền hàng 66.500.000
Thuế xuất giá trị gia tăng:10% 6.650.000
Tổng tiền thanh toán 73.150.000
Ngời mua hàng
(Ký, Họ tên) Kế toán trởng(Ký, Họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, Họ tên)
Bảng 2..2
Phiếu nhập vật t
Công ty May Thăng Long Mẫu 02 - VT
Ngày 23 tháng 03 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 114 TC/QĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính
Họ và tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Lê.
Theo số : Ngày thángnăm 2001 của
Biên bản kiểm nghiệm: Nợ:
Có:
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu. Danh
điểm Tên qui cách, Đơn vị Theo Số lợng chứng từ Thự c nhập Vải sơmi 4J2E6 M 7000 7000 9500 66.500.000 Cộng 66.500.0 00 Nhập ngày 23 tháng 3 năm 2001 Thủ kho (Ký, Họ tên)
Đây là phiếu nhập kho đối với hàng doanh nghiệp mua về để tiến hành sản xuất, nên trên phiếu phản ánh cả giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Còn đối với hàng nhận gia công cho khách thì phiếu nhập kho không phản ánh giá trị nguyên vật liệu mà chỉ phản ánh số lợng.
*Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Khi có yêu cầu, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lợng định mức và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng kế hoạch ra lệnh xuất nguyên vật liệu.
Ngời nhập (Ký, Họ tên)
Phụ trách cung tiêu
Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành 3 liên sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị lĩnh 1 liên. Khi lĩnh vật t đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu với thủ kho rồi ký vào 3 liên: 1 liên thủ kho gửi lên phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị lĩnh giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị, 1 liên gửi phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 2.3
Phiếu xuất kho
Công ty May Thăng Long Mẫu 02-VT
Ngày 27 tháng 3 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 1141-
TC/QĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Minh.
Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất. Nợ: Có:
Xuất tại kho: Nguyên vật liệu.
T
T Tên qui cách, nhãn hiệu Mã số Đơ n vị tính Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thự c nhập 1 Vải sơmi 4J2E6 m 5000 5000 9500 47.500.000 Cộng 47.500.0 00 Xuất ngày 27 tháng 3 năm 2001.
* Phơng pháp ghi sổ: Theo phơng pháp thẻ song song việc ghi chép chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện ở cả kho và phòng kế toán.
Phụ trách bộ phận
Tại kho: Do chỉ theo dõi chỉ tiêu về số lợng nên vật liệu nhập gia công hay vật liệu do doanh nghiệp mua về đều đợc theo dõi quản lý nh nhau.
Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lợng.
Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc ghi chép, theo dõi trên một thẻ kho, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng ở thẻ kho.
Bảng 2.4
Thẻ kho
Công ty May Thăng Long Mẫu 02 -VT
Tháng 3 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính
Ngày lập thẻ: Tờ số
Tên vật t: Vải sơmi 4J2E6.
Đơn vị tính: Mét.
Mã số:
ST Chứng từSH NT Diễn giải Ngày N- Nhập Xuất TồnSố lợng Xác nhận của
1 Tồn đầu tháng 3000 2 0312 9 1/3 Nhập trong tháng 23/3 7000 10000 3 0642 54 23/3 Xuất cho XN 1 27/3 5000 5000 4 0673
21 27/3 Xuất cho sản xuất XN 2 ... 28/3 ... ... 2000... 3000... 28/ 3 Cộng tháng 3 9718 10140 Tồn cuối tháng 2578
Cuối ngày, thủ kho phải ra số tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ 5-7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ.
Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty mở sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc mở cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tơng ứng với thẻ kho của thủ kho.
Định kỳ 3-5 ngày kế toán xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho gửi lên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại theo số thứ tự của phiếu nhập, phiếu xuất của từng kho và tổng hợp số liệu ở các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiến hành báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mỗi sổ chi tiết đợc đóng thành quyển và đợc mở phù hợp với từng loại nguyên vật liệu của từng kho.
Sản phẩm của công ty May Thăng Long 80% là hàng gia công loại này doanh nghiệp chỉ hạch toán phần chi phí sản xuất mà doanh nghiệp bỏ ra, không thực hiện việc kế toán giá trị nguyên vật liệu của khách hàng gửi đến. Vì vậy, đối với phiếu nhập kho hàng gia công chỉ phản ánh số l- ợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, kế toán ghi sổ chi tiết chỉ tiêu số lợng.
Ngoài ra, công ty còn tổ chức sản xuất hàng nội địa, công ty mua nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Với loại này kế toán theo dõi cả số lợng và giá trị vì vậy nó đợc ghi đầy đủ trên phiếu chỉ tiêu. Sau khi tính ra số lợng vật t tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên báo cáo nguyên vật liệu tồn kho và báo cáo nhập, xuất, tồn kho của thủ kho gửi lên, số liệu 2 bảng này phải khớp nhau. Ngoài ra để kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu xuất đợc chính xác kế toán còn phải đối chiếu sổ sách của đơn vị.
Bảng 2.5
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Tháng 3 năm 2001.
Tên vật liệu: Vải sơmi 4J2E6. Đơn vị tính: mét.
S T T Chứng từ Trích yếu TK đối xứn Đơ n giá Nhập Xuất Tồn SH N T SL TT SL TT SL TT 1 1/ 3 Tồn đầu tháng 3 850 0 3000 255000000 2 031 29 23/3 Nhập trong tháng 950 0 7000 66.500.00 10000 92000000 3 064 254 27/3 Xuất cho XN I 621 950 0 5000 47.5000.000 5000 44500000 4 28 /3 Xuất cho sản xuất XN II 621 950 0 2000 19.000.000 3000 25500000 Cộng tháng 3 9718 103.750.000 10140 94.650.000 Tồn cuối tháng 3 257 8 34600000
Bảng 2.6
Báo cáo nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu
Tháng 3 năm 2001 S
T hàngLoại n vịĐơ Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳSL T.T SL T.T SL T.T SL T.T
1 Vải lót M 120 276.000 13.4 64 9.424.800 11.250 7.875.000 2.334 1.825.800 2 Vải sơmi 4J2E6 M 3000 25.500.000 9.718 103.750.000 10.140 94.650.000 2.578 34.600.000 3 Vải bò 10Z M 500 7.750. 000 12.000 204.470.000 11.000 177.100.000 2.200 35.120.000 4 Vải bò nhật M 9500 77.900.000 25.000 222.500.000 16.000 142.400.000 18.500 158.000.000 5 Vải ngoài M 1.530 7.650.000 11.000 60.500.000 8.000 44.000.000 4.530 24.150.000 Tổng cộng M 14.650 119.076.000 71.882 660.644.800 56.390 466.025.000 30.142 253.695.800