Đơn giản: Cỏc thuộc tớnh dữ liệu mụ tả bất cứ thực thể đó cho nào thỡ chỉ nờn mụ tả thực thể đú thụi Mỗi thuộc tớnh của một thể hiện của thực thể chỉ cú thể cú một giỏ trị
Khụng dư thừa: Mỗi thuộc tớnh khụng phải là khoỏ ngoại mụ tả tối đa một thực thể. Tỡm cựng một thuộc tớnh được ghi lại nhiều lần dưới cỏc tờn khỏc nhau
Linh động và dễ điều chỉnh cho những nhu cầu phỏt sinh trong tương lai
6.3.2. Trỡnh tự xõy dựng ERD
Xỏc định cỏc thực thể (Top-down)
Xỏc định bậc của cỏc quan hệ giữa cỏc thực thể (rừ ràng ngữ cảnh)
Hoàn thiện cỏc quan hệ với cỏc số yếu tố (rừ ràng ngữ cảnh)
Xõy dựng mụ hỡnh.
1-3 N
N
1
G Bước 1: Xỏc định cỏc thực thể Bước 1: Xỏc định cỏc thực thể
Cỏch 1: Một tập thực thể cú thể thuộc một trong 3 loại sau đõy.
Thụng tin liờn quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thống, vớ dụ như húa đơn bỏn hàng thuộc về quỏ trỡnh bỏn hàng, đơn đặt hàng thuộc về quỏ trỡnh mua hàng.
Thụng tin liờn quan tới thuộc tớnh hoặc tài nguyờn của hệ thống, vớ dụ khỏch hàng, nhà cung cấp, vị trớ kho hàng…
Thụng tin đó được khỏi quỏt dưới dạng thống kờ liờn quan tới lập kế hoạch hoặc quản lý như bẳng chấm cụng, lịch trực…
Để nhận ra tập thực thể, phải đặt cõu hỏi để ghi nhận thụng tin về thực thể:
Cỏi gỡ mà ta cần lưu thụng tin về nú? Cỏi gỡ là cốt yếu trong hệ thống?
Cỏi gỡ mà ta núi về nú trong hệ thống?
Cỏi gỡ cú thể dựng để phõn biệt sự kiện của tập thực thể này với sự kiện của một tập thực thể khỏc?
Cỏch 2: Lấy một bản mụ tả về hệ thống hiện tại hoặc cần cú trong tương lai, xem xột cỏc
danh từ cú trong đú xem cú phải là thụng tin cần lưu giữ khụng. Chỳ ý loại bỏ cỏc từ đồng nghĩa. Lưu ý là cú những danh từ mang tớnh mụ tả nhưng lại khụng trở thành một tập thực thể, một số khỏc lại cú thể là tập thực thể tiềm năng.
Vớ dụ: chương trỡnh quản lý kho hàng: theo dừi hàng tồn trong một kho nào đú tại một thời điểm nào đú. Theo dừi chi tiết xuất nhập tồn của mỗi loại hàng húa. In chi tiết xuất nhập vật tư cho mỗi khỏch hàng. Vậy cỏc tập thực thể xỏc định được từ mụ tả này chớnh là: vật tư, kho hàng, khỏch hàng.
Bước 2: Xỏc định mối quan hệ
Quan hệ giữa cỏc tập thực thể thường được diễn tả bởi cỏc động từ, nú xỏc định sự tỏc động của cỏc thực thể với nhau. Để xỏc định được cỏc mối quan hệ giữa cỏc tập thực thể, cần chỳ ý: Nếu cần phải lưu giữ thụng tin về tập thực thể này trong tập thực thể kia thỡ sẽ cú một quan hệ xuất hiện để tạo mối liờn kết. Khi quan hệ giữa hai thực thể là giỏn tiếp thỡ ta khụng cần phải xõy dựng mối quan hệ giữa chỳng.
