I .Khái quát chung về Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương
1. Quá trình hình thành và phát triển
Xí Nghiệp Dợc Phẩm Trung ơng II là một doanh nghiệp Nhà nớc thuộc tổng công ty dợc Việt Nam, do Bộ Y tế quản lý. Trụ sở đặt tại số 9 Trần Thánh Tông – Hà Nội.
Xí Nghiệp Dợc Phẩm Trung ơng II tiền thân là một xởng bào chế Quân d- ợc thuộc cục quân y thuộc Bộ quốc phòng, thành lập năm 1947 tại Việt Bắc. Năm 1954 xởng bào chế Quân dợc đợc chuyển về Hà Nội tiếp tục đợc Đảng và Nhà nớc đầu t, xây dựng thành xí nghiệp dợc phẩm ”Mùng sáu Tháng Giêng”
Ngày 1 tháng 6 năm 1960 Chính Phủ đã quyết định chuyển giao xí nghiệp “6-1” sang Bộ y tế, đổi tên thành Xí Nghiệp Dợc Phẩm số II. Do hoàn thành tốt các chỉ tiêu Nhà Nớc giao và có nhiều thành tích xuất sắc nên ngày 29/5/1985 Xí nghiệp đợc phong tặng danh hiệu: “ Đơn vị anh hùng”. Đây là một mốc lớn, đánh dấu sự trởng thành của xí nghiệp .
Tháng 5-1993 theo quyết định QĐ388/HBT của Hội đồng bộ trởng công nhận xí nghiệp dợc phẩm số II là doanh nghiệp Nhà Nớc đồng thời là một đơn vị đợc hạch toán độc lập, và cũng từ đó mang tên Xí Nghiệp Dợc Phẩm Trung - ơng II .
Vào những ngày đầu thành lập, xí nghiệp chỉ là một xởng nhỏ với máy móc thiết bị đơn sơ và số lợng công nhân vài ba chục ngời. Nhng đến nay, xí nghiệp đã có công nghệ hoàn thiện và quy mô đợc mở rộng với số lợng công nhân lên đến 510 ngời. Xí nghiệp luôn chú ý đầu t thay đổi trang thiết bị nhằm
hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, tối thiểu hoá chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lợng sản phẩm nhằm dứng vững và cạnh trong cơ chế thị trờng.
Hiện nay, xí nghiệp đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại vào bậc nhất của ngành Dợc Việt Nam, với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trờng vô trùng, kỹ thuật xử lý nớc tinh khiết, các công đoạn sản xuất nhanh, các công đoạn kiểm tra lý hoá với mức dộ chính xác cao, đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất và chất lợng sản phẩm. Qua hơn 40 năm hoạt động xí nghiệp đã sớm tìm đợc bớc đi đúng đắn và vững chắc trên thơng trờng tạo dựng đợc một uy tín trong ngành dợc và luôn hoàn thành tốt các nghĩa vụ với Nhà nớc nh nộp ngân sách, đầu t tích luỹ ...
Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm: Sản xuất kinh doanh các loại thuốc tân dợc đặc biệt có liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của ngời tiêu dùng: đó là các loại thuốc chữa bệnh dới dạng thuốc tiêm, thuốc viên và hoá chất. Ngoài ra Xí nghiệp còn kinh doanh cho thuê các kiốt.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Xí nghiệp đã từng khó khăn ở khâu tiêu phân phối sản phẩm. Nhng đến nay Xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống khá hoàn chỉnh phủ kín khắp các địa phơng và các bệnh viện ở các tỉnh. Nh sử dụng kênh phân phối gián tiếp 2 cấp:
Cấp 1: Công ty Dợc phẩm TWI, các bệnh viện trung ơng, các nhà thuốc, các cửa hàng bán buôn , các công ty dợc phẩm các tỉnh huyện với số lợng tiêu thụ 30% sản phẩm .
Cấp 2: Là những khách hàng phân phối sản phẩm của Xí nghiệp và liên hệ trực tiếp với đại lý cấp 1 bao gồm: Bệnh viện tỉnh huyện, đại lý tỉnh huyện, hiệu thuốc huyện xã. Các thành viên cấp 2 của kênh tiêu thụ là những ngời trực tiếp đa sản phẩm tới tay ngời tiêu dùng.
Trong nền kinh tế thị trờng, việc buôn bán giao dịch với nớc ngoài càng trở nên cần thiết, khi mà một số nguyên liệu chính đẻ sản xuất thuốc cần phải nhập khẩu từ nớc ngoài, do vậy xí nghiệp còn mang tên quốc tế là DOPHARMA.
Biểu số 1: Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1. Doanh thu 77.430.755.029 69.336.943.791 76.973.205.155 2.Lợi nhuận 629.029.020 912.557.764 1.002.993.541 3. Nộp ngân sách 201.289.286 292.018.484 320.957.933 4. Thu nhập BQCBCNV 780.000 850.000 950.000
Với cơ cấu vốn là:
Biểu số 2 Đơn vị tính: đồng
Năm Tài sản Nguồn hình thành
TSCĐ và ĐTDH TSLĐ và ĐTNH Vốn CSH Vốn vay
2000 12.279.103.690 41.316.924.780 18.364.771.908 35.231.256.562 2001 12.965.250.348 45.966.930.091 23.999.466.204 34.932.714.235 2002 11.462.875.684 40.217.493.403 23.572.544.672 28.107.824.415 2. Thị trờng bán sản phẩm của Xí nghiệp.
Để đảm bảo đợc tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định, kịp thời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt khâu tiêu thụ. Nếu khâu công việc này bị ứ đọng, tất yếu dẫn đến sự ngng trệ của hai khâu công việc nói trên. Nh vậy yêu cầu đặt ra với bất kỳ doanh nghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trờng truyền thống bên cạnh việc triển khai, nghiên cứu các thị trờng tiềm năng.
Hiện nay, Xí nghiệp có 20 cửa hàng đại lý, hơn 100 khách hàng lớn từ Bắc- Trung- Nam .
Từ phía thanh Hoá trở ra (nh Lào Cai, Yên Bái, Lạng Sơn, Hoà Bình, Quảng Ninh, Hải Phòng, Nam Định, Thanh Hoá,...) có tới 50 đơn vị là khách hàng thờng xuyên của Xí nghiệp với lợng mua của khách hàng lớn nhất là 300 triệu/tháng, trung bình là 100 triệu/ tháng.
Khu vực từ Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng có khoảng 24 đơn vị, với lợng mua trung bình là 150 triệu / tháng.
Tại Thành phố Hồ Chí Minh Xí nghiệp có 2 khách hàng thờng xuyên đó là Chi nhánh của Công ty dợc phẩm TW1 và Quầy 54- Quận 10.
Tại Hà Nội, Xí nghiệp có 4 cửa hàng Kinh doanh sản phẩm của mình là Số 31 láng Hạ, Số 7 Ngọc Khánh, Số 8 Ngọc Khánh, Giới thiệu sản phẩm và nhóm tiếp thị .
Biểu số 3: Thống kê doanh số mua của một số khách hàng thờng xuyên trong năm 2002
3. đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại xí nghiệp. tại xí nghiệp.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc, xí nghiệp áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến – chức năng, dựa trên chế độ dân chủ tập trung (tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách theo chế độ một thủ trởng), Xí nghiệp tổ chức quản lý theo hai cấp đứng đầu xí nghiệp là Giám đốc. Giám đốc chỉ đạo trực tiếp thông qua các phó giám đốc và các phòng ban, các phân xởng thực hiện theo nhiệm vụ chức năng của mình và có mối quan hệ cấp trên với cấp dới - đồng thời có mối liên hệ ngang giữa các phòng ban phân xởng.
+ Giám đốc: Là ngời chỉ đạo trực tiếp thông qua các phó giám đốc, các tr-
ởng, phó phòng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể ngời lao động về kết quả họat động của xí nghiệp .
