II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và
2. Hoàn thiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Vật tư chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành xây dựng nên việc quản lý chặt chẽ vật tư là rất cần thiết. Tại mỗi công trình, công ty có bố trí thủ kho, nhân viên kế toán. Vì vậy công ty nên tận dụng lực lượng lao động này để tổ chức hạch toán chặt chẽ, hơn nữa quá trình nhập vật tư về công trường và quá trình xuất vật tư cho thi công để làm sao tránh được sử dụng lãng phí, vừa đảm bảo được chất lượng công trình.
Việc kiểm kê vật tư không thường xuyên như vậy nếu mất nguyên vật liệu, hay vật liệu bị mất phẩm chất khó phát hiện. Cuối kỳ, tại các công trình phải lập các báo cáo về vật tư như: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa và Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Để có thể biết chính xác khối lượng vật tư đã xuất cũng như lượng tồn, chất lượng vật tư còn lại để có cách giải quyết kịp thời tránh trường hợp hư hỏng hoặc thiếu vật tư ảnh hưởng dến tiến độ thi công.
* Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mục đích biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm xác định số lượng, chất lượng công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu.
Do đặc điểm các công trình xây dựng thường ở xa công ty, nên đòi hỏi công tác kiểm tra vật tư phải được tiến hành chặt chẽ. Mọi kết quả từ cuộc kiểm tra đều được ghi vào Biên bản kiểm kê. Biên bản này được lập cho từng kho công trình riêng biệt. Trong đó, ghi rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng thừa, thiếu, phẩm chất từng loại. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa phải có chữ ký của trưởng ban kiểm kê, thủ kho xem kết quả kiểm kê đúng, ký. Sau đó, chuyển về cho kế toán trưởng và giám đốc ký; có ý kiến nếu sự chênh lệch hay vật tư có phẩm chất kém.
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập thành 2 bản:
+) Một bản giao cho phòng kế toán, đưa giao cho kế toán vật tư kiểm tra, đối chiếu với số liệu. Nếu có xảy ra chênh lệch hay vật tư kém phẩm chất. Theo dõi, xin ý kiến của giám đốc
+) Một bản giao cho phòng kế hoạch kinh doanh, căn cứ vào biên bản kiểm kê xin ý kiến của giám đốc nếu có xảy ra chênh lệch hay vật tư bị kém phẩm chất. Và căn cứ vào tiến độ công việc, vào hồ sơ kỹ thuật và định mức nguyên vật liệu trong dự toán kỳ sau xem xét, có kế hoạch đề nghị mua thêm nữa vật tư cho kỳ sau.
* Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Mục đích của phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ là theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
Cuối kỳ, các đội thi công phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Nêu rõ những vật liệu đã xuất ra nhưng chưa dùng, vật liệu đó để lại sử dụng cho kỳ sau hay tiến hành nhập lại kho. Sau đó đưa cho chỉ huy trưởng công trình ký.
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ được lập thành 2 bản:
+) Một bản giao cho phòng kế toán, đưa giao cho kế toán vật tư kiểm tra, đối chiếu với số liệu, làm căn cứ tính vật liệu xuất dùng trong kỳ.
+) Một bản giao cho phòng kế hoạch kinh doanh, căn cứ vào tiến độ công việc, vào hồ sơ kỹ thuật và định mức nguyên vật liệu trong dự toán kỳ sau xem xét, có kế hoạch đề nghị mua thêm nữa vật tư cho kỳ sau.
Giả sử công trình trường mầm non Bình Hòa ngày 31/12/2010 sau khi kiểm kê số vật tư còn lại được sử dụng tiếp cho kỳ sau thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ
- Thời điểm kiểm kê: 10 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2009. - Địa diểm : Tại Công trình trường mầm non Bình Hòa
- Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/bà : Nguyễn Văn Dũng; Chức vụ Phó phòng kế hoạch kinh doanh; Đại diện Trưởng ban + Ông/bà : Nguyễn Quang Minh ; Chức vụ Chỉ huy trưởng Công trình trường mầm non Bình Hòa; Đại diện Ủy viên
+ Ông/bà : Ngô Văn Duẩn; Chức vụ Trưởng bộ phận kỹ thuật; Đại diện Ủy viên. - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới dây
STT Tên Mã ĐVT
Theo kiểm kê Phẩm chất
Giá trị thừa Giá trị thiếu Tốt Kpc-Sd Kpc-Không Sd Mất phẩm chất 01 Xi măng Tấn 2 X 02 Đá 1x2 M3 6 X ... …. … … … ….. …
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
(Ý kiến giải quyết chênh lệch)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Công trình: Trường mầm non Bình Hòa Số: 04
Bộ phận sử dụng : Đội xây lắp số 02
STT cách, phẩm chất vật tưTên, nhãn hiệu quy Mã số ĐVT lượngSố Lý do : Còn sử dụnghay trả lại
01 Xi măng Tấn 2 Để lại
02 Đá 1x2 M3 6 Để lại
… ………… … ….. ……..
Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)