2.2.1.2.MƠ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH ĐĨNG GĨI HÀNG HĨA, ĐĨNG CÁC LƠ HÀNG LẺ VÀO CONTAINER.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG LẺ TẠI CƠNG TY KHO VẬN MIỀN NAM (SOTRANS)

2.2.1.2.MƠ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH ĐĨNG GĨI HÀNG HĨA, ĐĨNG CÁC LƠ HÀNG LẺ VÀO CONTAINER.

ĐĨNG CÁC LƠ HÀNG LẺ VÀO CONTAINER.

Đối với hàng tự do:

Hàng hĩa sau khi được chở về kho cơng ty sẽ được tiến hành thực hiện các cơng việc: bao gĩi, đai kiện, đĩng kiện gỗ, đĩng pallet, dán nhãn mác cho hàng hĩa. Hiện nay tại kho riêng cĩ các phương pháp đĩng gĩi hàng hĩa như sau:

- Thùng carton: được sử dụng nhiều nhất. Thùng cĩ thể gồm hai hay ba lớp carton với lực chịu khoảng 250 PSI (pounds per square inch) hay hơn. Các thùng carton cĩ thể tăng sức chịu bằng cách gia cố nẹp nhựa hoặc gỗ bên ngồi. Lợi ích của loại bao gĩi này như sau:

Nhẹ Cĩ ích khi cước phí và thuế hải quan tính dựa trên trọng lượng; Độ đàn hồi cao Bao bọc hàng hĩa bên trong thùng chống sốc;

Tiết kiệm Ít chi phí hơn thùng hay hộp gỗ.

- Thùng (hộp) gỗ: thường sử dụng cho các mặt hàng nhỏ, nặng, ví dụ như dụng cụ cắt cơng nghiệp, dụng cụ cắt tay, phụ tùng máy mĩc. Nĩ cĩ thể đứng vững dù chứa nhiều mặt hàng nặng bên trong mà khơng bị xẹp. Hộp gỗ cĩ thể được gia cố bằng dây đai thép.

- Thùng gỗ thưa: thường dùng cho các đối tượng hàng nặng và kích thước lớn như máy mĩc. Kiện cịn cĩ thể giúp các loại hàng tránh được trầy xước.

- Thùng hay hộp: dùng cho chất lỏng và bột, ví dụ hĩa chất, bột màu, cĩ nhiều dạng, cĩ thể làm bằng nhựa, thép hay cáp.

- Túi và bao bố: dùng chứa các loại bột và hột, như xi măng, gạo và hạt nhựa. Nĩ cĩ thể làm bằng giấy, nhựa hay đay.

- Kiện : dùng cho các loại hàng cồng kềnh mà cĩ thể ép lại được, ví dụ quần áo. Người ta dùng dây chịu lực để đai kiện.

Giới hạn trọng lượng đối với thùng carton và thùng gỗ xuất khẩu: 25-30 kgs

HÌNH 2.3: MINH HỌA CÁC LOẠI BAO GĨI XUẤT KHẨU ĐƯỢC SỬ DỤNG: thùng carton: Thùng gỗ: Thùng gỗ thưa: Thùng chứa: Túi: Kiện:

Nhìn chung, việc bao gĩi đĩng kiện cho hàng hĩa được thực hiện khơng thường xuyên, chỉ khi cĩ yêu cầu của khách hàng. Và về cơ bản thì các nhân viên phụ trách khâu này khi thực hiện cơng việc chỉ chú ý đảm bảo tính an tịan cho hàng hĩa, chưa tập trung đến khía cạnh thẩm mỹ. Đặc biệt là chưa chú ý đến kích thước container để cĩ thể lựa chọn các lọai bao bì cho phù hợp, tận dụng tối đa dung tích container.

Tuy vậy, theo các nhân viên này, việc bao gĩi đĩng kiện như được đề cập ở trên là đã đạt yêu cầu. Vì theo họ, do lượng hàng lẻ đĩng vào container hàng tuần đều khơng đủ lượng để đĩng đầy container, nên họ khơng chú ý nhiều đến việc tận dụng dung tích container.

Hiện tại cơng ty chưa thực hiện tốt việc đĩng gĩi, ký mãhiệu cho hàng hĩa, mặc dù việc này cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc đĩng các lơ hàng lẻ khác chủ vào cùng một container. Vì bên cạnh đảm bảo chất lượng hàng hĩa, đĩng gĩi và ký mã hiệu cịn giúp phân biệt hàng của các chủ hàng khác nhau, tránh tình trạng lẫn lộn dễ dẫn đến thiệt hại và tranh chấp giữa các chủ hàng với nhau, ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ của cơng ty.

