II. NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ ĐƯỢC GIAO KHOÁN:
B/ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH.
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh gồm các chi phí liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như: Chi phí tiền lương, chi phí thu mua hàng hoá, chi phí sản xuất, gia công, chi phí bán hàng và các khoản chi phí theo qui định của nhà nước như: BHXH, BHYT, BHTN, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiếp thị quảng cáo bán hàng và các khoản phí bằng tiền khác…
1. Quản lý và hạch toán chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:
Các khoản chi phí phục vụ cho việc: Thu mua hàng hoá, chi phí sản xuất, gia công, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi
phí tiếp thị quảng cáo bán hàng và các khoản phí bằng tiền khác…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ theo nội dung kinh tế phát sinh tại thời điểm (Ký kết hợp đồng mua, bán, hợp đồng sản xuất, dự toán quyết toán, báo giá…) đồng thời phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo đúng qui định của Bộ Tài chính và theo định mức chi phí của Công ty theo qui định theo từng thời điểm thực tế của thị trường. Nhân viên thu mua phải chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về tính đúng đắn và hợp pháp của các hoá đơn. Đối với việc thu mua nhỏ lẻ trị giá dưới 100.000 VNĐ không có hoá đơn tài chính thì phải lập “Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn” theo biểu mẫu 04/GTGT.
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra theo dõi và phân tích tình hình thực hiện định mức chi phí cho các khâu sản xuất, gia công, kinh doanh, để thường xuyên đề ra các biện pháp quản lý chi phí và định mức chi phí hợp lý nhất.
Tổ chức hạch toán các khoản mục chi phí vào các tài khoản chi phí (Phòng Kế toán có qui định cụ thể chi tiết kèm theo sau Qui chế Tài chính này).
2. Chi phí khấu hao TSCĐ:
- Việc trích khấu hao TSCĐ và hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ thực hiện tập trung tại Công ty, được thực hiện theo khung thời gian sử dụng TSCĐ theo qui định của Bộ Tài chính, theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính. Đối với những TSCĐ được hình thành từ nguồn vốn vay thì thời gian sử dụng tài sản được tính theo thời gian kế ước vay.
- Đối với công trình XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng nhưng chưa quyết toán giá trị công trình thì Công ty ghi tăng tài sản theo giá tạm tính để trích khấu hao. Sau khi quyết toán giá trị công trình phải điều chỉnh giá trị TSCĐ theo giá trị quyết toán được duyệt.
- Những TSCĐ dừng lại có lý do không tham gia vào sản xuất kinh doanh thì không trích khấu hao.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm: Chi phí sửa chữa thường xuyên và chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
- Hàng năm, vào cuối quí IV, các bộ phận Công ty kết hợp với phòng Kỹ thuật và soát lại toàn bộ các tài sản, trang thiết bị do mình quản lý, sử dụng, đề xuất kế hoạch
sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ cho năm sau, báo cáo với Tổng Giám đốc Công ty để xem xét quyết định.
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị lớn liên quan tới nhiều kỳ sản xuất kinh doanh, Kế toán trưởng có thể đề xuất với Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt phương án trích hoặc phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
3. Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương:
- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương của Công ty bao gồm: Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương tiền công phải trả cho người lao động.
- Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm xây dựng Quy chế trả lương, phân phối tiền lương cho từng bộ phận kinh doanh và cho từng đối tượng lao động. Quy chế trả lương là phân phối quĩ lương không trái với Luật lao động và phải được HĐQT phê duyệt, Tổng Giám đốc Công ty tổ chức triển khai thực hiện. Quỹ lương gồm có: Lương hưởng theo chế độ khoán, lương theo cấp bậc, lương làm thêm giờ (chỉ thanh toán trường hợp đặc biệt).
