Để bộ phận lễ tân hoạt động một cách có hiệu quả thì phải có một hệ thống quản lý đảm bảo sự nghiêm túc, có sự điều phối nhịp nhàng. Vai trò của trưởng bộ phận lễ tân là rất quan trọng. Trưởng bộ phận sẽ là người nắm bắt
hoạt động chung của tổ để tiến hành việc kiểm tra, giám sát thường xuyên. Các nhân viên lễ tân phải tuân thủ tất cả những quy định chung của khách sạn và cả những quy định riêng của tổ. Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể và phải hoàn thành tốt công việc của mình, khi hoàn thành xong có thể hỗ trợ và giúp đỡ công việc của nhân viên khác, phải có sự đoàn kết và kết hợp ăn ý. Trưởng bộ phận lễ tân sẽ là người đánh giá công việc của từng nhân viên hàng ngày qua phiếu đánh giá. Với sự kiểm tra đánh giá thường xuyên nhân viên sẽ có ý thức làm việc tốt hơn và tạo nên một tác phong chuyên nghiệp.
Trưởng bộ phận lễ tân phải là người chịu trách nhiệm cao nhất với giám đốc khách sạn. Tất cả những tình huống phát sinh của tổ thì trách nhiệm đều liên quan đến trưởng lễ tân. Điều này đỏi hỏi trưởng bộ phận phải thực hiện tốt công việc của mình, điều phối và giám sát chặt chẽ để không để xảy ra những vi phạm hay sai sót. Do đó trưởng bộ phận lễ tân phải là người trung thực, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm quản lý, có thời gian làm việc lâu dài tại khách sạn.
Bên cạnh đó bộ phận lễ tân phải tổ chức phối hợp hoạt động với các bộ phận khác có liên quan một cách hiệu quả.