Thực tế hiện nay trong khâu đĩng gĩi hàng hĩa, cơng ty chưa thực hiện đúng chuẩn như yêu cầu cung cấp dịch vụ logistics cho hoạt động giao nhận hàng lẻ: cụ thể là chưa cĩ máy quét mã vạch và post các thơng tin mã hĩa ấy lên mạng để chủ hàng nếu cần cĩ thể truy cập mạng sử dụng mã vạch đĩ mà biết được tình trạng hàng hĩa hiện tại ở trong giai đọan nào của quá trình vận chuyển. Ngồi ra, do cơng ty chưa trang bị máy đĩng gĩi hàng hĩa hiện đại nên chưa tạo ra cho các chủ hàng nhu cầu thuê đĩng gĩi hàng hĩa, nếu cĩ thể mở rộng được dịch vụ đĩng gĩi hàng hĩa thì cũng gĩp phần rất lớn cho cơng ty trong việc thu hút thêm các khách hàng.

Đối với hàng chỉ định (nomination):

Hầu hết việc bao gĩi đĩng kiện được người bán hàng thực hiện theo yêu cầu của người mua hàng. Thơng thường, cơng việc này được người bán hàng thực hiện đạt yêu cầu đặc biệt đối với mặt hàng giày da, may mặc. Tuy nhiên, các mặt hàng là máy mĩc thiết bị thì cơng tác này khách hàng thực hiện khơng tốt, cơng ty phải dỡ bỏ và thực hiện đĩng kiện lại nhằm đảm bảo an tồn cho hàng hĩa trong quá trình vận chuyển. Đối với các lơ hàng bán giá FOB, người bán hàng thực hiện luơn việc khai báo hải quan và hết trách nhiệm khi mang hàng vào kho CFS giao cho người gom hàng. Tuy nhiên, cơng ty vẫn thường tư vấn cho

khách hàng cách thức bao gĩi hàng hĩa sao cho vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa đảm bảo an tịan hàng hĩa trong quá trình vận chuyển.

Đĩng hàng hĩa vào container:

Theo bài tốn đĩng hàng ở chương một, nhà gom hàng cần giảm đến mức thấp nhất dung tích container cịn trống khi đĩng các lơ hàng lẻ vào container. Thực tế thống kê cơng tác đĩng hàng lẻ vào container tại cơng ty trong 10 tuần từ tuần 38-47 thấy cĩ sự lãng phí dung tích container khá lớn

BẢNG 2.2: DUNG TÍCH CONTAINER CỊN TRỐNG KHI ĐĨNG HÀNG (TUẦN 38-47) TUẦN DUNG TÍCH THỰC ĐĨNG (CBM) SỐ CONTAINER ĐĨNG DUNG TÍCH CHUẨN (CBM) DUNG TÍCH THỪA (CBM) 38 18.82 1X20’DC 33 14.8 39 14.5 1X20’DC 33 18.5 40 15.7 1X20’DC 33 17.3 41 66.7 1X40’HC 78.3 11.6 42 50.5 1X40’DC 67.7 17.2 43 21 1X20’DC 33 12 44 3 0 - - 45 20.5 1X20’DC 33 12.5 46 0 0 - - 47 65.5 1X40’HC 78.3 12.8 TỔNG 116.7 cbm

(Nguồn: Kết quả thống kê lượng hàng xuất từ tuần 38-47 năm 2005 của cơng ty)

Số liệu thống kê cho thấy container gom hàng tuần cĩ dung tích trống từ 11.6 cbm đến 18.5 cbm. Đây là do hoạt động chào bán dịch vụ cịn nhiều bất cập. Nội dung này sẽ được đề cập phương hướng cải thiện trong chương 3. Như vậy nếu tính bình quân cước phí ít nhất cho 1 cbm là 43 usd, thì khoản thiệt hại tài chính mà cơng ty phải gánh chịu cho dung tích container trống hàng tuần ít nhất từ 498.8 usd đến ít nhất 795.5 usd.

Về yêu cầu kỹ thuật của việc đĩng hàng lẻ vào container, nhìn chung trong quá trình đĩng hàng đã tuân thủ một số yêu cầu sau:

+ Phân bố đều trọng lượng hàng trên mặt sàn container: trọng tâm container và hàng hĩa được giữ khơng bị lệch, giúp container tránh mất thăng bằng, khơng bị trượt nghiêng, lật úp hoặc rơi xuống.

+ Chèn đệm và độn lĩt hàng trong container nhằm tránh cho hàng hĩa tiếp xúc va chạm, vật liệu được dùng là: rơm rạ, cỏ khơ, vỏ bao, tấm cĩt, phên tre đan, tấm chiếu…

+Gia cố hàng trong container nhằm phịng tránh hàng hĩa dịch chuyển, va chạm, sử dụng nhiều cách gia cố khác nhau: dùng trụ gỗ, giá gỗ, dây thừng hoặc đai nẹp… luơn luơn phải đảm bảo tính cứng chắc cho tịan bộ hộp kiện trong container.

Đối với hàng cĩ bao bì khác nhau:

+Hàng đĩng trong hịm gỗ khít hoặc hịm gỗ thưa: khơng cần đệm lĩt mặt sàn nhưng nếu hàng dễ vỡ sẽ tiến hành đệm lĩt.

+Hàng đĩng trong hộp giấy bìa cứng: xếp theo kiểu “xây tường”, giúp các tầng trên liên kết bám tựa nhau để tránh bị tách biệt.