- Việc phân phối thu nhập hàng tháng đến từng người lao động được công bố công khai. Nếu có vấn đề nào còn chưa rõ hoặc thắc mắc, người lao động còn có thể gặp trực tiếp Trưởng Phòng Tổ chức hoặc Lãnh đạo đơn vị để đề bạt, phản ánh cụ thể. Nếu Lãnh đạo đơn vị hoặc Phòng Tổ chức trả lời chưa thoả đáng, người lao động có quyền gặp Tổng Giám đốc Công ty để được giải quyết.
- Người lao động làm thêm giờ phải có giấy đề nghị làm thêm giờ. Thời gian làm thêm giờ không quá 4 giờ trong một ngày và không quá 200 giờ trong một năm.
- Các bộ phận sẽ bố trí cho người lao động được nghỉ bù khi người lao động đi làm vào các ngày nghỉ trong tuần, ngày lễ, tết, không được chấm công làm thêm giờ.
- Trường hợp phải thanh toán lương thêm giờ, mức lương làm thêm giờ được trả theo qui định của Công ty.
4. Chi phí BHXH, BHYT, BHTN:
- Hàng tháng Công ty trích 7% (5% BHXH, 1% BHYT, 1% BHTN) từ tiền lương cấp bậc, chức vụ, phụ cấp của người lao động thông qua bảng thanh toán lương và trích số tiền tương ứng bằng 18% (15% BHXH, 2% BHYT, 1% BHTN) tiền lương cấp bậc,
chức vụ, phụ cấp lương của người lao động vào chi phí để đóng cho cơ quan BHXH (20% BHXH, 3% BHYT, 2% BHTN).
- Hàng tháng trích 2% kinh phí công đoàn vào chi phí trên cơ sở tổng quỹ lương của Công ty.
- Phòng Tổ chức khi tính BHXH, phải báo lại các khoản phải thu về BHXH của những người nghỉ không lương, những người chờ việc để Phòng Kế toán theo dõi.
- Cuối quý, Phòng Kế toán phải đối chiếu với báo cáo quyết toán BHXH của Phòng Tổ chức hành chính.
5. Chi phí công tác:
- Công tác phí nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác thanh toán những chi phí cần thiết về ăn, ở, đi lại theo mức thông thường trong những ngày đi công tác.
- Khi cử người đi công tác, Tổng Giám đốc Công ty sẽ xem xét việc cử người đi công tác (số lượng, thời gian đi công tác) bảo đảm tiết kiệm hiệu quả.
a. Nội dung công tác phí thanh toán cho cán bộ đi công tác bao gồm: + Tiền mua vé tàu đi xe, về từ cơ quan đến nơi công tác.
+ Phụ cấp lưu trú.
+ Tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác.
+ Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày.
b. Các khoản chi công tác phí được thanh toán cụ thể sau: * Tiền tàu xe:
- CBCNV đi công tác bằng các phương tiện giao thông của Nhà nước, tư nhân, hợp doanh nếu có đủ vé tàu, xe hợp pháp thì được thanh toán theo giá cước của nhà nước qui định.
- CBCNV tự túc phương tiện đi công tác được thanh toán tiền tàu, xe theo giá cước vận tải ô tô hành khách của nhà nước quy định, tính theo số km thực đi. Trường hợp đi công tác vùng núi cao, vùng sâu, vùng xa cùng độ dài đoạn đường thì được thanh toán gấp 2 lần giá cước vận tải ô tô, xe khách tại Hà Nội quy định.
- Các đối tượng thanh toán tiền vé máy bay bao gồm: + Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty.
+ Phó Tổng Giám đốc và trưởng các phòng ban công ty, Giám đốc các công ty thành viên.
+ Các CBCNV nếu đi bằng phương tiện máy bay theo yêu cầu nhiệm vụ công tác phải được Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt thì mới được thanh toán. Nếu không được Tổng Giám đốc phê duyệt cho đi bằng máy bay thì chỉ được thanh toán bằng cước phí tiền tàu hoặc ô tô theo tuyến đi đó.
- Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty, các Phó Tổng Giám đốc Công ty đi công tác có thể phải thuê xe bên ngoài để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thì thanh toán theo thực tế phát sinh.
- Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm: Tiền mua vé cước tàu, xe, máy bay, cước qua phà, đò ngang, lệ phí sân bay, phí qua cầu, đường và các hành lý phục vụ chuyến đi công tác(nếu có) mà cán bộ, nhân viên phải trực tiếp trả, tiền thuê ô tô công tác (phảicó hoá đơn tài chính).
* Phụ cấp công tác phí :
- Phụ cấp lưu trú nhằm hỗ trợ cán bộ, nhân viên đi công tác có thêm tiền để chi trả bữa ăn bình thường hằng ngày.
- Phụ cấp lưu trú được tính từ ngày cán bộ, CNV bắt đầu đi công tác đến ngày về Công ty bao gồm cả các ngày lễ Tết, chủ nhật (nếu CBCNV đi công tác trong những ngày này).
- Mức phụ cấp lưu trú Tổng Giám đốc có quy định cụ thể riêng. * Thuê chỗ ở tại nơi đến công tác:
- Tiền thuê phòng ngủ được thanh toán theo chứng từ hợp lý, hợp lệ. mức chi tiền thuê phòng ngủ được thanh toán theo thực tế.
- Việc thanh toán công tác phí nói trên chỉ áp dụng đối với các đối tượng đi công tác ngắn hạn trường hợp được Công ty cử đi công tác thường trú tại địa bàn khác không áp dụng theo quy định này mà tuỳ theo từng trường hợp Tổng Giám đốc sẽ quy định riêng bằng văn bản.
6. Chi phí đào tạo và bồi dưỡng nâng cao tay nghề:
Chi phí đào tạo và bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho CBCNV chỉ được hạch toán vào chi phí đối với khoản chi cho đối tượng là CBCNV trong công ty.
- Đối với các khoá đào tạo do Công ty tổ chức, Công ty sẽ chịu trách nhiệm chi trả cho khoá học gồm: Chi phí thuê giảng viên, chi phí in ấn tài liệu, dụng cụ giảng dạy, chi phí về nước uống phục vụ cho lớp học.
- Đối với CBCNV được Công ty cử đi học các lớp tập trung ngắn hạn, hoặc dài hạn, theo các hệ thống đào tạo chính quy hay tại chức các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp Công ty sẽ thanh toán 100% tiền học phí và các khoản tiền phụ phí do cơ sở đào tạo thu, tiền mua tài liệu học tập theo đúng chứng từ thực tế, hợp lý, hợp lệ.
- Trường hợp CBCNV được cử đi đào tạo tại các tỉnh và thành phố khác trong nước sẽ được thanh toán vé tàu, xe như chế độ thanh toán đối với các cán bộ đi công tác. Khi tham gia các lớp đào tạo ngắn ngày (dưới 1 tháng ) sẽ được thanh toán tất cả phụ cấp lưu trú và tiền thuê chỗ ở.
7. Chi phí khắc phục bão lũ lụt:
- Khi bão lụt xảy ra, Công ty huy động CBCNV đến Công ty trực để phòng chống bão lụt. Chi phí cho mỗi người tham gia bão lụt là 100.000đ/người/lần.
- Chi mua sắm trang thiết bị phục vụ cho phòng chống bão lụt, chi phí khắc phục những thiệt hại do bão lụt gây ra. Tất cả các chi phí trên được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty.
8. Chi phí hỗ trợ tổ chức Đoàn thể:
Chi phí hỗ trợ tổ chức Đoàn thể được lấy từ nguồn kinh phí của tổ chức này. Nếu nguồn kinh phí của tổ chức Đoàn thể không đủ để chi thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
9. Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Các khoản mua ngoài phải có hoá đơn tài chính phù hợp với qui định của Nhà nước mới được thanh toán.
- Cước chi phí điện thoại, Fax, Internet, Email, dịch vụ bưu chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, khi hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đầy đủ hoá đơn tài chính. Tuyệt đối không được sử dụng các giấy thông báo, bảng kê cước phí… để thay thế cho hoá đơn tài chính. Chi phí điện thoại di động của Cán bộ lãnh đạo Công ty được hạch toán vào chi phí kinh doanh của Công ty, song không được vượt quá mức quy định của Công ty.
- Các khoản chi phí hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các trường hợp đại lý, uỷ thác và được hạch toán vào chi phí theo số phải chi, có đủ chứng từ hợp lý, hợp pháp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài khác như: Chi phí điện, nước sạch, chi phí kiểm toán, tư vấn, dịch vụ công cộng… được hạch toán vào chi phí theo thực tế phát sinh, có chứng từ hợp lý, hợp lệ do Tổng Giám đốc Công ty duyệt chỉ.
10. Trợ cấp thôi việc:
Khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động đã làm việc thường xuyên trong Công ty từ 01 năm trở lên. Công ty có trách nhiệm trợ cấp thôi việc cho người lao động theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Chi phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty.
11. Các khoản chi về tiền thuế, phí, thuê đất:
- Các khoản thuế, phí, tiền thuê đất nộp được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh cỉa Công ty gồm:
+ Thuế môn bài. + Thuế đất.
+ Lệ phí trước bạ (nếu có).
12. Chi phí quảng cáo, tiếp khách, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi phí hội nghị, chi Lể, Tết, chi hiếu, hỷ:
Các khoản chi phí quảng cáo, tiếp khách, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi phí hội nghị và các khoản chi phí khác phải có chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính gắn với nội dung công việc phát sinh và tất cả các khoản chi phí tiền phải nhằm thúc đẩy, xúc tiến công việc và đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho Công ty.
a. Các đối tượng được quyền thanh toán chi phí tiếp khách:
- Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các Công ty thành viên.
- Các đối tượng khác thì được chi tiếp khách khi có sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc hoặc được Tổng Giám đốc đồng ý.
b. Chi phí Hiếu, Hỷ: Theo quy định của Công ty c. Các khoản chi khác:
- Quảng cáo doanh nghiệp, chi phí đối ngoại, chi phí Hội nghị, chi Lể, Tết phải được thông qua HĐQT và Tổng Giám đốc duyệt.
C/ Quản lý thu nhập và các chi phí hoạt động khác 1. Doanh thu bán hàng TK 511:
- Doanh thu bán hàng là các khoản thu từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, các dịch vụ theo các hoá đơn Tài chính được phát hành (thoả mãn các điều kiện được quy định tại điểm 10 của Chuẩn mục số 14 – Doanh thu và thu nhập khác).
2. Doanh thu hoạt động tài chính TK 515:
- Doanh thu hoạt động tài chính gồm các khoản thu do hoạt động đầu tư tài chính mang lại:
+ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp được hạch toán vào Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Thu từ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ (nếu có) phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế giao dịch bằng ngoại tệ trong trường hợp tỷ giá thực tế bán lớn hơn tỷ giá trên sổ kế toán được hạch toán vào Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Doanh thu từ tiền lãi vay do bán hàng chậm trả đã thu được tiền và thu từ tiền lãi vay đã ghi vào khoản doanh thu chưa thực hiện kì trước TK 3387 nay đã thu được tiền.
3. Doanh thu chưa thực hiện TK 3387:
Doanh thu chưa thực hiện trong kỳ (TK 3387) là khoản tiền lãi vay chậm trả theo Hợp đồng kinh tế đã được hai bên Công ty ký Biên bản xác nhận công nợ vào cuối kỳ Kế toán (Tháng, Quý, Năm). Khi có Biên bản xác nhận Kế toán hạch toán khoản lãi