III. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty
1. Hoàn thiện tổ chức quản lý và điều hành của phòng tiếp thị và đầu t
Nhiệm vụ và chức năng của phòng tiếp thị và đầu t có ảnh hởng rất lớn đến chất lợng của hồ sơ dự thầu và khả năng thắng thầu của công ty.
Do vậy, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và quản lý của phòng có ý nghĩa hết sức to lớn. Từ khi công ty đợc thành lập lại, nhân sự của các phòng ban cũng đợc sắp xếp và tổ chức lại cho phù hợp với cơ chế quản lý,nhiệm vụ kinh doanh mới. Vì thế trong vài năm qua, nhân sự của phòng tiếp thị và đầu t đã có nhiều thay đổi phù hợp hơn với cơ chế mới, nó có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc công ty những mảng việc sau:
1. Xây dựng kế hoạch liên doanh liên kết
2. Xây dựng kế hoạch đầu t ngắn hạn, dài hạn của công ty
3. Tham mu chỉ đạo, triển khai công tác tiếp thị, công tác đấu thầu và nhận thầu.
4. Giám sát kỹ thuật, chất lợng công trình, tiến độ thi công
5. Theo dõi giám sát nghiệm thu thanh quyết toán công trình đã hoàn thành.
Nh vậy ta có thể thấy nhiệm vụ của phòng tiếp thị và đầu t là khá nhiều, thế nhng lực lợng của phòng thì quá mỏng.
Hiện nay cơ cấu tổ chức của phòng gồm một trởng phòng là kỹ s và 3 nhân viên ( một kỹ s và hai cử nhân kinh tế).Trởng phòng là một kỹ s xây dựng chịu trách nhiệm quản lý chung và phụ trách công tác lập kế hoạch.Một nhân viên có trình độ
cử nhân kinh tế phụ trách mảng đầu t và tiếp thị. Hai nhân viên còn lại phụ trách làm hồ sơ dự thầu và theo dõi giám sát, nghiệm thu, thanh quyết toán công trình đã hoàn thành.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của phòng tiếp thị và đầu t đợc bố trí nh sau: Sơ đồ bố trí phòng tiếp thị và đầu t
Theo cách bố trí nh hiện tại về nhân sự của phòng thì công việc còn khá nhiều, lại do lực lợng quá mỏng cho nên mỗi ngời cán bộ ôm đồm quá nhiều việc, đôi khi cha đúng với nghiệp vụ chuyên môn của mình. Công tác kế hoạch và marketing còn cha đợc hoạt động theo đúng nghĩa, cha thể hiện đợc hết vai trò to lớn của nó. Công tác lập đơn giá dự thầu còn thiếu sự kết hợp giữa các cán bộ giỏi về chuyên môn kỹ thuật và kinh tế. Sự phân công trách nhiệm trong phòng còn cha rõ ràng, nhiều khi cán bộ không giỏi về công tác tài chính- kinh tế cũng phải tham gia vào mảng công việc nh tiếp thị và đầu t. Với một khối lợng công việc nặng nề trên nhiều lĩnh vực nh hiện tại của phòng thì các cán bộ, nhân viên luôn phải làm thêm giờ,kiêm nhiệm những công việc không đúng với chuyên môn do thiếu về cả lực lợng lẫn trình độ. Chính vì vậy mà làm cho chất lợng của công việc nhiều khi không đạt hiệu quả cao, ảnh hởng tiêu cực tới hiệu quả công tác đấu thầu nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung cho công ty. Tuy chất lợng nhân sự của phòng đã đợc cải tiến nhng số lợng nh trên là tơng đối ít do cần có biện pháp bố trí thêm cán cán bộ cho phòng tiếp thị và đầu t để hiệu quả công việc đợc hiệu quả cao hơn.
Chu Ngọc Hải Lớp công nghiệp 40C
Trưởng phòng
Bộ phận lập kế hoạch và đầu tư
(2 nhân viên)
Bộ phận làm hồ sơ và theo dõi (2 nhân viên)
Với những phân tích nh trên chúng ta có thể thấy trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của phòng còn cha hợp lý, nhiều công việc còn cha đợc quan tâm đúng mức nh bộ phận kế hoạch và marketing.
Do đó trong thời gian tới phòng tiếp thị và đầu t nên tổ chức lại với những nội dung nh sau:
- Nên có kế hoạch bố trí, sắp xếp, bồi dỡng, đào tạo và đặc biệt cần tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ phù hợp với những công việc của phòng.
- Cần đặc biệt quan tâm hơn nữa đến vấn đề marketing trong phòng vì điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó ảnh hởng đến hiệu quả của công tác đấu thầu nói riêng và công tác sản xuất kinh doanh của công ty nói chung.
- Phòng cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng hơn nữa cho các nhân viên, nên có sự chuyên môn hóa về công việc để đạt đợc hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, vẫn phải tạo ra sự liên kết giữa các nhân viên ở các mảng công việc khác nhau.
Vì vậy theo tôi, trong thời gian tới cơ cấu của phòng cần tổ chức sắp xếp lại nh sau:
- Nên bố trí một nhân viên có trình độ chuyên môn về kinh tế để phụ trách mảng công việc nghiên cứu thị trờng, đây là một công tác hết sức quan trọng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhng trong phòng lại cha có nhân viên riêng và trình độ marketing.
- Công ty cần có thêm nhân viên ở bộ phận theo dõi, giám sát kỹ thuật, chất lợng công trình và giám sát, nghiệm thu thanh quyết toán công trình hoàn thành. Nên bố trí một kỹ s ở mảng hoạt động này sẽ có hiệu quả hơn.
- Hiện tại công ty có 2 nhân viên làm công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu, một cử nhân kinh tế và một kỹ s, nh vậy là hợp lý không cần bố trí thêm nhân viên ở mảng này nhằm tránh cho sự tăng lên của nhân sự .
- Nên bố trí một nhân viên có trình độ về kinh tế để phụ trách mảng đầu t, lập kế hoạch liên doanh, liên kết cùng với trởng phòng cho có hiệu quả cao hơn.
Với cách bố trí sắp xếp nh trên mỗi nhân viên trong phòng đợc phân công trách nhiệm rõ ràng và phải chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về phần việc của mình.
Nh vậy, sau khi thực hiện biện pháp này thì cơ cấu tổ chức của phòng sẽ gồm 6 ngời, với 4 nhân viên hiện tại của phòng thì công ty cần tuyển dụng thêm 2 ng- ời mới.
- Một cử nhân kinh tế chuyên ngành Marketing. - Một kỹ s xây dựng.
Sơ đồ tổ chức của phòng sau khi thay đổi
Phòng tiếp thị và đầu t sau khi bố trí sẽ khắc phục đợc những hạn chế:
- Sự kiêm nhiệm, ôm đồm quá nhiều việc của một nhân viên, việc phân tách sẽ đem lại hiệu quả cao vì mang tính chuyên môn hoá đồng thời vẫn có sự liên hệ giữa các nhân viên trong phòng với các phòng khác điều này sẽ đem lại kết quả tốt góp phần nâng cao khả năng thắng thầu cho công ty.
Chu Ngọc Hải Lớp công nghiệp 40C Trưởng phòng
Bộ phận kế
hoạch MarketingBộ phận Lập hồ sơ dự thầu Giám sát, thi công
- Việc bố trí thêm nhân viên Marketing riêng sẽ làm cho công tác nghiên cứu thị trờng đợc chú trọng, nâng cao uy tín, hình ảnh cho công ty sẽ tạo ra cơ hội tham dự đấu thầu nhiều công trình hơn trong tơng lai.
- Việc tuyển thêm nhân viên có trình độ phù hợp với chuyên môn sẽ tạo ra sức mạnh mới cho công ty, công việc trong phòng đợc thực hiện một cách có hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên, do công ty mới thành lập lại đang trên con đờng tự hoàn thiện mình nên việc tuyển thêm nhân viên cũng là điều cần thiết và đem lại hiệu quả tích cực nh sẽ giảm đợc chí phí nếu đa cán bộ đi đào tạo thêm, tiền lơng khi họ đi học...thế nhng công ty cũng phải chấp nhận sự tăng lên của lao động gián tiếp, điều này cũng đồng nghĩa với việc tăng lên của chí phí gián tiếp sẽ gây khó khăn trong việc giảm giá dự thầu xuống thấp.
2. Tăng cờng công tác nghiên cứu thị trờng và xây dựng đợc chiến lợc tranh thầu phù hợp
Hiện nay, nghiên cứu thị trờng là điều kiện vô cùng quan trọng cho công ty để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng. Thông qua hoạt động này, công ty có thể thu thập thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin về thị trờng cần thiết nh các dự án đầu t trong tơng lai, các chủ đầu t, các đối thủ cạnh tranh. Những thông tin đó sẽ đợc phân tích để đề ra các chiến lợc cạnh tranh phù hợp và linh hoạt của công ty nhất là về lập giá dự thầu.
Những hoạt động trên cần phải có bộ phận riêng chuyên nghiên cứu về thị tr- ờng đó là các cán bộ Marketing. Hiện nay, công ty Cơ khí và xây lắp cha có bộ phận làm Marketing theo đúng nghĩa của nó. Lực lợng ở phòng tiếp thị và đầu t tuy có đợc đào tạo cơ bản về công tác Marketing nhng do còn ôm đồm nhiều việc nên chất lợng của công việc đạt hiệu quả cha cao. Công tác Marketing ở công ty mới chỉ dừng lại ở phơng diện tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu. Chính vì vậy, hoạt động
này còn kém hiệu quả, dẫn đến hậu quả là công ty đã bỏ lỡ nhiều cơ hội tham gia đấu thầu và nếu có tham gia cũng rất yếu thế so với các đối thủ cạnh tranh khác.
