Hội đồng giao đất lâm nghiệp xã sẽ làm việc với tổ công tác GĐLNCSTG để chuẩn bị một loạt các tài liệu cần được thu thập và tổng hợp trước khi tiến hành các hoạt động GĐLNCSTG:
Các tài liệu về vị trí địa lý của xã, các đặc điểm mô tả địa hình và các đặc tính về địa hình và khí hậu/ thuỷ văn
Các thông tin về tình trạng hiện thời của các nguồn tài nguyên rừng và tài nguyên nước tự nhiên của xã
Các kế hoạch và chiến lược phát triển của xã và huyện
Các thông tin về các điều kiện kinh tế xã hội của xã gồm (mức sống, sự nghèo đói, sắc tộc, lao động, các nhu cầu tương lai được dự đoán trước và bối cảnh về tiềm năng và dân trí).
Tổng hợp các dữ liệu về quản lý đất và sử dụng đất (bao gồm đất nông nghiệp và đất ở) và các thay đổi được đề nghị về phân loại đất hoặc sử dụng đất
Tổng hợp về các nghị quyết, văn bản, quyết định, hướng dẫn về phát triển kinh tế xã hội ở xã của nhà nước, tỉnh, huyện và xã.
Các thông tin được thu thập sẽ được tổng hợp thành một báo cáo trình lên Ban chỉ đạo GĐLNCSTG huyện và Ban chỉ đạo GĐLNCSTG Tỉnh. Một cuộc họp sau đó sẽ được tổ chức giữa HĐĐKĐĐ xã, Ban chỉ đạo GĐLNCSTG huyện và Tổ công tác GĐLNCSTG để rà soát các tài liệu và bản đồ hiện có nhằm:
Đánh giá chất lượng của các bản đồ, hồ sơ, số liệu và kiểm tra các địa giới hành chính của thôn và xã
Đánh giá các điều kiện tự nhiên (các thuận lợi, các khó khăn và các tác động của chúng đối với việc quản lý và sử dụng đất sản xuất)
Đánh giá các lợi ích và các hạn chế của các nguồn tài nguyên thiên nhiên về sản xuất và quản lý sử dụng đất
Đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của việc quản lý và sử dụng đất ở xã, các bản đồ, các văn bản tài liệu và các kế hoạch về quy hoạch sử dụng đất và giao đất trước đây
Kiểm tra các địa giới thôn, xã và đạt được thoả thuận về các địa giới thôn trong xã cũng như địa giới hành chính với các xã lân cận.
Mọi vấn đề không thống nhất được phát hiện giữa các văn bản và bản đồ cần được ghi chép lại cùng với các kiến nghị về giải pháp xử lý.