CUNG CẤP DỊCH VỤ LOGISTICS HIỆN NAY
3.2.2.2.NHĨM 2: HỊAN THIỆN CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO HOẠT ĐỘNG XUẤT LCL BẰNG CONTAINER LÀM NỀN TẢNG CHO HOẠT ĐỘNG
XUẤT LCL BẰNG CONTAINER LÀM NỀN TẢNG CHO HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
a.Kho bãi
Cơng ty cần tập trung xây dựng hệ thống kho bãi mang tính chuyên dùng cho hoạt động xuất hàng LCL, cĩ thể tiến hành xây dựng kho chuyên dùng theo một số tham khảo sau đây:
+Chú trọng học tập kinh nghiệm xây dựng và quản lý kho bãi đáp ứng yêu cầu chuyên nghiệp hĩa và mang tính quốc tế cao của các hãng giao nhận lớn nước ngồi cĩ mặt tại Việt Nam như: Maersk logisitcs, APL logistics… Hệ thống này giúp tăng cường khả năng khai thác hàng và giảm thiểu cơng sức quản lý đồng thời kết nối được với các hệ thống quản lý xuất nhập hàng LCL của các hệ thống đại lý trên khắp thế giới của cơng ty.
+Trang bị các cơng cụ, trang thiết bị cần thiết và hiện đại phục vụ cho cơng tác bao gĩi, đĩng kiện, ký mã hiệu cho hàng hĩa. Một mặt điều này giúp mang lại nguồn thu đáng kể cho cơng ty, mặt khác là yêu cầu khơng thể thiếu cho việc
quản lý và xuất hàng lẻ mang tính chuyên nghiệp và phù hợp với các cơng đọan khác trong quy trình xuất hàng lẻ.
b.Hệ thống IT (information technology -cơng nghệ thơng tin)
Trong thời đại mà cơng nghệ thơng tin bước vào giai đọan phát triển như vũ bão như hiện nay, thĩi quen sinh hoạt và giao dịch của con người cũng cĩ những thay đổi theo hướng ngày càng sử dụng nhiều tiện ích của cơng nghệ thơng tin phục vụ cho việc sinh hoạt và giao dịch của mình. Cơng ty Sotrans cần đi trước đĩn đầu trong việc xây dựng và phát triển phịng tin học phục vụ cho cơng tác kinh doanh.
Thực tế đối với các khách hàng là các cơng ty, họ đã quen với việc áp mã của lơ hàng xuất vào hệ thống theo dõi qua mạng của các hãng tàu để biết tình hình hiện tại của các lơ hàng của mình như thế nào. Trong thực tế, đối với các lơ hàng là hàng xuất lẻ việc áp mã vạch vào các lơ hàng xuất hiện nay cũng chưa nhiều và chưa đáp ứng được nhu cầu của các khách hàng. Điều này địi hỏi cơng ty phải trang bị cho mình một hệ thống phần mềm và hệ thống quét mã vạch thật hiện đại nhằm mã vạch hĩa tình hình hàng hĩa trong quá trình vận chuyển đáp ứng kịp thời nhu cầu theo dõi tình hình xuất hàng của khách hàng. Họat động này cũng cần cĩ sự kết hợp chặt chẽ với hệ thống đại lý tịan cầu nhằm đạt được tính thống nhất cao.
Kết nối hệ thống mạng nội bộ mang tính nhanh chĩng và bảo mật cao, giúp họat động sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả hơn.
Kết nối internet tốc độ cao đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thơng tin và các nhu cầu khác như bán hàng qua mạng của cơng ty.
Đảm bảo hệ thống thơng tin mạng của cơng ty mang tính thơng suốt, tránh sự xâm hại của các lọai virus máy tính làm gián đoạn đáng kể họat động kinh doanh, đồng thời phải đảm bảo tính bảo mật cao cho hệ thống thơng tin quý giá của cơng ty tránh sự xâm nhập và đánh cắp thơng tin của các đối thủ cạnh tranh.
Mạng lưới đại lý tồn cầu đĩng vai trị quan trọng đối với hoạt động xuất khẩu hàng lẻ của cơng ty. Cĩ thể nĩi rằng lượng hàng xuất lẻ do đại lý chỉ định quyết định sự sống cịn đối với hoạt động này tại cơng ty ít nhất là cho đến thời điểm hiện tại. Nên vấn đề đặt ra là làm cách nào nắm giữ và khai thác triệt để lượng hàng chỉ định của đại lý. Và bên cạnh đĩ, cũng cần tập trung liên tục phát triển đại lý mới, khai thác thêm lượng hàng chỉ định.
Đối với Đại lý tại Châu Aâu là ABX, hiện tại Sotrans đang thực hiện việc thơng quan và tổ chức logistics cho các lơ hàng do ABX chỉ định rất tốt. Cho nên ABX đang cĩ kế hoạch chỉ định thêm một số khách hàng khác của họ cho Sotrans ngồi mặt hàng giày da như: gỗ, nơng sản.. Điều này hứa hẹn khả năng tăng sản lượng hàng lẻ là rất lớn. Tuy nhiên, cơng ty cần xem xét lại việc xếp các lơ hàng như thế nào cho cĩ hiệu quả nhất.
Tăng cường mở rộng tìm kiếm và ký kết hợp đồng đại lý với các hãng giao nhận mới tại châu Âu để tăng lượng hàng xuất chỉ định của các khách hàng tại châu Âu. Thị trường châu Âu mang tính truyền thống cao, khả năng khai thác các khách hàng mới của cơng ty sẽ rất hạn chế nên việc ký kết hợp đồng đại lý mới với các hãng giao nhận mới là cực kỳ quan trọng trong việc tăng số lượng khách hàng cho cơng ty. Để tăng cường ký kết được hợp đồng đại lý mới, cần cĩ kế họach cụ thể trong việc tính tốn và phân phối các lượng hàng xuất hiện cĩ để làm cơ sở trao đổi hàng hĩa với các đại lý mới, đồng thời chú trọng chất lượng dịch vụ nội địa, tạo sự yên tâm cho đại lý mới khi ủy thác cho cơng ty thực hiện việc cung cấp dịch vụ cho các khách hàng của họ tại thị trường Việt Nam.
Đối với các đại lý mới tại châu Á như: Top Express tại Đài Loan, Sankyu tại Nhật… cơng ty cần cĩ chính sách trao đổi nhân viên, tức là cử người của cơng ty sang cơng tác tại đại lý và nhận người của đại lý sang cơng tác tại Việt Nam nhằm tăng cường cơng tác khai thác các khách hàng mới tại địa bàn hai nước, đồng thời thắt chặt quan hệ đại lý và tăng cường khai thác lượng hàng chỉ định của các đại lý.
Trong điều kiện lượng hàng lẻ chỉ định mặc dù nhiều nhưng vẫn cịn hạn chế, khả năng khai thác thêm lượng hàng lẻ tự do của bộ phận kinh doanh cũng chưa được đầu tư đúng mức, cơng ty cĩ thể xem xét đến khả năng tìm kiếm một đại lý tại Singapore hoặc Hongkong chuyên cung cấp dịch vụ hàng xuất lẻ. Yêu cầu đặt ra đối với đại lý này là phải cĩ giá chuyển tải thật tốt và chất lượng dịch vụ tốt nhất. Các đại lý là cơ sở vững chắc để cĩ thể mở rộng thêm các container hàng lẻ của mình, tránh tình trạng phải sử dụng lại dịch vụ của các hãng cung cấp dịch vụ hàng xuất lẻ khác: vừa giảm nguồn thu đáng kể, vừa gián tiếp tiếp sức cho các đối thủ cạnh tranh. Đây là việc làm thật sự cần thiết nên tiến hành ngay.
Nhìn tổng thể hệ thống đại lý của cơng ở nước ngồi, cần cĩ kế hoạch làm việc cụ thể với họ. Chủ động khuyến khích đại lý tăng cường liên kết theo hàng ngang để tăng cường lượng hàng chỉ định. Tức là ở một quốc gia nhất định, Sotrans khơng phải chỉ cĩ 1 đại lý mà là một nhĩm các đại lý.
Riêng đối với hệ thống đại lý mạnh nhất của Sotrans hiện nay là ABX, như đã phân tích ở các phần trước, vì hiện tại các hãng giao nhận nước ngồi được nhà nước ta cho phép thành lập FDI, nên để tránh trường hợp hệ thống đại lý ABX thành lập ABX 100% vốn nước ngồi tại Việt nam, Sotrans cần chủ động liên doanh với đối tác này thay vì ký hợp đồng đại lý như hiện nay. Cụ thể, doanh nghiệp trong tương lai cần xây dựng lại mơ hình tổ chức theo sơ đồ sau đây:
HÌNH 3.1 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRONG TƯƠNG LAI CỦA CƠNG TY KVMN