III, Nội dung công tác tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp công nghiệp.
2, Tình hình quản lý và hạch toán thành phẩm.
2.2. Kếtoán chi tiết thành phẩm
2.2..1: Chứng từ và thủ tục Xuất - Nhập kho thành phẩm.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào chứng từ kinh tế. Cho nên, các hoạt động Nhập -Xuất kho thành phẩm diễn ra phải đợc lập chứng từ một cách đầy đủ, kịp thời vì đây là khâu hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ Nhập- Xuất kho thành phẩm,là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán kho thành phẩm.
Hiện nay, việc Nhập- Xuất kho thành phẩm ở công ty sử dụng các chứng từ sau:
• Phiếu nhập kho thành phẩm ( mẫu số 1) • Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 4)
• Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn vận chuyển nội bộ( mẫu số5) 2.2.2 Thủ tục nhập kho thành phẩm .
Sau khi kết thúc quá trình sản xuất, những sản phẩm hoàn thành đợc bộ phận KCS kiểm tra chất lợng, xác nhận sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, ghi rõ số lợng thực tế từng loại sản phẩm, xác nhận vào biên bản xác nhận vào biên bản kỹ thuật, sau đó sẽ đợc đóng gói và nhập ko thành phẩm. Phiếu nhập kho do nhân viên kinh tế phân xởng lập gồm 4 liên:
Liên 1: Do nhân viên kinh tế phân xởng giữ Liên 2: Do phòng kế hoạch giữ
Liên 3: Do phòng tài chính kế toán giữ Liên 4: Do thủ kho giữ
Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho nh sau:
(1) ( (2) (3) 1
(1) Thành phẩm sau khi hoàn thành đợc phòng KCS kiểm tra đạt yêu cầu mới đợc nhập kho. Nhân viên kinh tế phân xởng nhập kho chỉ theo dõi số lợng sản phẩm hoàn thành nhập kho rồi chuyển thủ kho.
(2) Thủ kho nhận phiếu nhập kho, kiểm tra hàng nhập kho, ký nhận vào phiếu. Thủ kho giữ lại một liên làm căn cứ để ghi thẻ kho.
(3) Phòng kế hoạch giữ một liên làm căn cứ theo dõi tình hình thực hiện giá trị hàng hoá và số lợng còn tồn kho trên cơ sở đó ký kết hợp đồng, giao hàng cho ngời mua và cung cấp tài liệu cho phòng kế toán.
(4) Phòng tài vụ giữ một liên để vào sổ theo dõi tình hình Nhập- Xuất trong tháng, đồng thời cuối tháng tiến hành việc đối chiếu số liệu với kho. Phiếu nhập kho đợc trình bày theo mẫu số 1( xin xem trang sau)
-Phòng tài vụ sau khi đối chiếu số liệu giữa hai phòng kinh doanh và phòng điều hành thì lấy số liệu tổng cộng để ghi vào sổ nhập thành phẩm.
phân xưởng
Mẫu số 2: Sổ nhập thành phẩm (hàng nội địa) Quý I / 2001 Tên sản phẩm D đầu kỳ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng PS quý Polo Shirt 25 500 425 635 1560 Coston thêu 50 750 780 795 2.325 TShirt 45 800 300 1050 2.150 ... ... ... ... ... ... Cộng 5.000 32.784 28.956 29.221 90.961
-Đối với hàng xuất khẩu thì cách ghi sổ có thay đổi so với hàng nội địa do có giá gia công hàng xuất khẩu, nguyên vật liệu nhập từ đơn vị bạn, Công ty thực hiện gia công hàng sau đó xuất lại cho đơn vị bạn. Sổ nhập kho thành phẩm đối với hàng xuất khẩu đợc trình bày theo mẫu số 3 (xin xem trang bên).
Trình tự nhập kho thành phẩm ở công ty nói chung là chặt chẽ, đảm bảo cho việc nhập kho thành phẩm đúng số lợng, mặc dù thành phẩm nhập kho chỉ đợc theo dõi về mặt số lợng. Phiếu nhập kho của công ty cũng là chứng từ để kế toán tính lơng cho công nhân theo số lợng sản phẩm hoàn thành nhập kho.
2.3 Thủ tục xuất kho thành phẩm.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng tại kho của công ty kế toán sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là một loại chứng từ phản ánh xuất kho thành phẩm bán cho khách. Hoá đơn này đợc lập thành 4 liên.
