II. Nội dung hoàn thiện công tác KH tại Công ty
3. Hoàn thiện quy trình kế hoạch hóa
3.1. Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch
Phương pháp xây dựng kế hoạch ở Công ty được tiến hành chủ yếu dựa trên phương pháp dự báo và phương pháp cân đối
* Phương pháp dự báo:
Dự báo là sự tiên đoán có căn cứ khoa học , mang tính xác suất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ, trạng thái và xu hướng phát triển của đối tượng nghiên cứu hoặc về cách thức và thời hạn đạt được các mục tiêu nhất định đã đề ra trong tương lai. Để nâng cao chất lượng, chất lượng, độ chính xác của các kết quả dự báo, một vấn đề có ý nghĩa quan rọng và mang tính quyết định là lựa chọn phương pháp dự báo phù hợp. Có nhiều phương pháp dự báo nhưng chúng đều quy chung về hai cách tiếp cận:
Một là, Phương pháp định lượng dựa vào suy đoán, cảm nhận chủ quan của cá nhân, tập thể có kinh nghiêm lâu năm. Tuy nhiên, phương pháp này có độ chính xác không cao do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ, kinh nghiệm của cán bộ làm công tác dự báo.
Hai là, Phương pháp định tính: là phương pháp dựa vào việc xử lý thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau bằng các công cụ toán học như mô hình bình quân, mô hình tuyến tính, phương pháp san mũ, phương pháp mô hình hóa...
Trong Công ty, việc phân tích định tính chỉ nên áp dụng cho Ban lãnh đạo khi đưa ra các nhiệm vụ mục tiêu ( những bước đầu tiên trong soạn lập kế hoạch
). Phân tích định lượng nên được áp dụng khi Công ty chuẩn bị lập các kế hoạch tác nghiệp.
* Phương pháp cân đối:
Phương pháp này là phương pháp chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Thực hiện tốt phương pháp này sẽ giúp các kế hoạch được điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng được của doanh nghiệp.
Trên thực tế, Công ty TTĐ 1 đã sử dụng phương pháp này trong một thời gian dài, tuy đã mang lại hiệu quả trong công tác kế hoạch nhưng độ chính xác chưa cao… Biện pháp này được thực hiện chủ yếu vào kinh nghiệm của cán bộ phòng KH trong việc xác định nhu cầu, mục tiêu và cân đối với khả năng thực tế nên độ chính xác chưa thật cao. Do vậy, để đảm bảo hiệu quả hơn nữa thì cán bộ phòng KH cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa với các phòng ban chức năng để nắm bắt đúng tình hình thực tế của Công tình tình trạng sai sót khi thực hiện.
3.3. Hoàn thiện công tác theo dõi, giám sát và điều chỉnh thực hiện kế hoạch
Kiểm tra, giám sát và đánh giá là những hoạt động rất quan trọng trong quá trình KH. Hoạt động này cho phép công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu có những biến động bất thường nào xảy ra thì sẽ giúp cho công ty có những điều chỉnh kịp thời. Do hoạt động này của công ty chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc điều chỉnh của công ty chưa thực hiện đúng ý nghĩa của mình, nên công ty cần phải tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát và đánh giá . Phòng Kế hoạch với vai trò là đầu mối chủ đạo trong công tác này cần phải giao nhiệm vụ rõ ràng cho các nhân viên trong phòng, theo đó các nhân viên sẽ theo dõi mảng hoạt động mà mình phụ trách như đã phân chia nhiệm vụ như phần trên. Kết hợp với đó, công ty cần phải có thêm các biện pháp khác để tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện công tác kế hoạch như:
Thứ nhất: Thường xuyên tỏ chức hội nghị để đảm bảo cho cán bộ quản lý và điều hành việc thực hiện kế hoạch có thể tiếp nhận được nhiều ý kiến đóng
góp bổ sung, kiến nghị của các bộ phận khác trong quá trình tổ chức sản xuất. Sau hội nghị, với những thông tin có được sẽ giúp Ban lãnh đạo công ty có những đánh giá về tình trạng công ty để có những quyết định kịp thời.
Thứ hai: Công ty cũng có thể thành lập ra Ban kiểm soát việc thực hiện kế hoạch của công ty. Ban kiểm soát phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch về cho công ty, để công ty nhanh chóng phát hiện ra những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện KH và từ đó có những điều chỉnh kịp thời và hiệu quả .
Đối với những kế hoạch tiến độ như kế hoạch tuần và kế hoạch tháng, để thực hiện tốt những kế hoạch này cần phải có công cụ để giám sát để kiểm soát lịch trình và tiến độ thực hiện. Một trong các công cụ giúp cho các nhà KH thực hiện công việc giám sát một cách hiệu quả đó là biểu đồ GANTT. Biểu đò GANTT còn được gọi là biểu đồ tuyến thời gian hay là biểu đồ cột mốc. Biểu đồ này sẽ thể hiện một cách trình bày hữu ích về mối quan hệ theo thời gian của các hoạt động và trình tự theo kế hoạch của chúng. Sau khi thể hiện biểu đồ, các nhà quản lý sẽ dễ dàng nhận ra các nhiệm vụ có thể tiến hành đồng thời nhau để có kế hoạch phối hợp nguồn lực con người và vật chất để đảm bảo tiến độ. Việc thể hiện tiến độ công việc bằng biểu đồ GANTT giúp cho các nhà quản lý dễ dàng phát hiện được những sự trì hoãn diễn ra ở đâu và có biện pháp giải quyết kịp thời.
Về công tác điều chỉnh, hiện nay công ty thường xuyên tiến hành điều chỉnh KH vào cuối mỗi tháng và thực hiện điều chỉnh KH năm vào đàu cuối quý III, đầu quý IV. Sauk hi đã ước thực hiện tất cả các chỉ tiêu trong bản kế hoạch, cán bộ kế hoạch tiến hành xem xét các chỉ tiêu đã thực hiện so với kế hoạch, liệt kê những chỉ tiêu không hoàn thành kế hoạch, sau đó trình Giám đốc các phương án thay đổi những chỉ tiêu chưa hoàn thành KH. Như vậy, việc điều chỉnh này chỉ nhằm mục đích hoàn thành KH, đạt thành tích về mặt hình thức.
Để giải quyết tình trạng trên, Công ty nên sử dụng một số phương pháp sau: Thứ nhất, thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức. Khi có những biến động
xảy ra thì việc điều chỉnh này mục tiêu KH không thay đổi. Trên cơ sở phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch của các bọ phận tham gia gián tiếp hoặc trực tiếp thì công ty sẽ tiến hành điều chỉnh trong hệ thống này nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch đặt ra. Cách này có lợi ích là không làm thay đổi nội dung ban đầu của kế hoạch.
Thứ hai, thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống các chỉ tiêu ké hoạch của công ty. Bằng cách này công ty có thể điều chỉnh những chỉ tiêu ban đầu mà không làm ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống.