II. NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ ĐƯỢC GIAO KHOÁN:
A/ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ VỐN SỬ DỤNG VỐN
1.Vốn:
- Vốn điều lệ của công ty là số vốn ghi trong Điều lệ Công ty
- Ngoài vốn điều lệ, Công ty được quyền huy động vốn từ các nguồn khác để phục vụ cho phát triển các hoạt động sản xuất king doanh của Công ty. Các hình thức huy động vốn được quy định cụ thể tại mục 2 của Quy chế tài chính này.
2.Huy động vốn:
- Ngoài việc phát hành cổ phiếu để bổ sung vốn điều lệ. Công ty được quyền huy động vốn dưới các hình thức: Vay vốn của các tổ chức tín dụng, vay vốn của các tổ chức cá nhân. Phát hành trái phiếu các loại, nhận vốn góp liên doanh, liên kết, thuê tài chính và các hình thức khác để phục vụ nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
- HĐQT quyết định chủ trương, kế hoạch huy động vốn hàng năm do Tổng Giám đốc trình.
- Trên cơ sở huy động vốn hàng năm đã được HĐQT duyệt, Tổng Giám đốc căn cứ vào vào yêu cầu kinh doanh cụ thể từng thời gian để quyết định việc vay vốn ngắn hạn hay dài hạn hoặc hình thức vay vốn cụ thể khác để đáp ứng yêu cầu đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tổng Giám đốc Công ty là người đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng vay vốn cho các dự án do HĐQT quyết định.
- Đối với các hình thức vay vốn phải trả lãi, về nguyên tắc lãi suất vay vốn áp dụng theo hình thức lãi suất thực tế, nhưng tối đa không quá 1.2 lần lãi suất của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cùng thời điểm. Mọi khoản cam kết về gốc và lãi vay phải trả được thể hiện đầy đủ, chi tiết trong hợp đồng vay vốn.
- Chi phí trả lãi vay được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính.
3.Nguyên tắc sử dụng vốn và các quỹ:
- Công ty được sử dụng vốn và các quỹ của mình để phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Việc sử dụng vốn, quỹ đầu tư xây dựng phải chấp hành đầy đủ các quy định của Công ty và của Nhà nước về đầu tư xây dựng.
- Được hạch toán các khoản mục chi phí vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí hoạt động dịch vụ khác và các khoản chi phí dự phòng rủi ro, thiên tai, hỏa hoạn hoặc những tổn thất bất trắc trong sản xuất, kinh doanh.
4.Thay đổi cơ cấu vốn và tài sản:
- Công ty có quyền thay đổi cơ cấu vốn, tài sản để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh tại Công ty.
- Việc thay đổi cơ cấu về vốn hoặc điều lệ vốn, tài sản do HĐQT quyết định theo đề nghị của Tổng Giám đốc Công ty.
- Việc thay đổi vốn điều lệ do Đại hội đồng cổ đông quyết định.
5.Đầu tư vốn, tài sản ra ngoài Công ty.
- Công ty có quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty để đầu tư ra ngoài Công ty.
- Tổng Giám đốc Công ty đề cử và HĐQT phê duyệt người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức để quản lý trực tiếp phần vốn góp vào liên doanh khác, chịu trách nhiệm về hiệu quả đầu tư ra ngoài Công ty, bảo toàn và phát triển vốn.
6.Quản lý tài sản là tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng:
a.Đối với tiền mặt:
- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm vật chất về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong Công ty. Thủ quỹ có trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về việc quản lý tiền mặt.
- Mọi khoản tiền mặt qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc tạm ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi tiền ra khỏi quỹ. Phiếu chi, phiếu thu phải được vào sổ quỹ và Kế toán hàng ngày. Cuối mỗi ngày Thủ quỹ phải thể hiện được số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu sổ sách chứng từ với kế toán tiền mặt cho khớp, đúng.
- Bảo đảm số dư quỹ tiền mặt đúng quy định.
- Hàng tháng Kế toán trưởng phải ký chốt số dư trên sổ quỹ tiền mặt
- Định kỳ mỗi quý 1 lần hoặc đột xuất Kế toán trưởng phải kiểm tra tiền mặt tồn quỹ. Biên bản kiểm tra phải được lưu giữ chứng từ kế toán của Công ty.
- Mọi chênh lệch kiểm tra tiền mặt tồn quỹ phải tìm ra nguyên nhân, trong trường hợp không tìm ra được nguyên nhân thì xử lý ngay:
+ Thiếu : Thủ quỹ phải bồi thường và nộp ngay số tiền thiếu vào quỹ. +Thừa : Ghi tăng thu nhập bất thường.
+ Trường hợp thiếu tiền lớn phải báo ngay với Tổng Giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.
b.Đối với tiền gửi Ngân hàng:
- Mọi khoản tiền thu, chi qua Ngân hàng phải được thực hiện đúng theo các quy định của Ngân hàng. Nghiêm cấm việc sử dụng tài khoản cùa Công ty cho các tổ chức,
cá nhân khác gửi tiền vào, rút tiền ra không nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Kế toán theo dõi tiền gửi Ngân hàng phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu với Ngân hàng. Kịp thời phát hiện các trường hợp chuyển tiền đi, tiền đến nhầm lẫn, thông báo với Ngân hàng để có điều chỉnh kịp thời.
- Cuối mỗi quý phải đối chiếu, xác nhận số dư tiền gửi Ngân hàng. Giấy xác nhận số dư tiền gửi Ngân hàng phải được lưu đầy đủ trong chứng từ kế toán của Công ty.
- Quản lý và theo dõi các khoản thu, chi tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ ( nếu có)
+ Khi phát sinh các khoản thu tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi và ghi sổ bằng đồng việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Khi rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi và ghi sổ bằng đồng việt nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán theo phương pháp đích danh.
7.Các khoản nợ phải trả:
- Các khoản nợ phải trả là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh mà công ty chiếm dụng hợp pháp, thuộc quyền sử lý, sử dụng của công ty.
- Các khoản nợ phải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác- phân theo đối tượng nợ bao gồm: Nợ ngân sách, nợ CBCNV, nợ khách hàng, nợ ngân hàng, nợ đối tượng khác.
- Tổng Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm toàn bộ về các nghĩa vụ phải trả phát sinh trong công ty. Việc sử dụng các nguồn vốn này phải đảm bảo nguyên tắc: Chiếm dụng hợp pháp, trả nợ theo đúng các điều khoản đã ký kết, không cố tình chiếm dụng vốn, không chây ỳ, trốn trách nhiệm trả các khoản nợ khi đã đến hạn thanh toán.
- Các khoản nợ phải trả, phải hạch toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ. Tại thời điểm 31 tháng 12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ theo từng khách hàng nợ bằng văn bản.
- Đối với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ. Kế toán phải mở sổ sách theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại ngoại tệ đồng thời phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo đúng chế độ nguyên tắc tài chính.
- Những khoản nợ phải trả không rõ đối tượng, hoặc có nhưng thời gian trên 2 năm, không ai đòi, kế toán Trưởng phải báo cáo cụ thể với Tổng Giám Đốc Công ty để xem xét giải quyết.
8.Các khoản phải thu:
a.Các khoản phải thu của khách hàng:
- Khoản phải thu của khách hàng phát sinh do quan hệ mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ với Công ty. Các khách hàng cần được thể hiện rõ trong các hợp động kinh tế hay các cam kết, trong đó ghi rõ: Thời hạn nợ cho phép, điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán (nếu có) khi trả tiền nhanh, điều kiện phạt lãi suất nếu thanh toán chậm so với thời hạn cho phép. Mọi trường hợp xuất bán hàng và dịch vụ chưa thu tiền mà không có hợp đồng, cam kết dẫn đến nợ khó đòi gây tổn thất cho Công ty thì người phụ trách trực tiếp đến khoản nợ khó đòi đó phải chịu trách nhiệm bồi thường 100% số tiền không đòi được.
- Định kỳ cuối quý, kế toán và các bộ phận có liên quan phải thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu có sự chênh lệnh giữa số phải thu trên sổ kế toán của công ty (hoặc các đơn vị thành viên) với sổ kế toán của khách hàng, thì cử cán bộ trực tiếp đi kiểm tra, đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp.
- Hàng quý kế toán Công ty phải kết hợp với các bộ phận có liên quan lập báo cáo tài chính phân tích tình hình công nợ, phân loại các khoản phải thu của khách hàng theo các tiêu thức: Chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi mới phát sinh trong quý.
- Đối với các khoản công nợ đã quá hạn thanh toán 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thanh toán ghi trong HĐKT và Công ty đã đòi nhiều lần nhưng không thu được hoặc trong trường hợp không cần quá 2 năm, nhưng nếu đơn vị nợ đang trong thời kỳ xem xét, giải thể hoặc đang có dấu hiệu bỏ trốn hoặc bị cơ quan Công An xem xét thì Công ty sẽ trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi chỉ khi kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty không lỗ. Tổng mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 10%/ Tổng số dư công nợ phải thu của Công ty tại thời điểm lập báo cáo.
- Người lao động đang làm việc ở Công ty được tạm ứng (tiền hoặc vật tư) để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ, phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Không tạm ứng cho các cá nhân không phải là người lao động trong Công ty.
- Nghiêm cấm các trường hợp lấy danh nghĩa tạm ứng để dùng tiền, hàng hóa của Công ty vào các mục đích cá nhân, không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Nguyên tắc nhận và thanh toán tạm ứng: Người nhận tạm ứng phải là người trực tiếp thanh toán tạm ứng và thanh toán ngay sau khi hoàn thành công việc.
