- Quảng cáo và thương hiệu:
Doanh nghiệ p
2.4.1 Phương tiên truyền thông đại chúng
Đây là kênh thông tin hữu hiệu nhất nếu xét về khả năng tiếp cận được nhiều người tại nhiều
địa điểm khác nhau. Để sử dụng kênh thông tin này doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức quan hệ công chúng sau:
2.4.1.1 Họp báo
Họp báo là buổi họp mà khách mời là báo chí (gồm đài truyền hình, đài phát thanh, báo viết, báo điện tử...). Thường thì doanh nghiệp sẽ họp báo để thông báo một tin quan trọng liên quan đến doanh nghiệp (khai trương, động thổ, đổi tên, giới thiệu logo), đến hoạt động kinh doanh (tung ra sản phẩm mới), hay các hoạt động mà xã hội tham gia (đóng góp cho quỹ hỗ trợ
ngưòi nghèo)
Chỉ khi nào doanh nghiệp có một thông tin quan trọng thì họp báo mới hiệu quả Vì vậy, để tổ chức một cuộc họp báo hiệu quả, cần lưu ý:
- Phải có những mục tiêu và thông điệp cụ thể. Càng nhiều thông điệp càng làm thông tin dàn trải, không tập trung, dẫn đến việc đưa tin không theo mong muốn. Nhiều trường hợp cuộc họp báo sẽ bị lạc đề.
- Các thông tin cho báo chí nên chuẩn bị trước. Những thông tin mà doanh nghiệp muốn cung cấp nên chuẩn bị trước để bảo đảm kiểm soát tốt thông tin, tránh sai sót
- Doanh nghiệp nên chỉ lập danh sách và chỉ mời những phóng viên, tờ báo, tạp chí, đài phù hợp với nội dung cuộc họp báo
- Chương trình họp báo nên tập trung và cô động.
- Nên chuẩn bị trước những câu hỏi có liên quan mà báo chí có thể hỏi đến, đặt biệt là những câu hỏi hóc búa nhất.
- Nên hạn chế số người ngồi trên bàn chủ toạ. Càng nhiều người cang rắc rối. Một hoặc hai người là đủ nhiều nhất là 4 người. Giữa những người ngồi trên bàn chủ toạ nên có sự chuẩn bị
thống nhất trước, ai sẽ trả lời vấn đề nào nếu phóng viên hỏi đến.
Thông cáo báo chí là tài liệu dành riêng cho giới báo chí. Khi làm việc một cách chính thức với báo chí (họp báo, mời tham dự sự kiện, gửi tài liệu) doanh nghiệp cần phải chuẩn bị
thông cáo báo chí nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho họ.
Để thu hút được sự quan tâm của báo chí thì thông cáo báo chí nên đáp ứng các chỉ tiêu sau;
- Kích thích sự tò mò: thông cáo báo chí phải gợi ngay cho họ sự tò mò, chẳng hạn như
“Lần đầu tiên giới thiệu...”, “Lớn nhất từ trước đến nay...”, “Công ra nghệ mới...”
- Trình bày ngắn gọn: Thông cáo báo chí phải nhấn mạnh được ý cần nói hơn là kể lể dài dòng mà chẳng có liên quan gì.
- Tập trung vào chủđề: - Nêu bật ý quan trọng
2.4.1.3 Mời tham dự sự kiện
Trong nhiều trường hợp, thông tin không đủ lớn để họp báo thì bạn có thể mời báo chí tham dự sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức. Có thể là lễ giới thiệu sản phẩm mới (cho đại lý, lễ
chứng nhận, chứng chỉ ISO,...) hay cuộc họp mặt khách hàng,...Tất nhiên trong trường hợp này sẽ
không có chương trình hỏi đáp dành riêng cho báo chí, nhưng doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị tài liệu riêng (có thể là thông cáo báo chí) cho các phóng viên.
Tuy nhiên, nếu những vấn đề chuyển tải trong buổi lễ hoặc cuộc họp mang tính chất “nhạy cảm” thì tốt nhất không nên mời báo chí.
2.4.1.4 Một số nguyên tắc khi làm việc với báo chí
- Trung thực - Thẳng thắn:
- Thông tin phải được viết ra khi làm việc với báo chí, hạn chế tối đa việc cung cấp thông tin qua điện thoại. Điều này tránh được sự sai lệch thông tin.
- Thuyết phục phóng viên bằng chất lượng thông tin mà doanh nghiệp cung cấp hoặc ý tưởng bài viết hơn là dựa vào mối quan hệ. Quan hệ tốt chỉ là bước khởi đầu. Phóng viên cần có những thông tin hấp dẫn, một bài viết hay cho độc giả của họ.
2.4.2 Sự kiện
So với các kênh thông tin khác thì sự kiện hiện đang được khai thác nhiều nhất ở Việt Nam, bởi vì nó giúp doanh nghiệp tiếp cận và tác động trực tiếp đối tượng nhắm đến. Tuy nhiên sự kiện chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận tới một số lượng công chúng rất hạn chế, nên xét về hiệu quả chi phí thì sự kiện tốn kém hơn các kênh thông tin khác.
Sự kiện có thể là: - Hội thảo
- Lễ giới thiệu sản phẩm mới - Lễ khai trương, động thổ
- Lễ kỷ niệm thành lập công ty - Chương trìnhn tham quan nhà máy - Chương trình ca nhạc tài trợ
- Chương trình thể thao tài trợ
- V..v...
Để tổ chức sự kiện tốt cần đảm bảo 3 yêu cầu:
- Trước hết cần phải xác định chủđề của sự kiện. Để thu hút được sự quan tâm của công chúng, chủđề sự kiện phải mang tính chất độc đáo và khác với chủđề của các sự kiện đã được tổ
chức. Doanh nghiệp cũng nên tránh lấy tên các chủđề chung chung và đơn điệu.
- Sau khi xác định được chủđề tiếp đến là nghĩ cách tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật chủđê.
Để tổ chức một sự kiện có hiệu quả cần chú ý - Cốt lõi của sự kiện là truyền đạt thông tin.
- Mỗi một sự kiện cần phải có thông điệp cần phải có thông điệp cụ thể. Càng nhiều thông điệp thì thông tin càng dàn trải và thiếu tính thuyết phục.
- Muốn thông điệp được nhớ thì bạn phải nhắc đi nhắc lại thông điệp đó một cách nhất quán từđầu đến cuối. Thông điệp có thể được thể hiện qua hình ảnh, phông sân khấu, băng rôn treo, quà tặng, sản phẩm trưng bày, thậm chí tiếc mục giải trí như múa, ảo thuật, trò chơi...Thông
điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài phát biểu, bài thuyết trình, tài liệu,..v..v..
- Minh hoạ trực tiếp thông điệp mà bạn muốn chuyển tải tới đối tượng. Cho nên tổ chức sự kiện sẽ không có hiệu quả nếu bạn chỉđơn thuần nói rằng doanh nghiệp của bạn bảo vệ môi trường hay cải tiến kỹ thuật. Để khai thác tối đa hiệu quả sự kiện, cần phải thể hiện những thông
điệp đó một cách cụ thể, chẳng hẹn như lôi cuốc mọi người tham gia vào các trò chơi bảo vệ môi trường hoặc khám phá những cải tiến kỹ thuật. Có như vậy, công chúng mới ghi nhơ thông điệp của doanh nghiệp.