II. Thực trạng công tác KH tại Công ty Truyền tải điện 1 1 Tổ chức bộ máy kế hoạch tại Công ty
4. Nội dung và phương pháp của một số kế hoạch cơ bản
4.1. Kế hoạch chuẩn bị sản xuất
Khi nhận bàn giao, quản lý vận hành thêm một đường dây hay trạm biến áp mới , Giám đốc Công ty giao nhiệm vụ cho Phòng Kế hoạch là đầu mối chủ trì là tổng hợp tài liệu, lập kế hoạch chuẩn bị sản xuất, triển khai công tác chuẩn bị sản xuất. Phòng Kế hoạch sẽ phối hợp với các phòng chức năng khác để tổng hợp tài liệu :
a. Tổng hợp tài liệu, lập kế hoạch
Các Phòng KTTr, KTĐZ, KTAT, VTH...: căn cứ theo định mức của Tập đoàn lập các chuẩn bị sản xuất theo nhu cầu đối với các công trình đường dây và trạm biến áp mới:
- Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác vận hành thêm các công trình mới này theo định mức đã có sẵn bao gồm:
+ Xây dựng nhà trụ sở mới cho công nhân vận hành.
+ Mua xe cộ, phương tiện , các trang thiết bị cần thiết dể phục vụ cho sinh hoạt cho đội vận hành.
+ Xác định số nhân lực cần bổ sung thêm, hoặc xác định số nhân lực cần phải đào tạo để phụ trách công tác vận hành
- Phòng KTDT căn cứ theo phương án CBSX do các phòng Kỹ thuật lập, lập dự toán chuẩn bị sản xuất các công trình.
- Phòng KH chịu trách nhiệm tập hợp các tài liệu trình duyệt Tập đoàn và ban quản lý các công trình điện (Ban A).
- Phòng Kế hoạch trình duyệt phương án và dự toán CBSX với Ban A và Tập đoàn Điện lực.
- Sau khi EVN có quyết định phê duyệt, Phòng Kế hoạch sẽ chủ trì việc thương thảo hợp đồng, lập dự thảo hợp đồng với ban quản lý A. Nếu dự thảo hợp đồng được chấp nhận sẽ trình Giám đốc ký kết hợp đồng.
b. Triển khai
Khi hợp đồng được ký kết, Phòng Kế hoạch ra quyết định giao nhiệm vụ trình Giám đốc ký và gửi kèm theo hợp đồng cùng các tài liệu cho các phòng ban và các đơn vị trong Công ty có liên quan để triển khai thực hiện.
+ Đối với các công trình Công ty tự thực hiện thi công, triển khai thực hiện như cách quản lý các hợp đồng trong trường hợp làm B (TT751-02/KH).
+ Đối với các công trình phải thuê ngoài hoặc mua sắm hàng hóa. Triển khai thực hiện trình tự như thủ tục quản lý các hợp đồng làm A (TT751-02/KH).
c.Theo dõi:
Phòng Kế hoạch có trách nhiệm phối kết hợp với các phòng ban và các đơn vị liên quan để theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện hợp đồng và báo cáo lãnh đạo Công ty.
d. Nghiệm thu:
Phòng Kế hoạch chủ trì tổ chức nghiệm thu các công việc theo hợp đồng đã ký kết với các đơn vị liên quan.
Lập hồ sơ quyết toán: Các đơn vị thi công lập hồ sơ hoàn công, quyết toán theo các mẫu đã quy định và chuyển phòng Kế hoạch.
Phòng Kế hoạch chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ hoàn công, quyết toán.
Duyệt hồ sơ quyết toán.
Phòng Kế hoạch trình Giám đốc Công ty duyệt hồ sơ quyết toán và chuyển hồ sơ quyết toán được duyệt sang phòng TCKT.
Phòng TCKT làm thủ tục thanh toán với các bên liên quan căn cứ theo hồ sơ quyết toán được duyệt.