- Người nhận tiền tạm ứng phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc hoàn trả tạm ứng với phòng kế toán Công ty để kết thúc việc tạm ứng trước ngày 31 tháng 12 hàng năm.
c.Các khoản phải thu nội bộ:
Các khoản phải thu nội bộ phải thu giữa công ty với các đơn vị trực thuộc, phải thu giữa các đơn vị trực thuộc công ty với nhau.
Căn cứ vào chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phòng kế toán mở sổ theo dõi và hướng dẫn các đơn vị trong công ty mở số sách theo dõi, đôn đốc, kiểm tra sử lý kịp thời các khoản công nợ nội bộ này, thông qua TK136 và 336.
d.Các khoản phải thu khác:
Các khoản phải thu khác bao gồm tất cả các khoản phải thu không mang tính chất trao đổi, buôn bán. Theo chế độ hiện hành các khoản phải thu khác gồm:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất cho cá nhân, tập thể gây ra mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn …. Đã được xử lý bắt bồi thường.
- ………….
9.Quản lý TSCĐ:
a.Tài Sản cố định trong công ty bao gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. - Tài sản cố định hữu hình là tài sản có hình thái vật chất, phải có giá trị từ 10.000.000 đ trở lên, có thời hạn sử dụng từ 1 năm trở lên, chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Nguyên giá TSCĐ phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Tài sản vô hình là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và không hình thành TSCĐ hữu hình.
b.Quản lý mua sắm, đầu tư, xây dựng TSCĐ. • Phân cấp mua sắm TSCĐ:
-Đại hội Cổ Đông quyết định mua sắm, đầu tư, xây dựng TSCĐ có giá trị lớn từ 30% vốn điều lệ của Công ty trở lên.
- HĐQT quyết định mua sắm, đầu tư, xây dựng TSCĐ có giá trị từ 5% đến dưới 30% vốn điều lệ của Công ty.
- Tổng Giám Đốc Công ty quyết định mua sắm, đầu tư, xây dựng TSCĐ có giá trị dưới 5% vốn điều lệ của Công ty.
* Quy trình mua sắm, đầu tư, xây dựng:
- Lập dự toán, phương án mua sắm, đầu tư xây dựng trình Tổng Giám Đốc Công ty .
- Duyệt dự án, phương án, báo giá, … - Mua sắm, đầu tư, xây dựng.
- Đối với những TSCĐ phải qua XDCB thì sẽ thực hiện theo quy định tại mục 10 của Quy chế tài chính này.
c. Trách nhiệm quản lý TSCĐ.
- Các bộ phận thuộc văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc được quyền quản lý và sử dụng Tài sản của Công ty, Trường các phòng và trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc Công ty, trước HĐQT về việc sử dụng có hiệu quả và bảo đảm an toàn cho tài sản thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành, mọi sự cố trong thời gian bảo hành phải do nhà cung cấp chịu trách nhiệm sửa chữa (theo thỏa thuận ghi trong HĐKT).
- Đối với các tài sản máy móc thiết bị, phương tiện có quy định về thời gian hoạt động, phải thực hiện đúng quy định, các bộ phận, các đơn vị sử dụng tài sản phải thống nhất với bộ phận sửa chữa của Công ty để chủ động lập hồ sơ, thủ tục xin cấp bổ sung hoặc đề nghị thanh lý gửi công ty để sử lý kịp thời. Nếu bộ phận hoặc đơn vị nào
không chấp hành nghiêm túc quy định này để xảy ra tổn thất về tài sản thì trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty.
- Không được sử dụng TSCĐ của Công ty cho nục đích cá nhân, không tự ý di chuyển TSCĐ giữa các phòng ban, giữa các đơn vị trực thuộc. Việc điều chuyển TSCĐ là do Tổng Giám Đốc Công ty quyết định theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
d. Hạch toán kế toán TSCĐ.
- Phòng kế toán Công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ TSCĐ hiện có tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của toàn công ty.
- Yêu cầu quản lý TSCĐ phải mở sổ kế toán chi tiết TSCĐ và mở thẻ TSCĐ. Mỗi TSCĐ phải có hồ sơ riêng qua từng năm các thông tin về TSCĐ phải đầy đủ: Nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng kỹ thuật, tình trạng sửa chữa, nâng cấp hàng năm ….
- Khi có TSCĐ, các bộ phận liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế toán.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc Công ty về việc tập hợp hoàn chỉnh hồ sơ, hạch toán tăng TSCĐ kịp thời. Khi hồ sơ có vướng mắc tồn đọng gì ở các bộ phận có liên quan, phòng kế toán sẽ là đầu mối chính chịu trách nhiệm đôn đốc và báo cáo với Tổng Giám Đốc Công ty để có biện pháp giải quyết.