II. Thực trạng công tác KH tại Công ty Truyền tải điện 1 1 Tổ chức bộ máy kế hoạch tại Công ty
3. Quy trình kế hoạch hóa trongCông ty
3.2. Quy trình lập kế hoạch
Vào thời điểm đầu quý III hàng năm, Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm sau. Công việc này sẽ do phòng Kế hoạch thực hiện, bên cạnh đó các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm lập một số kế hoạch chức năng khác, cũng như cung cấp số liệu cần thiết cho phòng Kế hoạch làm căn cứ dể xây dựng kế hoạch.
Bước 1: Xây dựng kế hoạch dự thảo
Công tác xây dựng kế hoạch được tiến hành theo quy trình sau:
Hình 2.3: Quy trình xây dựng KH
Tiến hành thu thập thông tin cần thiết cho công tác lập kế hoạch bằng cách xác định và phân tích các căn cứ lập kế hoạch đã nêu trên.
Dựa vào các căn cứ này, phòng Kế hoạch thu thập số liệu bao gồm: chỉ tiêu từ trên EVN xuống, tổng hợp thông tin từ các phòng ban chức năng. Sau khi nhận chỉ tiêu khối lượng điện truyền tải; khối lượng sửa chữa lớn; khối lượng xây dựng cơ bản; khối lượng chi phí truyên tải điện, phòng Kế hoạch sẽ gửi các đơn vị liên quan để xây dựng các chỉ tiêu theo chức năng nhiệm vụ của mình:
Phòng Vật tư : chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, thiết bị, từ các nguồn Thu thập thông tin Lập kế hoạch truyền tải điện Lập các kế hoạch chức năng Trình Ban giám đốc Trình EVN
trong và ngoài nước, quản lý việc sử dụng vật tư có hiệu quả, đảm bảo vận hành an toàn lưới truyền tải điện và các công trình xây dựng cơ bản theo kế hoạch của Công ty.
Phòng Kinh tế - Dự toán : chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý nghiệp vụ về dự toán trong lĩnh vực đầu tư XDCB, chuẩn bị sản xuất, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên các công trình của Công ty và nhận thầu.
Phòng Tài chính - Kế toán : Lập và trình Công ty duyệt kế hoạch tài chính cho Công ty, căn cứ vào kế hoạch được duyệt phân bổ kế hoạch tài chính hàng quý, năm cho Công ty. Tham mưu cho Giám đốc phê duyệt cấp phát chi phí sản xuất theo định kỳ kế hoạch.
Phòng Lao động - Tiền lương: lập kế hoạch về nhu cầu lao động của toàn Công ty . Lập kế hoạch về lao động - tiền lương.
Trong thời gian khoảng 6 – 10 ngày các đơn vị gửi biểu mẫu về phòng Kế hoạch. Phòng Kế hoạch sẽ tổng hợp toàn bộ các chỉ tiêu kế hoạch cho năm sau trên cơ sở tiến hành cân đối các nguồn lực: tình hình tài chính, máy móc thiết bị nhà xưởng,… để xây lên các kế hoạch tác nghiệp riêng như:
Kế hoạch chuẩn bị sản xuất Kế hoạch sửa chữa lớn
Kế hoạch chi phí sản xuất ( chi phí truyền tải điện ) Kế hoạch đầu tư xây dựng…
Sau đó, phòng Kế hoạch sẽ tổng hợp lại thành một kế hoạch dự thảo trình lên Ban giám đốc Công ty xem xét và sau đó gửi lên Tập Đoàn Điện lực để báo cáo phê duyệt.
Bước 2: EVN đánh giá và chỉnh sửa bản kế hoạch:
Sau khi Ban giám đốc xét duyệt, bản dự thảo kế hoạch sẽ được trình lên EVN xem xét và đánh giá lại bản kế hoạch. Do Công ty TTĐ 1 là Công ty thành viên của EVN nên Công ty chịu sự quản lý chặt chẽ của EVN. Sau khi có bản kế hoạch dự thảo từ dưới Công ty, EVN sẽ giám sát chi phí và dựa trên cơ sở đó sẽ đánh giá và tiến hành điều chỉnh bản kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.
Bước 3: EVN phê duyệt và giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cho Công ty Công ty sẽ tiến hành chỉnh sửa lại bản kế hoạch 1 lần nữa sao cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, sau khi giám đốc đã xét duyệt, bản kế hoạch dự thảo sẽ được gửi cho EVN để báo cáo. Khoảng tháng 12 hàng năm EVN tạm thời giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm sau cho Công ty. Căn cứ vào phê duyệt của EVN, Công ty sẽ tiến hành triển khai ra thành kế hoạch quý, tháng để thực hiện.