+ Phó giám đốc: Là ngời giúp Giám đốc trong việc quản lý xí nghiệp. Khách
hàng Chỉ tiêu
XNDPTWI Công ty Dợc
Đông Nam á Công ty Dợc Phẩm Nghệ An ... Tổng cộng Doanh số bán háng (cha thuế) 6.568.678.000 4.877.590.768 6.267.789.500 ... 80.678.680.000 Tỷ lệ % của các khách hàng 8,14% 6.05% 7,77% ... 100%
Có hai phó giám đốc, một phó giám đốc phụ trách khoa học công nghệ và một phó giám đốc phụ trách sản xuất.
+ Phòng tài chính- kế toán: Dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với
nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thống kê, lu trữ, cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ở mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận liên quan nhằm phục công tác quản lý kinh tế .
+ Phòng tổ chức lao động: Trực thuộc Giám đốc có nhiệm vụ giúp Giám
đốc trong công tác quản lý, thực hiện các chế độ chính sách về ngời lao động, xây dựng và tham mu cho xí nghiệp về tiêu chuẩn lơng, thởng, đảm bảo chế độ lơng thởng cho ngời lao động, xem xét về bộ máy tổ chức của xí nghiệp, bố trí lại lao động của xí nghiệp.
+ Phòng kế hoạch cung ứng: Có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ
sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lơng cho các phân xởng và toàn doanh nghiệp; thu mua, quản lý phải đảm bảo nguyên liệu, vật t, bao bì, đủ tiêu chuẩn phục vụ sản xuất kinh doanh; đối với những thuốc độc phải thờng xuyên kiểm tra và đảm bảo nguyên tắc chặt chẽ.
+ Phòng thị trờng:Trực thuộc Giám đốc, phải có trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm đã nhập kho theo các quyết định tài chính của Nhà nớc cũng nh của xí nghiệp; có nhiệm vụ quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu trên thị trờng để nắm bắt mẫu mã; phòng này có mối quan hệ gần nhất với phòng tài chính - kế toán và phòng cung ứng .
+ Nhóm Markting: Thăm dò thị trờng, cố vấn cho sản xuất của xí nghiệp. + Phòng đảm bảo chất lợng:Xây dựng ra các tiêu chuẩn hóa về chất lợng sản phẩm, kiểm tra chất lợng sản phẩm, kiểm tra chất lợng mỹ thuật của sản phẩm hoàn thành từ đó đa ra các kiến nghị để thay đổi mẫu mã sản phẩm.
+ Phòng nghiên cứu triển khai: Có 2 nhiệm vụ: Nghiên cứu ra quy trình
để sản xuất ra sản phẩm mới; khi sản phẩm mới ra đời rồi thì phải có trách nhiệm thờng xuyên xem xét tuổi thọ của nó; phải phối hợp chặt chẽ với nhóm
Marketinh và phòng thị trờng để thờng xuyên nắm bắt đợc nhu cầu thị hiếu của khách hàng.
+ Phòng kiểm tra chất lợng (KCS): Kiểm tra về chất lợng, hàm lợng
nguyên vật liệu đa vào pha chế, và kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi đa vào nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp.
+ Phòng hành chính quản trị: Điều hành bộ máy hành chính, các công việc
chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng nh đời sống tinh thần của xí nghiệp.
+ Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của xí nghiệp.
+ Phòng y tế: Thực hiện việc khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công
nhân viên chức.
+ Phòng đầu t xây dựng cơ bản: Xây dựng theo định hớng, qui định của xí
nghiệp, xây dựng các dự án nh: dự án đầu t xí nghiệp, dự án đầu t dây chuyền; sữa chữa nhỏ và thờng xuyên sửa chữa các h hỏng nhỏ của xí nghiệp.