Vớ dụ: Hệ thống thụng tin quản lý tồn kho gồm 4 thực thể cơ bản sau:
Tờn dữ liệu Bao gồm
Danh mục tồn kho
+ Thẻ giỏ + Hồ sơ tồn kho
+ Bỏo cỏo hàng tồn kho cũ + Danh sỏch đặt hàng bổ sung + Bỏo cỏo mức tồn kho
+ Bản kiểm kờ tồn kho Danh mục hàng bỏn + Hoỏ đơn bỏn hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bỏo cỏo bỏn hàng Danh mục nhà cung cấp + Hoỏ đơn nhà cung cấp + Đơn đặt hàng bổ sung Danh mục bảo hành + Đơn bảo hành
G
Quan hệ giữa Danh mục tồn kho và Danh mục nhà cung cấp là quan hệ n-n vỡ: Mỗi loại sản phẩm trong danh mục tồn kho cú thể cú hơn một nhà cung cấp trong danh mục nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp trong danh mục nhà cung cấp cú thể cung cấp nhiều hơn một loại sản phẩm. Chỳng ta đưa ra tập thực thể mới là Danh mục đặt hàng cú quan hệ 1 - n với cả hai tập thực thể ban đầu. Việc này nhằm tỏch 1 quan hệ n-n thành 2 quan hệ 1-n.
Tương tự, cú quan hệ n – n giữa danh mục đặt hàng và danh mục tồn kho. Chỳng ta đưa ra tập thực thể Chi tiết đặt hàng.
Chỳng ta đó thu thập đuợc danh sỏch một số phần tử dữ liệu, cần xỏc định những thực thể cũn thiếu. Bắt đầu với dữ liệu bỏn hàng, cú một vài trường của hoỏ đơn bỏn mụ tả một khỏch hàng. Vậy khỏch hàng là một đối tượng mà dữ liệu tập hợp vào đú. Do vậy Danh mục khỏch hàng là một tập thực thể.
Nhận xột rằng quan hệ giữa danh mục khỏch hàng và danh mục tồn kho là quan hệ n-n vỡ: Một khỏch hàng cú thể mua nhiều loại sản phẩm. Một loại sản phẩm cú thể được bỏn cho nhiều khỏch hàng.
Với cỏc thuộc tớnh cũn lại trong dữ liệu bỏn hàng ta cú Danh mục bỏn hàng, từ đú chỳng ta cú quan hệ n-n giữa Danh mục bỏn hàng với Danh mục tồn kho vỡ: Một giao dịch bỏn cú thể cú nhiều hơn một loại hàng; Một loại hàng cú thể cú trong nhiều giao dịch bỏn. Do vậy , ta đưa ra tập thực thể mới là Chi tiết bỏn hàng
6.3.3. Qui tắc xõy dựng ERD
Mỗi thực thể phải cú tờn. Mỗi thực thể phải cú định danh
Mỗi thể hiện khụng thể là một thực thể
Mỗi quan hệ phải cú tờn (cú thể mang hoặc khụng mang dữ liệu)
Số yếu tố (bản số) phải hợp lý (rừ ràng ngữ cảnh)
6.3.4. Cỏc kiểu ký hiệu ERD khỏc
Hỡnh 6-4 Biểu đồ quan hệ thực thể của Hệ thống quản lý kho
G
6.4. Xõy dựng biểu đồ dữ liệu quan hệ (RDM)
Mụ hỡnh dữ liệu quan hệ (RDM – Relational Data model) là cụng cụ tiếp theo sau ERD được dựng trong việc mụ hỡnh húa dữ liệu nhằm mục đớch xỏc định danh sỏch cỏc thuộc tớch của cỏc thực thể.
Quỏ trỡnh xõy dựng RDM bao gồm cỏc bước:
Xỏc định cỏc thuộc tớnh cần thiết. Chuẩn húa cỏc thực thể.
Xỏc định cỏc mối quan hệ giữa cỏc thuộc tớnh của cỏc thực thể.
6.4.1. Xỏc định thuộc tớnh
Để xỏc định cỏc thuộc tớnh của cỏc thực thể, cần dựa vào những yếu tố sau:
Sự hiểu biết về hệ thống đang phõn tớch.
Quỏ trỡnh phỏng vấn, trao đổi với người sử dụng.
Cỏc bỏo cỏo, biểu mẫu được dựng trong hệ thống hiện tại.
Từ những thụng tin thu thập được, ta sẽ lập danh sỏch cỏc thuộc tớnh cho cỏc thực thể đó được xỏc định trong ERD. Phõn biệt cỏc thuộc tớnh khúa bằng cỏch gạch dưới.
6.4.2. Phõn tớch và chuẩn húa dữ liệu
Phõn tớch dữ liệu là một quỏ trỡnh chuẩn bị một mụ hỡnh dữ liệu cho việc cài đặt thành một cơ sở dữ liệu đơn giản, khụng dư thừa, mềm dẻo và dễ thớch ứng. Kỹ thuật cụ thể được gọi là sự chuẩn húa.
Chuẩn húa là một kỹ thuật tổ chức cỏc thuộc tớnh dữ liệu sao cho chỳng được nhúm thành cỏc thực thể khụng dư thừa, ổn định, mềm dẻo và dễ thớch ứng:
Khụng cú sự lặp lại cỏc thuộc tớnh ở cỏc bảng khỏc nhau, trừ thuộc tớnh khúa và thuộc tớnh kết nối (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khụng chứa cỏc thuộc tớnh cú giỏ trị là kết quả tớnh được của cỏc thuộc tớnh khỏc. Vớ dụ, thuộc tớnh giỏ thành là kết quả của thuộc tớnh số lượng nhõn với thuộc tớnh đơn giỏ nờn cần phải loại bỏ.
Khụng cú vai trũ giống nhau giữa cỏc thực thể
Khỏi niệm phụ thuộc hàm:
Phụ thuộc hàm đơn trị: từ 1 giỏ trị của khúa trong bảng, ta chỉ xỏc định được 1 giỏ trị cho cỏc thuộc tớnh khỏc.VD: với mỗi mó khỏch hàng, chỉ cú duy nhất một giỏ trị Họ tờn, số điện thoại, địa chỉ…
Thực thể 1 Thuộc tớnh 1 Thuộc tớnh 2 Thuộc tớnh n Thực thể 2 Thuộc tớnh 1 Thuộc tớnh n Thuộc tớnh 2
G
Phụ thuộc hàm đa trị: 1 giỏ trị của khúa trong bảng lại ứng với nhiều giỏ trị của cỏc thuộc tớnh khỏc. Vớ dụ: ứng với một mó số học sinh lại cú nhiều mụn học khỏc nhau vỡ một học sinh cú thể học nhiều mụn học.
Như vậy, nếu cú thuộc tớnh khụng phụ thuộc hàm vào khúa thỡ nú phải nằm trong một thực thể khỏc. Quỏ trỡnh chuẩn húa được thực hiện dựa trờn khỏi niệm phụ thuộc hàm trờn.
Chuẩn húa dạng 1 (1NF: Normal Form): Yờu cầu: cỏc thuộc tớnh nào cú thể xuất hiện nhiều lần với cựng một thực thể thỡ loại bỏ ra. Cỏc thuộc tớnh bị loại ra sẽ cựng với thuộc tớnh khúa của thực thể ban đầu tạo thành một tập thực thể mới.
Chuẩn húa dạng 2: Yờu cầu: tất cả cỏc thuộc tớnh trong thực thể phải phụ thuộc hàm vào
toàn bộ khúa. Đối với cỏc thực thể chỉ cú một trường là khúa thỡ đương nhiờn thỏa món dạng chuẩn 2. Đối với cỏc thực thể cú khúa bao gồm 2 thuộc tớnh trở lờn, nếu trong đú cú những thuộc tớnh phụ thuộc hàm đơn trị vào một bộ phận của khúa thỡ tỏch cỏc thuộc tớnh đú ra thành 1 thực thể mới với khúa là bộ phận khúa của thực thể ban đầu mà nú phụ thuộc hàm.
Chuẩn húa dạng 3: Yờu cầu: tất cả cỏc thuộc tớnh phải phụ thuộc đơn trị vào khúa và
khụng phụ thuộc hàm đơn trị vào bất kỳ thuộc tớnh nào khụng phải là khúa trong thực thể. Tỏch những thuộc tớnh phụ thuộc hàm đơn trị vào thuộc tớnh khụng phải là khúa, đưa chỳng vào thực thể mới cú khúa chớnh là thuộc tớnh mà nú phụ thuộc hàm.