+Hàng đĩng kiện: Khơng xếp chung với các loại hàng nặng khác, cĩ bao bì, hình dáng sắc cạnh, luơn đề phịng hỏa hoạn.

+Hàng đĩng trong bao túi được lưu ý phân bố tải trọng đều trong container, khơng dùng mĩc câu để xê dịch hàng nhằm tránh thủng rách.

+Hàng đĩng trong thùng trịn được lưu ý hạn chế độ rỗng chất xếp, hướng miệng và nút bao bì lên trên tránh rị rỉ.

+Hàng đĩng thành cuộn: Xếp cuộn theo chiều thẳng đứng, giữa các cuộn độn lĩt vật liệu mềm, giữa các chồng, tầng cũng đệm lĩt vật liệu mềm…

Hệ số chất xếp hàng lẻ vào container qua các tuần được phản ảnh trong bảng sau thể hiện cơng tác đĩng hàng đã tận dụng tối đa dung tích container vì tỷ trọng chất xếp thực tế xấp xỉ với tỷ trọng chất xếp chuẩn.

BẢNG 2.3 : HỆ SỐ CHẤT XẾP HÀNG LẺ VÀO CONTAINER. Tuần Tải trọng

được đĩng W Dung tích bên trong M Tỷ trọng chất xếp W/M Tỷ trọng chất xếp W/M chuẩn

(MT) (M3) (MT/M3)

Tuần 38 16.54 33.04 (20’) 0.500 0.600 Tuần 39 13.15 33.04 (20’) 0.367 0.600

Tuần 40 13.25 33.04 (20’) 0.401 0.600 Tuần 41 24.32 67.64 (40’) 0.360 0.407 Tuần 42 23.21 67.64 (40’) 0.343 0.407 Tuần 43 15.62 33.04 (20’) 0.473 0.600 Tuần 44 0 0 0 0 Tuần 45 15.24 33.04 (20’) 0.461 0.600 Tuần 46 0 0 0 0 Tuần 47 23.23 67.64 (40’) 0.343 0.407

(Nguồn: cơng ty)

Cĩ được kết quả trên là do cơng ty chú trọng đến cơng tác chèn lĩt cho hàng hĩa. Đặc biệt, chú ý đến việc đĩng hàng hĩa đều vào container, tránh trường hợp hàng bị trượt, nghiêng… dẫn đến khơng an tồn đi biển cho container.

Di chuyển dịng thơng tin và chứng từ:

Dịng thơng tin và chứng từ của hàng tự do và của hàng chỉ định cĩ những bước luân chuyển tương tự nhau cụ thể qua các bước sau đây:

- Người gửi hàng tiến hàng giao hàng cùng với chứng từ bản phụ (copy) đến kho của cơng ty. Cơng ty tiến hành kiểm tra chứng từ với hàng hĩa, nhận hàng. Để đáp ứng yêu cầu nhanh chĩng và chính xác trong cơng tác nhận và truyền thơng tin, cơng ty cần phải scan mã vạnh trên thùng carton chứa hàng hĩa. Nhưng hiện nay, cơng ty chỉ thực hiện việc dán “shipping

mark” lên các kiện hàng chứ chưa thực hiện quét mã vạch lên các kiện.

- Tiến hành một cách thủ cơng việc đối chiếu chi tiết hàng thực tế và chi tiết hàng trên chứng từ. Nếu kiện hàng đã được mã vạch hĩa, cơng ty phải kiểm tra đối chiếu chi tiết mã vạch khi nhận hàng với scanfile của người gửi hàng trên máy tính để việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành trên máy tính thay vì kiểm tra bằng thủ cơng. Sau đĩ cơng ty sẽ gửi thơng tin về hàng hĩa đã được kiểm tra cho người nhận hàng.

- Lên kế họach xuất hàng và thơng báo cho người nhận hàng, nhận chỉ thị cách xếp hàng và vận tải hàng hĩa.

hàng khác nhau cho phép chủ hàng cĩ thể nắm bắt tình hình hàng hĩa thơng qua hệ thống mã vạch và scanfile. Tuy vậy, lượng hàng mà cơng ty tự đĩng hàng tuần là khơng nhiều, họat động xuất hàng lẻ vẫn chưa thật sự lớn mạnh. Mặc dù như giới thiệu ở đầu chương, sự đĩng gĩp của họat động này vào doanh thu và lợi nhuận của cơng ty là đáng kể. Thế nhưng, như phần 2 của chương này sẽ đề cập, hầu hết các lơ hàng xuất lẻ đều phải sử dụng lại dịch vụ của một cơng ty gom hàng khác, lượng hàng mà cơng ty tự đĩng chỉ là lượng hàng xuất từ Việt nam đi Italia nên sản lượng khơng đáng kể. Cho nên, trong thời gian tới, việc mở rộng đầu tư cho họat động này phải đồng thời đi kèm với việc tự tổ chức cung cấp dịch vụ cho tất cả các lơ hàng lẻ. Mà giải pháp là xây dựng container hàng lẻ chuyển tải qua Singapore (Sẽ được đề xuất trong chương 3).