Chúng ta có thể tham khảo số liệu về quá trình đấu thầu của công ty trong thời gian qua nh sau :
Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 Tổng số công trình tham dự thầu 9 16 18 19 Công trình trúng thầu 5 12 13 15 Tỉ lệ thắng thầu(%) 55,6 75 72,2 78,95
Nh vậy số công trình công ty tham dự thầu tuy có tăng lên qua các năm nhng vẫn cha thể coi là cao và tơng ứng với khả năng phát triển của công ty. Chính vì thế trong thời gian tới công ty cần có các giải pháp nhằm làm tăng số công trình tham dự cũng nh tỉ lệ thắng thầu lên.
Theo tôi, trong thời gian tới công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trờng đặc biệt là hoạt động Marketing để nắm bắt đợc những thông tin về thị trờng nhanh, chính xác để có chiến lợc tranh thầu phù hợp nhằm làm tăng khả năng thắng thầu cho công ty.
Những thông tin cần thu nhập và phân tích là:
- Tiến hành nghiên cứu về chủ đầu t (bên mời thầu) thông qua các phơng tiện thông tin đại chúng. Hay qua các mối quan hệ của công ty để có cơ hội đợc tham gia dự thầu.
- Thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh, đánh giá các mặt mạnh, yếu và phán đoán đợc các chiến lợc cạnh tranh để đề ra định hớng cạnh tranh phù hợp.
- Nghiên cứu, tìm hiểu về thị trờng cung ứng, về sự biến động của giá cả nguyên vật liệu, lao động, tình hình máy móc, thiết bị xây dựng, dự kiến khả năng mua sắm hay đi thuê để có chiến lợc tranh thầu bằng giá hợp lý.
Trên cơ sở những thông tin đã thu thập đợc, công ty nên xử lý kỹ lỡng và chuyển cho các bộ phận có liên quan để lập ra các chiến lợc nh:
Chiến lợc phân đoạn thị trờng: công ty nên phân chia ngành xây dựng ra thành nhiều thị trờng nhỏ có tính chất đồng nhất cao về mặt nào đó để có giải pháp thâm nhập thị trờng thích hợp nh:
+ Phân đoạn theo tính chất công trình: thị trờng xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp.
+ Phân đoạn theo khu vực địa lý: thị trờng miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Công ty nên chọn thị trờng miền Bắc vì công ty có u thế và đã hoạt động lâu ở đây.
Chiến lợc cạnh tranh: để có thể thắng lợi trong các cuộc đấu thầu thì công ty cần phải linh hoạt trong việc đề ra các chiến lợc riêng cho mỗi lần tham dự với những chiến lợc có thể áp dụng:
+ Chiến lợc dựa vào lợi thế tơng đối: công ty cần phát huy hết những thế mạnh của mình để tạo ra đợc các u thế so với đối thủ trong các cuộc cạnh tranh.
+ Chiến lợc bỏ giá thầu thấp: nhiều khi công ty nên áp dụng chiến lợc này để có thể trúng thầu nhiều công trình tạo công ăn việc làm hơn là tạo ra lợi nhuận.
+ Chiến lợc liên doanh với các doanh nghiệp khác để tạo ra sức cạnh tranh cao hơn trong việc đấu thầu các công trình có quy mô lớn.
+ Chiến lợc chuyên môn hoá và đa dạng hoá ngành nghề: công ty áp dụng chiến lợc này sẽ tạo ra cơ hội tham dự đấu thầu nhiều hơn và trúng thầu sẽ cao hơn.
Nếu công tác nghiên cứu thị trờng làm tốt sẽ đem lại hiệu quả cao hơn trong đấu thầu và sẽ đa lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của công ty là:
- Thông qua hoạt động này, công ty có thể thu thập đợc nhiều thông tin có lợi nh xác định rõ hơn về vị trí và sức mạnh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh, uy tín trên thị trờng thế nào.
- Tăng cờng hoạt động Marketing sẽ nắm bắt kịp thời, nhanh nhạy về thị hiếu khách hàng, giá cả nguyên vật liệu trên thị trờng.
- Công ty sẽ xác định đợc cho mình những lĩnh vực có thế mạnh và sẽ đầu t vào đó có trọng điểm, tránh tràn lan đem lại nhiều cơ hội trúng thầu.
Điều quan trọng là sẽ làm cho công ty có cơ hội tham dự thầu nhiều công trình hơn nữa và tăng tỉ lệ thắng thầu lên cao vì đã có sự chuẩn bị kỹ trớc khi tham gia. Theo nh mục tiêu của công ty thì năm 2002 công ty sẽ phải tham gia khoảng 40 công trình trong đó cần phải trúng thầu khoảng 36 công trình (tỉ lệ thắng thầu đạt 90%).
Để thực hiện đợc các giải pháp này có hiệu quả thì cần có các điều kiện sau: - Phải tổ chức ra đợc bộ phận chuyên môn làm về lĩnh vực này.
- Phải có đội ngũ cán bộ làm Marketing có trình độ, năng lực và lòng nhiệt tình cao.
- Phải tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận này hoạt động tốt nhất nh phơng tiện, thời gian, kinh phí...
- Công ty cần tuyển thêm nhân viên trong lĩnh vực này.