Vớ dụ 6-1: Xột quỏ trỡnh xõy dựng cỏc thuộc tớnh cho cỏc tập thực thể dựa trờn mẫu húa
đơn bỏn hàng của một cụng ty Số HĐ: HểA ĐƠN BÁN Ngày……… Họ tờn khỏch hàng:……….Mó số khỏch hàng:………... Địa chỉ:………
Mó sụ mặt hàng Tờn hàng Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Quỏ trỡnh chuẩn húa diễn ra như sau:
Thuộc tớnh ban đầu
chưa chuẩn húa Chuẩn húa dạng 1 1NF
Chuẩn húa dạng 2 2NF Chuẩn húa dạng 3 3NF Số hiệu đơn Mó số khỏch hàng Ngày đặt hàng Tờn khỏch hàng Địa chỉ Mó số mặt hàng Tờn mặt hàng Số lượng Đơn giỏ Số hiệu đơn Mó số khỏch hàng Ngày đặt hàng Tờn khỏch hàng Địa chỉ Số hiệu đơn Mó số mặt hàng Tờn mặt hàng Số lượng Đơn giỏ Số hiệu đơn Mó số khỏch hàng Ngày đặt hàng Tờn khỏch hàng Địa chỉ Số hiệu đơn Mó số mặt hàng Số lượng Đơn giỏ Mó số mặt hàng Tờn mặt hàng Số hiệu đơn Mó số khỏch hàng Ngày đặt hàng Mó số khỏch hàng Tờn khỏch hàng Địa chỉ Số hiệu đơn Mó số mặt hàng Số lượng Đơn giỏ Mó số mặt hàng Tờn mặt hàng
G
Sau khi chuẩn húa, thu được cỏc thực thể sau:
Đơn hàng bỏn (Số hiệu đơn hàng, Mó số khỏch hàng, Ngày đặt hàng) Khỏch hàng (Mó số khỏch hàng, Tờn khỏch hàng, Địa chỉ khỏch hàng) Dũng đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mó số mặt hàng, Số lượng, Đơn giỏ) Mặt hàng (Mó số mặt hàng, Tờn mặt hàng)
Kết hợp cỏc tập thực thể chung.
Do việc chuẩn húa xuất phỏt từ nhiều tài liệu khỏc nhau nờn cú thể sau khi chuẩn húa sẽ xuất hiện cỏc thực thể giống nhau. Cần phải hợp nhất chỳng thành một thực thể mà chứa đủ cỏc thuộc tớnh. Rất cú thể sau giai đoạn này thỡ thực thể thu được sẽ khụng cũn ở dạng chuẩn 3 nờn cần phải thực hiện chuẩn húa lại cỏc thực thể mới.
Vớ dụ 6-2: Cú 2 tập thực thể đơn đặt hàng được chuẩn húa từ 2 tài liệu là đơn đặt hàng
và tài liệu giao hàng như sau:
Đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mó số khỏch hàng, Ngày đặt hàng)
Đơn đặt hàng (Số hiệu đơn hàng, Tỡnh trạng đơn hàng, Địa chỉ giao hàng)
Sau khi kết hợp cú: Đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mó số khỏch hàng, Ngày đặt hàng, Tỡnh trạng đơn hàng, Địa chỉ giao hàng). Thực thể mới khụng cũn thỏa dạng chuẩn 3 vỡ địa chỉ giao nhận phụ thuộc hàm vào Mó số khỏch hàng là thuộc tớnh khụng phải là khúa của thực thể. Thực hiện chuẩn húa,tỏch thuộc tớnh Địa chỉ giao nhận ra khỏi thực thể ta được thực thể mới: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mó số khỏch hàng, Ngày đặt hàng, Tỡnh trạng đơn hàng) 6.4.3. Xỏc định cỏc mối quan hệ
Theo vớ dụ 6-1 và 6-2 sau khi chuẩn húa, thu được cỏc thực thể sau:
Đơn hàng bỏn (Số hiệu đơn hàng, Mó số khỏch hàng, Ngày đặt hàng)
Khỏch hàng (Mó số khỏch hàng, Tờn khỏch hàng, Địa chỉ khỏch hàng)
Dũng đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mó số mặt hàng, Số lượng, Đơn giỏ)
Mặt hàng (Mó số mặt hàng, Tờn mặt hàng)
Giao nhận (Số hiệu giao nhận, Mó số khỏch hàng, Ngày giao)
Dũng giao hàng (Số hiệu giao nhận, số hiệu đơn hàng, mó số mặt hàng, số lượng
giao)