II. Thực trạng công tác KH tại Công ty Truyền tải điện 1 1 Tổ chức bộ máy kế hoạch tại Công ty
3. Quy trình kế hoạch hóa trongCông ty
3.3. Công tác triển khai thực hiện kế hoạch
Công tác triển khai thực hiện kế hoạch là một công đoạn trong quy trình kế hoạch hóa và là khâu quan trọng quyết định đến sự thành bại trong việc thực hiện kế hoạch. Kế hoạch sau khi được EVN phê duyệt chính thức sẽ được triển khai ở cấp công ty. Ban giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện kế hoạch. Các phòng ban chức năng căn cứ vào kế hoạch để triển khai thực hiện các công việc do phòng mình chịu trách nhiệm.
Phòng vật tư dựa vào kế hoạch truyền tải, kế hoạch tài chính để cung ứng vật tư thiết bị, phụ tùng và vật tư nhiên liệu phục vụ hai mảng quản lý đường dây và vận hành trạm biến áp. Xác định để hoàn thành được kế hoạch thì cần phải sử dung những vật tư gì và cần bao nhiêu, cũng như cần bao nhiêu vật tư nhiên liệu. Phòng lao động – tiền lương cũng dựa vào những kế hoạch này để làm công tác nhân sự, xác định số người phải bổ sung thêm, số người phải đào tạo thêm để đáp ứng một cách kịp thời và hiệu quả.
Đối với phòng Kế hoạch, việc thực hiện kế hoạch truyền tải điện không chỉ được triển khai ở cấp Công ty mà phòng còn chỉ đạo triển khai ở các đơn vị truyền tải thành viên tại khu vực Miền Bắc. Từ phòng Kế hoạch, kế hoạch truyền tải được đưa đến cho các thành viên và chỉ đạo việc triển khai kế hoạch đó như thế nào? Việc giao chỉ tiêu kế hoạch cho các thành viên được tiến hành dựa trên 2 căn cứ chủ yếu là : kế hoạch giao từ EVN và tình hình thực tế của các thành viên thông qua những báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch của các thành viên đó. Trách nhiệm của phòng Kế hoạch là tạo ra những điều
kiện để các truyền tải thành viên hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch theo tháng và quý. Dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc và trưởng phòng Kế hoạch, hàng tháng các thành viên phải báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch, trong đó cần chỉ rõ những việc đã làm được và những việc còn khúc mắc, khó khăn, có ý kiến đối với Công ty để xem xét, xử lý sao cho hoàn thành được kế hoạch đặt ra. Bộ phận tổng hợp của phòng Kế hoạch có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo này để phân tích, đánh giá thực trạng những vấn dề cần phải giải quyết để trình Ban Giám đốc tại các buổi tổng kết hàng tháng.
Do Công ty phụ trách truyền tải trên 1 phạm vi rộng, các tỉnh Miền Bắc từ Hà Tĩnh trở ra nên công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch của các thành viên. Hàng tháng, phòng Kế hoạch điều động các nhân viên trong phòng xuống từng thành viên dể hướng dẫn và giám sát việc thực hiện kế hoạch của từng thành viên. Nhờ đó, phần nào công tác triển khai thực hiện kế hoạch của các thành viên cũng diễn ra theo như tiến độ kế hoạch chung của công ty.
3.4. Công tác theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch
3.4.1. Tổ chức theo dõi, giám sát thực hiện kế hoạch
Đây là một quá trình thúc đẩy việc thực hiện mục tiêu đã đặt ra và theo dõi, phát hiện ra những phát sinh không phù hợp với mục tiêu và tìm ra những nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Do vậy, đây là khâu quan trọng kết nối giữa việc thực hiện và điều chỉnh kế hoạch, phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, phòng sẽ phân chia nhiệm vụ chức năng cho các thành viên trong phòng thực hiện theo dõi và giám sát kế hoạch kết hợp với Ban giám đốc để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch của các đơn vị sản xuất. Còn các phòng ban chức năng khác thì theo dõi việc thực hiện kế hoạch chức năng mà mình phụ trách rồi báo cáo lại cho phòng Kế hoạch. Nhưng có một thực tế là, công tác giám sát theo dõi cũng chỉ được tiến hành một cách qua loa và đại khái, công tác này tuy được quy định rõ là phải thực hiện hàng tuần song lại không được thực hiện hàng tuần
mà chỉ đến cuối tháng các bộ phận, phòng ban, các đơn vị thành viên mới báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch. Có tồn tại đó là bởi vì, phòng KH là phòng chịu trách nhiệm chính về hoạt động này nhưng do nhiệm vụ của nhân sự phòng KH còn chồng chéo nhau dẫn đến khó khăn trong việc phân công công tác theo dõi.
Hoạt động theo dõi, giám sát của Công ty chưa diễn ra thường xuyên và kịp thời, vì thế Công ty nhiều khi không có được những sự can thiệp đúng lúc, đôi khi làm ảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện kế hoạch của Công ty. Vì vậy công tác này có ảnh hưởng lớn đến công tác diều chỉnh thực hiện kế hoạch, chỉ khi công tác giám sát có hiệu quả thì mới có những căn cứ chính xác để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
3.4.2. Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
Hoạt động đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch rất quan trọng đối với Công ty TTĐ 1. Thông qua hoạt động này thì Công ty sẽ biết được khả năng hoàn thành kế hoạch của mình đến đâu. Nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch và nếu có những vướng mắc gì cụ thể thì Công ty có thể có những điều chỉnh cho hợp với tình hình thực tế. Trong Công ty thì hoạt động đánh giá thực hiện kế hoạch chỉ được tiến hành vào cuối kì kế hoạch. Phần lớn Công ty sử dụng chỉ tiêu phần trăm hoàn thành kế hoạch:
% hoàn thành kế hoạch = Kết quả thực tế / Kết quả kì kế hoạch * 100 %
Do hoạt động giám sát của Công ty chưa thực sự được chú ý nên công tác điều chỉnh của Công ty chưa có được những kịp thời. Nếu là những phát sinh theo chiều hướng tiêu cực, Công ty sẽ có những biện pháp can thiệp để giảm thiểu tối đa các thiệt hại. Nếu là những phát sinh tích cực thì Công ty sẽ có những hoạt động của các bộ phận khác để tranh thủ những cơ hội phát sinh theo. Còn đối với trường hợp cả những phát sinh tiêu cực và tích cực mà không được phát hiện kịp thời, Công ty sẽ không có các biện pháp can thiệp tối ưu thì nó cũng tạo nên nhiều ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Do vậy công tác theo dõi điều chỉnh là rất quan trọng. Hoạt động điều chỉnh kế
hoạch không chỉ dừng lại ở điều chỉnh các nội dung kế hoạch mà còn điều chỉnh các biện pháp can thiệp cũng như cách thức thực hiện kế hoạch đảm bảo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất