II. Thực trạng công tác KH tại Công ty Truyền tải điện 1 1 Tổ chức bộ máy kế hoạch tại Công ty
4. Nội dung và phương pháp của một số kế hoạch cơ bản
4.3. Kế hoạch sửa chữa lớn
Bước a : Yêu cầu các đơn vị đăng ký DM SCL :
- Hàng năm, vào giữa tháng 7 trước năm kế hoạch, Phòng Kế hoạch có văn bản yêu cầu các đơn vị đăng ký DM SCL cho năm sau.
- Cơ sở đăng ký đưa vào SCL : theo chu kỳ SCL, qui định của nhà chế tạo, kết quả định kỳ, kiểm tra đột xuất.
Bước b : Các đơn vị lập, đăng ký DM SCL trình Công ty duyệt, thông qua : 1. Nội dung: Căn cứ theo tình hình quản lý thiết bị của đơn vị mình quản lý, căn cứ theo chu kỳ sửa chữa lớn, qui định của nhà chế tạo, kết quả định kỳ, kiểm tra đột xuất, các đơn vị đăng ký DM SCL cho năm sau……….
2. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 15 tháng 3 trước năm kế hoạch.
Bước c: Công ty xem xét, chấp thuận và đưa vào kế hoạch SCL của Công ty trình Tập đoàn phê duyệt:
1. Nội dung: Căn cứ văn bản đề nghị của các đơn vị kèm theo biên bản khảo sát đánh giá hiện trường, biên bản hư hỏng thiết bị, biên bản kiểm tra định kỳ, Công ty xem xét sự cần thiết và nhu cầu thực tế của từng hạng mục do các đơn vị đề nghị đưa vào đăng ký DM SCL trình Tập đoàn phê duyệt hoặc Công ty phê duyệt (tùy theo phân cấp).
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
Phòng KT trạm, KTĐZ, Viễn thông , kỹ thuật an toàn, Điều độ - máy tính và Tài chính kế toán (nếu cần) xem xét , thẩm định hồ sơ và đi kiểm tra hiện trường những công trình cần thiết. Sau khi kiểm tra, thẩm định xác nhận hồ sơ, gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp và tổ chức họp xét cùng Ban Giám đốc.
3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 20 tháng 4 trước năm kế hoạch.
Bước d: Trình EVN phê duyệt DM SCL (hoặc Công ty phê duyệt theo phân cấp):
1. Nội dung: Sau khi thống nhất các danh mục cần thiết đưa vào SCL trong năm kế hoạch:
+ Công ty ra văn bản trình EVN phê duyệt DM SCL + Công ty ra Quyết định phê duyệt (nếu thuộc phân cấp). 2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: Phòng KH
3. Thời gian hoàn thành:
05 ngày sau khi họp thống nhất về tên, số lượng DM SCL được xét chọn đưa vào SCL của năm kế hoạch.
Bước đ: EVN phê duyệt DM SCL 1. Nội dung:
EVN xem xét và ra văn bản phê duyệt 2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
Theo quy định của TĐ 3. Thời gian hoàn thành: Theo quy định của TĐ
Bước e: Các đơn vị lập phương án:
1. Nội dung: - Căn cứ DM SCL được Công ty duyệt, các đơn vị lập Phương án kỹ thuật SCL và trình Công ty phê duyệt mẫu theo quy định của Công ty.
- Với công trình phức tạp Phòng kỹ thuật Công ty trực tiếp lập phương án kỹ thuật hoặc thuê đơn vị tư vấn lập.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
- Các đơn vị có DM SCL; đơn vị được giao nhiệm vụ. - Hoặc đơn vị tư vấn ngoài.
3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 15/6 trước năm kế hoạch. Bước g: Phê duyệt phương án kỹ thuật: 1. Nội dung:
- Căn cứ Phương án kỹ thuât SCL do đơn vị lập, căn cứ phân cấp trong quy chế SCL của EVN :
+ Công ty phê duyệt: với công trình SCL < 30 tỷ
+ EVN phê duyệt công trình SCL ≥30 tỷ hoặc công tình có thay đổi so với thiết kế hiện tại.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
- Phòng KT trạm; KTĐZ; Viễn thông; kỹ thuật an toàn; ĐĐ-MT (nếu thuộc phân cấp của Công ty)
- Ban Kỹ thuật lưới điện (nếu là EVN ). 3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 15/7 trước năm kế hoạch. Bước h : Lập dự toán.
1. Nội dung:
- Căn cứ Phương án kỹ thuật SCL được phê duyệt, các đơn vị lập dự toán và trình Công ty duyệt (hoặc EVN theo phân cấp).
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Các đơn vị có DM SCL.
- Hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ 3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 15/8 trước năm kế hoạch. Bước i: Phê duyệt Dự toán SCL. 1. Nội dung:
- Căn duyệt dự toán SCL được lập, căn cứ phân cấp trong quy chế SCL của EVN :
+ Công ty phê duyệt: với công trình SCL< 30 tỷ
+ EVN phê duyệt Công trình SCL ≥30 tỷ hoặc công trình có thay đổi so với thiết kế hiện tại.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
- Phòng KTDT (nếu thuộc phân cấp của Công ty). - Ban kinh tế dự toán (nếu là TCty)
Trước ngày 15/9 trước năm kế hoạch. Bước k: Trình EVN kế hoạch SCL
1. Nội dung : Căn cứ dự toán được duyệt tổng hợp toàn bộ nhu cầu chi phí SCL của Công ty, đối chiếu với hạn mức chi phí SCL của năm tương ứng để lập kế hoạch SCL trong năm sau trình EVN phê duyệt.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Phòng Kế hoạch Công ty 3. Thời gian hoàn thành:
- Gửi kế hoạch trước ngày 30/9 trước năm kế hoạch.
