THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG LẺ TẠI CƠNG TY KHO VẬN MIỀN NAM (SOTRANS)
2.2.1.1.MƠ TẢ QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG.
Đối với hàng tự do (freehand):
Sau khi nhận được yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, bộ phận kinh doanh chuyển yêu cầu sang bộ phận tác nghiệp và bắt đầu quy trình cung cấp dịch vụ. Bộ phận vận tải nội địa của cơng ty sẽ bố trí xe tải nhỏ đến cơ sở của khách hàng thực hiện việc chuyển hàng về kho cơng ty, bao gĩi, đĩng kiện và dán nhãn mác cho hàng hĩa.
Mục tiêu của cơng tác vận tải nội địa là xây dựng hình ảnh cơng ty trong tâm trí khách hàng. Hiệu quả của cơng tác này càng cao thì cơng ty càng cĩ cơ hội thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Bên cạnh đĩ, họat động này cũng manglại cơ
hội để cơng ty cĩ thể mang đến các giá trị gia tăng về chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Như đã giới thiệu ở chương 1, họat động vận tải container đã phát triển qua những giai đọan nhất định và hiện nay là cơ sở vững chắc của họat động logistics. Vì bản thân vận tải container đã đảm nhận phần quan trọng trong tịan bộ dây chuyền logistics, đĩ là vận chuyển hàng hĩa từ nước người xuất khẩu đến nước người nhập khẩu. Tuy nhiên, khâu vận tải nội địa cũng gĩp phần khơng nhỏ. Đặc biệt là trong việc gom các lơ hàng nhỏ lẻ từ các nhà máy khác nhau trong nội địa để đĩng chung vào container lẻ xuất khẩu.
Cũng trong chương 1, chúng ta đã đề cập đến khái niệm về logistics: logistics là quá trình tối ưu hĩa về vị trí, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng… Thì đến giai đọan này, chúng ta lại cĩ cơ hội nhìn nhận được vai trị của vận tải nội địa đối với gom hàng lẻ và logistics. Họat động này giúp tối ưu hĩa về tiết kiệm chi phí và thời gian vận tải và thu gom hàng lẻ.
Đối với hàng chỉ định (nomination):
Giai đoạn nhận hàng trãi qua các bước sau đây :
- Người nhận hàng gửi thơng tin về đơn hàng (Purchasing Order - PO) cho cơng ty trước khi hàng được xuất ra khỏi nhà máy. Ngồi thơng tin về số PO, mã hàng… cơng ty cịn nhận được thơng tin về ngày ra hàng (ex-
factory date), ngày cần hàng tại đích đến (need date)… thơng tin về đơn
hàng được truyền chủ yếu bằng email hoặc bằng fax. Để đáp ứng yêu cầu cung ứng dịch vụ logistics, các nhà gom hàng cần cĩ hệ thống mạng riêng EDI nhằm đảm bảo tính bảo mật và nhanh chĩng của thơng tin được truyền.
- Khi đơn hàng được hồn thành, người gửi hàng gửi yêu cầu booking cho cơng ty.
email, nếu phù hợp, cơng ty sẽ gửi booking cho người gửi hàng để gửi hàng vào kho, thường là cơng ty thuê kho 5 tại Tân Cảng để đĩng các lơ hàng chỉ định. Nếu cĩ sai lệch chi tiết thì kiểm tra lại với người gửi hàng, người nhận hàng.
Đối với các lơ hàng bán theo giá exwork, cơng ty gom hàng sẽ thực hiện khâu vận chuyển hàng từ kho người bán về kho riêng và thực hiện thủ tục Hải quan trước khi đưa hàng vào kho CFS. Cơng ty gom hàng phải chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hĩa đối với người mua hàng nhưng các chi phí phát sinh trong giai đoạn này người mua hàng chịu. Đối với các lơ hàng bán giá FOB, trong giai đoạn vận chuyển hàng từ kho người bán đến kho CFS, người nhận hàng đại diện cho người bán, những chi phí phát sinh người bán sẽ thanh tốn. Nhưng người gom hàng phải chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hĩa đối với người bán trong trường hợp xãy ra tổn thất.
Đối với các lơ hàng chỉ định (nomination), tức là đã cĩ sự làm việc trước của khách hàng đối với đại lý của nhà gom hàng tại nước ngồi và sau đĩ chỉ định cho người bán hàng kết hợp với nhà gom hàng để xuất hàng, nên cĩ sự chặt chẽ về thơng tin hàng hĩa giữa các bên: người bán hàng, người gom hàng, đại lý của người gom hàng và người mua hàng.
Như đã giới thiệu trong phần đầu chương 2, họat động đại lý hàng hải tại Sotrans đặc biệt là tại Xí nghiệp đại lý giao nhận VTQT là họat động mạnh. Sở dĩ đây là họat động mạnh vì nĩ cĩ truyền thống rất lâu đời. Chính vì được quan tâm đầu tư, nên họat động đã mang lại những kết quả tích cực. Lượng hàng xuất mà đại lý chỉ định thật sự đáng kể (sẽ được phân tích trong phần 2 của chương 2).
Lượng hàng xuất lẻ chỉ định khơng chỉ cĩ vai trị quan trọng trong việc duy trì các container hàng lẻ một cách đều đặn (vì theo kết quả khảo sát 10 cơng ty giao nhận thì cĩ rất ít các cơng ty cĩ lượng hàng xuất chỉ định từ đại lý). Hơn thế nữa, các khách hàng chỉ định cịn đĩng gĩp vào kho kinh nghiệm về logistics: tính chuyên nghiệp, chính xác và nhịp nhàng… cho đội ngũ cán bộ cơng nhân
viên cơng ty những kinh nghiệm quý báu.
Trên cơ sở hàng hĩa và kinh nghiệm mà các khách hàng chỉ định là mảnh đất màu mỡ cho cơng ty mở rộng khai thác hàng xuất lẻ freehand (được phân tích trong phần 2 của chương 2).