I .Khái quát chung về Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương
4. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập
trung, đứng đầu là kế toán trởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình tài chính kế toán của Xí nghiệp, dới kế toán trởng là một phó phòng phụ trách, và các nhân viên kế toán.
Mỗi phòng ban, phân xởng có những chức năng riêng biệt nhng lại có mối liên hệ với nhau khi thực hiên nhiệm vụ của mình. Các phòng ban phân xởng
đợc quản lý theo chức năng thông qua các trởng phòng, quản đốc rồi đến các nhân viên.
Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài Xí nghiệp.
Phòng tài chính - kế toán gồm 7 nhân viên dới sự quản lí của một trởng phòng và một phó phòng. Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phân xởng (ứng với 4 phân xởng: phân xởng tiêm, phân xởng viên, phân xởng hóa, phân xởng cơ điện) có nhiệm vụ thu nhập thông tin tại từng phân xởng cho kế toán trởng, 4 nhân viên này ngoài chịu sự quản lí của kế toản trởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xởng .
Chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng :
• Kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong
phòng cũng nh các phân xởng, chủ yếu là phần tài chính, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của xí nghiệp. Phụ trách giám sát chung, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho xí nghiệp, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghịêp. Ngoài ra kế toán trởng còn đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định vì thiếu nhân viên.
• Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Có nhiệm vụ tổng hợp thông tin từ
các nhân viên kế toán để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ. Phó phòng phụ trách điều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp nh các nghiệp vụ kho, thanh toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm...
• Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ, thu chi theo kế hoạch đợc duyệt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và khóa sổ.
• Thu ngân: Hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dới cửa hàng
• Kế toán lơng: có nhiệm vụ tính toán lơng, thởng cho toàn bộ cán bộ
nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và phơng pháp tính lơng phù hợp với các đối tợng. Kế toán lơng có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
• Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và
giá thành thực tế của các mặt hàng và các quy cách. Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm đợc sản xuất tại từng phân xởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Định kỳ lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố.
• Kế toán tiêu thụ: Trong phần việc này kế toán chia thành hai bộ phận
Kế toán thành phẩm: có mhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc thành phẩm nhập xuất kho theo các mục đích khác nhau vàKế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ tập hợp các loại hóa đơn, chứng từ có liên quan đến việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm để ghi sổ. Hàng tháng, trớc 10 ngày phải lập báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu tháng, đồng thời dựa trên báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu vào của kế toán thanh toán với ngời bán để lên báo cáo tổng hợp thuế giá trị gia tăng phải nộp .
Với từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm từng phần hành không chỉ làm thủ công mà song song với việc kế toán thủ công còn phải làm cả kế toán máy. Hiện nay xí nghiệp đã áp dụng chơng trình kế toán máy Fast nhng mới chỉ áp dụng đợc một số phần hành kế toán nh: kế toán vốn bằng tiền, mua hàng, công nợ phải thu, phải trả, kế toán tiêu thụ, vì vậy chơng trình vẫn cha tự tổng hợp chi tiết để lên tổng hợp mà việc tổng hợp đó kế toán tổng hợp phải tổng hợp để nhập vào .
Sơ đồ 22: tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
3.2. Vận dụng chế độ kế toán tại xí nghiệp.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Xí nghiệp thành lập hệ
thống tài khoản dựa theo quyết định QĐ 1864/1998/ QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998, ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp còn mở thêm tài khoản cấp 2, 3.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Xí nghiệp sử dụng hầu hết các
chứng từ theo quy định bắt buộc của chế độ chứng từ kế toán bao gồm:
- Lao động tiền lơng: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
- Bán hàng: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nớc...
Kế toán trưởng Máy tính Phó phòng Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân Kế toán lương Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán kho (NVL) Nhân viên kinh tế phân xưởng tiêm Nhân viên kinh tế phân xưởng viên Nhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩm Nhân viên kinh tế phân xưởng cơ điện
- Hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật t, phiếu xuất kho, phiếu xuất vật t theo định mức, biên bản kiểm nghiệm vật t...
- Tiền tệ: phiếu chi, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng biên lai thu tiền....
- Tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ ...
+ Hình thức sổ kế toán
Xí nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Tại xí nghiệp hiện có các loại sổ sau:
* Sổ, thẻ kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết TK 155, 157, 5111, 5112. - Sổ (thẻ) tài sản cố định.
- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán. * Sổ kế toán tổng hợp
- Nhật ký chứng từ. - Sổ cái các tài khoản.
+ Hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo quản trị.