- Gửi kế hoạch cắt điện cho năm kế hoạch trước 05/10 trước năm kế hoạch Bước l: EVN phê duyệt kế hoạch SCL.
1. Nội dung:
EVN xem xét, đối chiếu với hạn mức chi phí SCL và cân đối vốn trong toàn EVN để ra văn bản phê duyệt.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Ban kế hoạch EVN .
3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 31/12 trước năm kế hoạch.
Bước m: Lập kế hoạch đấu thầu VTTB và đấu thầu xây lắp. 1. Nội dung:
- Căn cứ phương án, dự toán được duyệt, tiến hành lập kế hoạch đấu thầu (KHĐT) mua sắm VTTB và KHĐT xây lắp trình Công ty duyệt.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: Phòng Kế hoạch. 3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 05/11 trước năm kế hoạch. Bước n: Tổ chức đấu thầu:
1. Nội dung: Căn cứ KHĐT mua sắm VTTB và KHĐT xây lắp công trình được duyệt, Công ty duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn xét thầu, tổ chức mời thầu, xét thầu và trình Công ty phê duyệt kết quả xét thầu (hoặc EVN tùy theo phân cấp).
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Phòng Quản lý Đấu thầu. - Tổ chuyên gia hỗ trợ. 3. Thời gian hoàn thành:
Kết quả có phê duyệt cho đơn vị được chọn chậm nhất trước ngày 25/2 năm kế hoạch.
Bước o: Ký hợp đồng, giao nhiệm vụ.
1. Nội dung: Căn cứ phê duyệt kết quả xét thầu, Công ty ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu và ra quyết định giao nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan trong Công ty.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
- Phòng QLĐT chủ trì thương thảo hợp đồng. - Phòng Kế hoạch ký hợp đồng.
- Phần thương thảo và ký kết phụ lục hợp đồng (nếu có) thực hiện theo TT751-02/KH.
3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 28/2 của năm kế hoạch.
Bước p: Ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu. 1. Nội dung:
Căn cứ kế hoạch SCL của EVN giao, căn cứ chức năng nhiệm vụ và khả năng hoàn thành, Công ty thành lập Hội đồng nghiệm thu các công trình SCL.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Phòng Tổ chức cán bộ- đào tạo. 3. Thời gian hoàn thành:
Trước ngày 20/1 của năm kế hoạch. Bước q: Triển khai thực hiện.
1. Nội dung:
Căn cứ Hợp đồng của Công ty với các đối tác, tuỳ theo qui mô và tính chất của các Công trình, Phòng Kế hoạch sau khi xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty ra quyêt định giao nhiệm vụ giám sát thi công cho các Truyền tải điện
khu vực hoặc các Phòng KTTr; KTĐZ; QLXD; KTAT, Viễn Thông .... Căn cứ Quyết định giao nhiệm vụ, các đơn vị tổ chức thực hiện theo nhiệm vụ và chức năng được giao.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Các đơn vị.
- Các Phòng.
3. Thời gian hoàn thành:
Theo hợp đồng hoặc quyết định giao nhiệm vụ. Bước r: Nghiệm thu và Quyết toán:
1. Nội dung:
- Sau khi công việc hoàn thành, đơn vị thi công tập hợp đầy đủ hồ sơ nghiệm thu (theo mẫu Công ty) thông qua đơn vị giám sát thi công và Phòng Kế hoạch kiểm tra, trình Hội đồng nghiệm thu SCL (theo phân cấp). Sau khi có đầy đủ Hồ sơ, Hội đồng nghiệm thu tiến hành nghiệm thu.
- Sau khi có Hồ sơ nghiệm thu, đơn vị thi công lập Hồ sơ quyết toán theo mẫu của Công ty quy định chuyển cho Phòng KTDT kiểm tra.
2. Đơn vị, cá nhân thực hiện: - Hội đồng nghiệm thu.
- Đơn vị thi công.
- Đơn vị quản lý công trình, các Phòng chức năng. 3. Thời gian hoàn thành:
- Tổ chức nghiệm thu: Chậm nhất sau 15 ngày khi công trình hoàn thành, đưa vào sử dụng.
- Nộp Hồ sơ quyết toán chậm nhất sau khi Hội đồng nghiệm thu ký là 15 ngày.
Bước s: Duyệt Quyết toán - Thẩm định và Thanh toán: 1. Nội dung:
- Hồ sơ quyết toán sau khi được Phòng KTDT kiểm tra, được chuyển cho Phòng TCKT kiểm tra và trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
- Sau khi có quyết toán, Công ty thẩm định và Thanh toán cho các đơn vị. 2. Đơn vị, cá nhân thực hiện:
- Phòng TCKT, KTDT: Quyết toán.
- Phòng TCKT, KTDT, KTTr, KTĐZ, ĐĐ-TT, Viễn Thông, VTư, KH, KTAT...: Thẩm định.
- Phòng TCKT: Thanh toán. 3. Thời gian hoàn thành:
Sau 15 ngày nhận đủ hồ sơ quyết toán. Bước t: Báo cáo thực hiện kế hoạch:
- Bộ phận kế hoạch của các TTĐ, các đơn vị được giao thi công, giám sát (báo cáo tuần Công ty)
- Phòng Kế hoạch (báo cáo EVN) tháng, quí, năm *) Thời gian hoàn thành:
- Báo cáo tuần: Thứ 5 hàng tuần. - Báo cáo tháng: Ngày 25 hàng tháng.
- Báo cáo quí: Ngày 25 của tháng cuối quí. - Báo cáo năm: Ngày 25 tháng 3 của năm sau.