Liên 1: Lu tại phòng cung tiêu Liên 2: Lu tại phòng tài vụ Liên 3: Lu tại kho
Liên 4: Giao cho khách hàng
Trình tự luân chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nh sau:
phòng kế
-Phòng kế hoạch: Lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, một liên giao cho khách hàng, một liên chuyển phòng kế toán. Sau đó xuống kho nhận hàng cùng ngời mua.
-Tại kho: thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đã có chữ ký của các bên có liên quan tiến hành giao hàng theo số lợng và chủng loại ghi trong hoá đơn và lu một liên hoá đơn đó.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc trình bầy trong mẫu 4 trang bên.
*Đối với việc xuất kho giao cho đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm thì khi khách hàng cầm lệnh xuất kho đã có số thực xuất lên phòng kinh doanh để nhân viên phụ trách phần đó viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đợc lập 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t Liên 2: Dùng để vận chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để thanh toán.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc trình bày theo mẫu 5 trang bên. 2.4 Hạch toán chi tiết thành phẩm.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm, phải tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm . ở Công ty Dệt Kim Thăng Long kế toán chi tiết đợc tiến hành theo trình tự sau:
Các số liệu từ các chứng từ, phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc ghi chép vào thẻ kho, sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn kho của phòng tài chính kế toán, sổ theo dõi nhập, xuất tồn kho của phòng kế hoạch vật t. Công tác hạch toán chi tiết thành phẩm đợc tổ chức bằng sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho, phòng tài chính kế toán và phòng kế hoạch vật t. cụ thể:
ở kho: Việc hạch toán đợc tiến hành trên thẻ kho. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận đợc để nhập, xuất hàng hoá trong ngày. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ đó để vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn.
Cách lập thẻ kho: Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm , thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ; sau đó dùng các chứng từ nàyđể ghi vào thẻ kho số lợng thành phẩm thực nhập, thực xuất theo nguyên tắc mỗi chứng từ ghi vào một dòng theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho và tính ra thành phẩm tồn kho. Đồng thời tiến hành kiểm kê thành phẩm tồn kho thực tế. Mẫu thẻ kho đợc trình bày theo mẫu số 6 trang bên.
ở
phòng kế hoạch vật t: Tiến hành ghi chép tình hình nhập, xuất thành phẩm trên sổ nhập xuất thành phẩm, số liệu trên sổ đợc theo dõi theo chỉ tiêu số lợng. Mẫu sổ nh sau:
Mẫu số 7:
Sổ xuất kho thành phẩm (hàng nội địa) Quý I / 2001
Ngày Tên khách hàng Số lợng Polo Shirt Coston thêu ... TShirt
25/1 Anh Tùng 43 20 15 8
26/1 Anh Minh 35 10 15
... ... ... ... ... ...
Cộng 94.348 2.000 1.580 1.560
Mẫu sổ nhập kho thành phẩm cũng tơng tự mẫu xuất kho thành phẩm. Dựa vào các sổ chi tiết này, phòng kế hoạch vật t sẽ lập báo cáo về khả năng tiêu thụ của từng chủng loạihàng để gửi cho Ban Giám đốc để có thể quyết định hớng sản xuất của chu kỳ hạch toán tiếp theo.
Tại phòng kế toán: Kế toán thành phẩm theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm căn cứ vào các chứng từ do thủ kho và phòng kinh doanh gửi lên đã hợp lý hợp pháp cha. Đồng thời phòng kế toán lập sổ tổng hợp nhập, xuất thành phẩm(Mẫu số 8). Cuối tháng hoặc cuối quý, thủ kho cùng nhân viên ghi chép ở
phòng cung tiêu đối chiếu số liệu sau đó đối chiếu với phòng tài chính kế toán. Do cuối tháng mới tính đợc giá thành cho nên sau khi đối chiếu đợc số chính xác nhập - xuất - Tồn trong kỳ kế toán thành phẩm lập bảng kê nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị và đợc lập riêng cho hàng nội địa , hàng xuất khẩu. Phơng pháp lập đợc trình bày ở phần sau. Mẫu số 8: Sổ tổng hợp nhập - xuất kho thành phẩm ( Hàng nội địa ) Quý I / 2001 Tên sản Đvị tính Số d
đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý
Tồn cuối quý
T1 T2 T3 T1 T2 T3
Polo Shirt cái 25 500 425 635 515 430 600 40
Coston thêu nt 50 750 780 795 785 790 728 72
TShirt nt 45 800 300 1050 820 325 950 100
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng 5.000 32.784 28.956 29.221 34.256 36.758 23.334 1.613 Việc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận đợc tiến hành chặt chẽ tỉ mỉ theo
từng loại thành phẩm.