+ Các phân xởng sản xuất: Gồm phân xởng chính (phân xởng Tiêm, Phân
xởng viên, Phân xởng Hóa), phân xởng phụ (phân xởng cơ điện), trong đó phân xởng viên là phân xởng chuyên sản xuất các loại thuốc nh Ampicilin (nén), Penicilin,VitaminB1, B6, B12, C, thuốc sốt rét, thuốc giảm đau ,Tertacilin...; Phân xởng Tiêm: chuyên sản xuất cácloại thuốc tiêm ,dịch chuyền nh các loại Vitamin,thuốc bổ , kháng sinh, thuốc giảm đau ,glucoza; Phân xởng Hóa (chế phẩm ): sản xuất các hóa chất ,tinh dầu ,thuốc nhỏ mũi thuốc giảm đau, các loại cao xoa...; phân xởng cơ điện: chuyên phục vụ sửa chữa định kỳ, thờng xuyên, phục vụ điện nớc và sản xuất hơi cho các phân xởng sản xuất chính.
4. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán.
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập
trung, đứng đầu là kế toán trởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình tài chính kế toán của Xí nghiệp, dới kế toán trởng là một phó phòng phụ trách, và các nhân viên kế toán.
Mỗi phòng ban, phân xởng có những chức năng riêng biệt nhng lại có mối liên hệ với nhau khi thực hiên nhiệm vụ của mình. Các phòng ban phân xởng
đợc quản lý theo chức năng thông qua các trởng phòng, quản đốc rồi đến các nhân viên.
Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài Xí nghiệp.
Phòng tài chính - kế toán gồm 7 nhân viên dới sự quản lí của một trởng phòng và một phó phòng. Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phân xởng (ứng với 4 phân xởng: phân xởng tiêm, phân xởng viên, phân xởng hóa, phân xởng cơ điện) có nhiệm vụ thu nhập thông tin tại từng phân xởng cho kế toán trởng, 4 nhân viên này ngoài chịu sự quản lí của kế toản trởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xởng .
Chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng :
• Kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong
phòng cũng nh các phân xởng, chủ yếu là phần tài chính, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của xí nghiệp. Phụ trách giám sát chung, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho xí nghiệp, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghịêp. Ngoài ra kế toán trởng còn đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định vì thiếu nhân viên.
• Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Có nhiệm vụ tổng hợp thông tin từ
các nhân viên kế toán để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ. Phó phòng phụ trách điều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp nh các nghiệp vụ kho, thanh toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm...
• Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ, thu chi theo kế hoạch đợc duyệt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và khóa sổ.
• Thu ngân: Hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dới cửa hàng
• Kế toán lơng: có nhiệm vụ tính toán lơng, thởng cho toàn bộ cán bộ
nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và phơng pháp tính lơng phù hợp với các đối tợng. Kế toán lơng có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
• Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và
giá thành thực tế của các mặt hàng và các quy cách. Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm đợc sản xuất tại từng phân xởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Định kỳ lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố.
• Kế toán tiêu thụ: Trong phần việc này kế toán chia thành hai bộ phận
Kế toán thành phẩm: có mhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc thành phẩm nhập xuất kho theo các mục đích khác nhau vàKế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ tập hợp các loại hóa đơn, chứng từ có liên quan đến việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm để ghi sổ. Hàng tháng, trớc 10 ngày phải lập báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu tháng, đồng thời dựa trên báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu vào của kế toán thanh toán với ngời bán để lên báo cáo tổng hợp thuế giá trị gia tăng phải nộp .
Với từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm từng phần hành không chỉ làm thủ công mà song song với việc kế toán thủ công còn phải làm cả kế toán máy. Hiện nay xí nghiệp đã áp dụng chơng trình kế toán máy Fast nhng mới chỉ áp dụng đợc một số phần hành kế toán nh: kế toán vốn bằng tiền, mua hàng, công nợ phải thu, phải trả, kế toán tiêu thụ, vì vậy chơng trình vẫn cha tự tổng hợp chi tiết để lên tổng hợp mà việc tổng hợp đó kế toán tổng hợp phải tổng hợp để nhập vào .
Sơ đồ 22: tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
3.2. Vận dụng chế độ kế toán tại xí nghiệp.