II, Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt Kim Thăng Long.
3, Về chứng từ luân chuyển
Việc vận dụng chế độ ghi chép ban đầu và quy định trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đảm bảo phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Tuy nhiên, chứng từ hoá đơn của công ty lập nhiều liên nh vậy là không cần thiết. Hiện tại ở công ty phiếu nhập kho đợc lập 4 liên:
Liên 1: Do nhân viên kinh tế phân xởng giữ Liên 2: Do phòng kế hoạch vật t giữ
Liên 4: Do thủ kho giữ
Hoá dơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập 4 liên Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t Liên 2: Lu tại phòng tài vụ
Liên 3: Lu tại kho Liên 4: Giao cho khách
Theo chế độ ghi chép hiện hành và căn cứ vào tình hình thực tế của công ty, theo tôi phiếu nhập kho không cần lập 4 liên mà chỉ cần 3 liên là đủ vì liên 4 do thủ kho giữ để vào thẻ kho. Nh vậy, ta không cần dùng đến liên này mà dùng liên 2. Thủ kho sau khi giữ lại liên 2, vào thẻ kho thì chuyển liên này lên phòng kế toán rồi lu ở đó. Làm nh vậy sẽ giảm đi một liên không cần thiết.
Tơng tự nh vậy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cũng chỉ cần 3 liên. Thủ kho dùng chứng từ vào sổ xong chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lu ở đó.
Nh vây, trong trình tự luân chuyển mới, các chứng từ sẽ đợc chuyển tới kho, thủ kho căn cứ vào đó để tiến hành nhập, xuất thành phẩm và ghi vào thẻ kho. Định kỳ nhân viên kinh tế sẽ xuống kho thu nhận chứng từ, đồng thời ghi chép của thủ kho, các chứng từ đó sẽ đợc lu ở phòng kế toán. Trình tự luân chuyển mới nh sau:
Việc giảm các liên chứng từ sẽ giảm đợc khối lợng ghi chép và sẽ giảm đợc chi phí gián tiếp.
4,Về kế toán thành phẩm
4.1 Về hạch toán chi tiết sản phẩm. Nhân viên kế toán phân xởng Phòng kế hoạch vật t Phòng tài chính kế toán
Hiện nay ở công ty đang tiến hành hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi thẻ song song. Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại sản phẩm, hoạt động nhập xuất không nhiều và diễn ra không thờng xuyên. Trong quá trình thực tập tại Công ty Dệt Kim Thăng Long tôi thấy số lợng chủng loại sản phẩm của công ty khá đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ. Đồng thời việc nhập, xuất kho thành phẩm diễn ra thờng xuyên, hơn nữa trình độ cán bộ kế toán của công ty là tơng đối cao. Cho nên, theo tôi nghĩ công ty có thể hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ số d ( phơng pháp này đã đợc trình bày ở phần I ). Trong phơng pháp này kế toán có thể theo dõi hàng hoá cả về số l- ợng lẫn giá trị.
4.2 Về giá thc tế của thành phẩm xuất kho.
Công ty Dệt Kim Thăng Long xây dựng giá thành theo giá thành công xởng thực tế và công tác hạch toán thành phẩm cũng đợc đánh giá theo giá thực tế. Nh- ợc điểm lớn nhất của phơng pháp này là không phản ánh kịp thời về mặt giá trị cũng nh tình hình biến động về mặt số lợng thành phẩm do đó không phát huy đ- ợc vai trò giám đốc bằng tiền của kế toán. Đồng thời, do việc tính giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho phải chờ đến cuối tháng mới có thể xác định đợc. Do đó công tác kế toán thờng bị dồn vào cuối tháng, gây khó khăn cho nhân viên kế toán cũng nh không phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh từ đó dẫn đến yêu cầu thông tin cho công tác quản lý không đợc đáp ứng. Để khắc phục hạn chế này kế toán nên sử dụng giá hạch toán trong việc đánh giá thành phẩm đến cuối tháng, khi xác định đợc giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ =
Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn *
Hệ số giá vật
(hoặc tồn kho cuối kỳ) kho cuối kỳ) liệu Trong đó:
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Ví dụ : Giả sử công ty sử dụng giá hạch toán và đối tợng tính giá thành phẩm xuất kho là hàng Polo Shirt với giá hạch toán là 25.000đ/ chiếc, theo số liệu tháng 1 ta có: số lợng hàng tồn kho đầu tháng 1 là 25 chiếc với giá thực tế là 24.300 đ/chiếc. Trong tháng 1 nhập kho 500 giá thực tế là 24.500 đ/chiếc; trong tháng xuất kho 515 chiếc.
Khi nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh kế toán ghi giá vốn hàng bán theo giá hạch toán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 12.875.000 Có TK 155: 12.875.000
Cuối tháng, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán theo giá thực tế. Ta có:
Hệ số giá của thành phẩm =
(25 x24.300) +(500 x24.500) (25 x25.000) + (500 x25.000)
Kế toán ghi âm bút toán đã lập theo giá hạch toán rồi ghi theo giá thực tế của thành phẩm xuất kho, kế toán ghi:
Nơ TK 632: (12.875.000 x0.928) 11.948.000 Có TK 155: (12.875.000 x0.928) 11.948.000
Theo kiến nghi nếu công ty áp dụng phơng pháp sổ số d hạch toán chi tiết thành phẩm và xây dựng giá hạch toán của thành phẩm thì trên bảng kê số 8 nhập
- xuất - tồn kho thành phẩm kế toán sẽ ghi chỉ tiêu theo hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế.
Đồng thời, theo phơng pháp này công ty nên lập bảng kê số 9 để tính giá thực tế thành phẩm xuất kho. Căn cứ để lập bảng kê này là bảng kê số 9 của tháng trớc, chứng từ sổ kế toán có liên quan đến tập hợp chi phí sản xuất; các chứng từ, sổ kế toán liên quan nhập, xuất thành phẩm trong tháng để từ đó tính đợc giá thực tế của thành phẩm xuất kho. Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch toán của thành phẩm (giá hạch toán có thể chọn từ giá thành kế hoạch hoặc giá thực tế năm trớc )
Cách lập bảng kê số 9:
-Chỉ tiêu số d đầu tháng: đợc chuyển từ chỉ tiêu số d cuối tháng của bảng kê số 9 tháng trớc sang.
-Chỉ tiêu phát sinh trong tháng: tập hợp từ các sổ kế toán, nhật ký chứng từ liên quan tới tập hợp chi phí sản xuất trong tháng để ghi vào cột giá thực tế.
-Chỉ tiêu cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng: Tiến hành công số d đầu tháng và phát sinh trong tháng.
- Chỉ tiêu hệ số chênh lệch bằng tỉ lệ giữa tổng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng theo giá hạch toán.
- Chỉ tiêu xuất trong tháng = Hệ số chênh lệch * Tỷ giá hạch toán của số thành phẩm xuất ( tính theo giá thực tế )
- Chỉ tiêu tồn kho cuối quý = số d đầu tháng + số phát sinh trong tháng - số xuất kho trong tháng.
Giả sử công ty xây dựng giá hạch toán nh trong bảng kê. Tôi xin lập mẫu bảng kê số 8 và bảng kê số 9 của công ty (xin xem trang sau)
Bảng kê số 9 Tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá Quý I /2001 TK 155- Thành phẩm (Hàng nội địa) Hạch toán Thực tế 1, I, Số d đầu quý I 2, II, Phát sinh trong quý
3, Từ NKCT số 1(ghi có TK 111) 4, Từ NKCT số 2 (ghi có TK 112) 5, Từ NKCT số 5(ghi có TK 331) 6, III, cộng số d đầu quý và PS trong
quý
7, IV, Hệ số chênh lệch 8, V, Xuất kho trong quý 9, VI,Tồn kho cuối quý
Ngày 1 tháng 4 năm 2001 Kế toán ghi sổ Kế toán trởng