2.5. Kế toán tổng hợp thành phẩm
Do đặc điểm thành phẩm của công ty có nhiều loại thành phẩm, với nhiều chủng loại khác nhau. Để theo dõi tình hình biến động thờng xuyên của tài sản và hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Để phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán sử dụng bảng kê số 8- Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Bảng kê này đợc lập vào cuối quý và theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu: số lợng và chất lợng.
Cơ sở để ghi bảng kê này là bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm của quý trớc và các sổ chi tiết theo dõi nhập xuất thành phẩm trong quý.
Nguyên tắc ghi bảng kê: Mỗi chủng loại thành phẩm đợc ghi trên một dòng để tiện theo dõi.
Cách lập bảng kê:
-Số tồn đầu quý: Chuyển số tồn cuối quý của bảng kê số 8 quý trớc sang -Phần nhập trong quý: Kế toán tập hợp và phân loại các sản phẩm từ các sổ chi tiết nhập, xuất thành phẩm trong quý để ghi vào chỉ tiêu số lợng. Đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế của thành phẩm để ghi vào cột thành tiền.
-Số tồn cuối quý: đợc xác định
Tồn cuối quý = Tồn đầu quý + Nhập trong quý - Xuất trong quý ở Công ty Dệt Kim Thăng Long kế toán áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Căn cứ vào số liệu trên bảng nhập xuất tồn thành phẩm và sổ chi tiết giá vốn hàng bán kế toán ghi sổ tổng hợp.
*Khi nhập kho thành phẩm từ phân xởng sản xuất hoàn thành kế toán ghi Nợ TK 155 : Giá thành công xởng
Có TK 154 : thực tế nhập kho
*Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu của kế toán tính giá thành chuyển lên để ghi giá thành công xởng thực tế nhập kho vào phần ghi Nợ TK 155, Có TK 154 của bảng kê số 8. Tổng hợp bảng kê số 8 cuối quý I/2001 có số liệu sau:
Nợ TK 155 : 1.952.625.622 Có TK 154: 1.952.625.622
*Thành phẩm khi xuất kho bán cho khách hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8:
Nợ TK 632: 2.487.545.597 Có TK 155: 2.487.545.597
*Khi xuất kho thành phẩm làm mẫu cho các đại lý hoặc biếu tặng, phục vụ bán hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Có TK 155- thành phẩm
Cuối quý, kế toán thành phẩm chuyển các số liệu ở bảng kê các sổ chi tiết có liên quan cho kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 155- thành phẩm. Căn cứ để vào sổ cái các TK là sơ đồ tài khoản chữ T. Cách ghi sổ cái các TK nói chung nh sau:
- Cột " số d đầu năm": Đợc chuyển từ số d cuối tháng 12 của sổ cái TK đó năm trớc sang tơng ứng với d nợ hoặc d có.
- Phần ghi có các TK, đối ứng nợ TK... : Ghi tất cả các TK đối ứng với phát sinh nợ của TK ghi sổ cái
- Dòng cộng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh Nợ theo từng tháng của tài khoản, lấy số liệu ở bên nợ trên tài khoản chữ T của tài khoản ghi sổ cái.
- Dòng tổng số phát sinh có: Đợc lấy chỉ ở một dòng của phát sinh có trên tài khoản chữ T của TK ghi sổ cái.
- Số d cuối tháng: Tuỳ theo tài khoản ghi sổ cáicó số d nợ hoặc có để cộng với số phát sinh nợ hoặc có trừ đi số phát sinh có hoặc nợ để tính ra số d cuối tháng của tài khoản là d nợ hay d có.
mẫu số10 : Sổ cái TK 155- thành phẩm năm 2001 Số d đầu năm Nợ Có 549.142.550 - Đơn vị tính: đồng Ghi Có các TK T1 T2 T3
TK 154 750.875.207 780.765.673 420.984.742 Cộng số phát sinh nợ 750.875.207 780.765.673 420.984.742 Tổng số phát sinh có 1.291.818.656 754.283.154 441.443.787 Số d cuối tháng Nợ 8.199.101 34.681620 14.222.575 Có *