Về cơ cấu: Đứng đầu là trưởng bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm chính trước giám đốc của khách sạn, điều phối mọi hoạt động, đôn đốc kiểm tra giám sát, tham gia quá trình chào đón khách đặc biệt là những đoàn khách quan trọng và giải quyết những phàn nàn của khách.
Hỗ trợ trưởng lễ tân là trợ lý trưởng lễ tân, bên dưới là các nhân viên tiếp đón và nhân viên tổng đài, nhân viên đặt buồng, nhân viên thu ngân và nhân viên kiểm toán đêm.
Nhân viên đón tiếp thực hiện tốt công việc chuẩn bị hồ sơ, chào đón khách, xác định tình trạng đặt buồng và lưu trú, thực hiện việc nhập phòng, trả phòng cho khách, bảo quản chìa khóa và cung cấp thông tin cho khách. Sắp xếp các giấy tờ, thông tin của khách, chuyển thư từ nhắn tin cho khách, phối hợp với bộ phận phục vụ buồng và bộ phận sửa chữa bảo dưỡng để cập nhật tình trạng buồng, biết cách xử lý những tình huống khẩn cấp.
Nhân viên tổng đài tại bộ phận lễ tân của công ty thường xuyên tiếp xúc với khách qua điện thoại và đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu khách sạn với khách. Thực hiện trả lời các cuộc điện thoại gọi đến khách sạn và chuyển điện thoại lên buồng cho khách, giúp khách thực hiện các cuộc điện thoại gọi ra, cung cấp các thông tin về dịch vụ trong và ngoài khách sạn. Tuy nhiên nhân viên tổng đài cũng tham gia hỗ trợ nhân viên tiếp đón trong việc
khách, là người đại diện cho khách sạn bán buồng cho khách. Thực hiện tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng, lập và bảo quản hồ sơ đặt buồng, cập nhật thông tin hàng ngày. Thực hiện việc hủy đặt buồng, sửa đổi đặt buồng và phải chuyển các thông tin kịp thời cho nhân viên đón tiếp. Lập báo cáo về tình hình đặt buồng, chuẩn bị danh sách dự kiến hàng ngày, kết hợp với bộ phận marketing để bán buồng nhằm tối đa hóa công suất sử dụng buồng.
Nhân viên thu ngân chủ yếu tập trung vào giai đoạn thanh toán cho khách. Thực hiện cập nhật các chi tiêu của khách vào tài khoản, thanh toán thu tiền khi khách trả buồng, chịu trách nhiệm về số tiền quỹ để thực hiện giao ca.
Nhân viên kiểm toán đêm làm nhiệm vụ kiểm tra sự chính xác việc cập nhật, ghi chép các giao dịch tài chính và báo cáo tổng kết tài chính trong ngày.
Bộ phận lễ tân của khách sạn với bộ máy quản lý trực tuyến chức năng đơn giản gọn nhẹ, thể hiện được hiệu quả cao trong khi làm việc