Với vai trò quan trọng của thuế TNCN trong nền kinh tế quốc dân, cơng tác quản lý hành chính nhà nước trong lĩnh vực thuế nói chung và thuế TNCN đặt ra cho các cơ quan hành chính trong lĩnh vực thuế những yêu cầu nhất định trong quá trình triển khai thực hiện.
Quản lý thuế TNCN là một bộ phận của quản lý hành chính nhà nước. Nói đến quản lý thuế TNCN là nói đến các vấn đề chủ yếu sau:
Một là, xác lập chính sách thuế, xây dựng pháp luật, chế độ trong lĩnh vực thuế. Hai là, xây dựng và thực hiện quy trình, thủ tục quản lý và hành thu cụ thể. Ba là, tổ chức bộ máy ngành Thuế, cùng với việc quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và những vấn đề nhân sự trong nội bộ ngành Thuế đồng thời xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan quản lý cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận trong các cơ quan quản lý thuế với nhau và mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với công dân.
Bốn là, trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ phục vụ cho công tác
quản lý thuế.
Như vậy, có thể hiểu quản lý thuế TNCN là sự điều hành, tổ chức thực hiện và giám sát việc tuân thủ pháp luật thuế của cơ quan nhà nước trong lĩnh vực thuế TNCN (Cơ quan Thuế) đối với các chủ thể thực hiện Pháp luật thuế TNCN (còn gọi là đối tượng nộp thuế TNCN) nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản là: Huy động và tập trung đầy đủ, kịp thời số thu cho NSNN, phát huy tốt nhất vai trò của thuế trong nền kinh tế và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật cho các tổ chức và cá nhân trong xã hội.
Các yếu tố nền tảng có tính quyết định đến năng lực quản lý thuế TNCN bao gồm: (i) Thể chế về thuế TNCN; (ii) Bộ máy tổ chức ngành thuế; (iii) Cán bộ ngành thuế; (iv) Công nghệ thông tin và cơ sở vật chất ngành thuế.
- Thể chế về thuế bao gồm các quy định về chính sách thuế TNCN và quy trình, thủ tục hành chính thuế tại các văn bản pháp luật về thuế như Luật thuế TNCN, Pháp lệnh thuế và các văn bản pháp quy hướng dẫn thực hiện Luật thuế TNCN, Luật quản lý thuế
- Chính sách thuế TNCN có chức năng huy động nguồn lực tài chính từ nhân dân vào NSNN, địn bẩy khuyến khích phát triển sản xuất kinh doanh, xuất khẩu và điều tiết thu nhập, hướng tới công bằng xã hội. Chủ thể thực hiện pháp luật thuế là đối tượng nộp thuế TNCN, cơ quan thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Các thủ tục thuế được quy định nhằm đảm bảo cho đối tượng nộp thuế TNCN chấp hành chính sách thuế với trình tự khơng gian và thời gian theo đúng trình tự quy định, đồng thời tạo cơng cụ cho cơ quan thuế làm nhiệm vụ tổ chức thực hiện chính sách thuế và giám sát, cưỡng chế đối tượng nộp thuế thực hiện chính sách thuế. Bên cạnh các thủ tục thuế là các quy trình quản lý thuế TNCN: quy trình đăng ký đối tượng nộp thuế TNCN; tiếp nhận xử lý tờ khai, cơng văn; tính thuế và thơng báo thuế; quản lý, hướng dẫn, đôn đốc thu, nộp thuế; thanh tra, kiểm tra thuế.
- Bộ máy tổ chức ngành thuế: Tổ chức bộ máy ngành là việc sắp xếp nhân sự vào các bộ phận thích hợp để triển khai nhiệm vụ của ngành. Bộ máy ngành thuế bao giờ cũng phải xây dựng dựa trên cơ sở là hệ thống chính sách thuế TNCN và
quy trình nghiệp vụ quản lý thuế TNCN nhằm thực hiện tốt nhất hệ thống chính sách và đáp ứng yêu cầu của quy trình quản lý. Trên thế giới có ba mơ hình tổ chức bộ máy đang được áp dụng phổ biến. Đó là: (i) Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý theo sắc thuế: là việc tổ chức bộ máy quản lý thuế thành từng phòng, ban riêng biệt để quản lý một hoặc một số loại thuế cụ thể. Đặc điểm của mơ hình này là mỗi phòng, ban thực hiện tất cả các chức năng để quản lý các loại thuế mà phòng, ban đó chịu trách nhiệm; (ii) Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng: Cơ quan Thuế tổ chức bộ máy thành các bộ phận riêng để thực hiện từng chức năng quản lý chính đối với tất cả các loại thuế. Hầu hết các cơ quan thuế khi chuyển đổi sang mơ hình này đều chịu áp lực mạnh bởi đối tượng nộp thuế phải quản lý tăng lên quá nhanh với số lượng lớn. Do đó cơ quan thuế phải gộp các chức năng tương tự nhau trong các phòng, ban quản lý theo sắc thuế thành một phòng, ban quản lý chung cho tất cả các sắc thuế; (iii) Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý theo nhóm đối tượng nộp thuế: tổ chức bộ máy quản lý thuế theo từng phòng, ban chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ các dịch vụ và quản lý một nhóm đối tượng nộp thuế xác định. Việc phân nhóm đối tượng nộp thuế dựa trên quy mô hoạt động của đối tượng nộp thuế: lớn, vừa và nhỏ. Mỗi mơ hình tổ chức bộ máy đều có ưu điểm và nhược điểm. Vì vậy, khi xây dựng tổ chức bộ máy phải nghiên cứu kỹ từng mơ hình và đặt nó vào điều kiện kinh tế xã hội của từng quốc gia cũng như mục tiêu phát triển của Nhà nước để lựa chọn, xây dựng và áp dụng mơ hình hiệu quả nhất.
- Cán bộ ngành thuế: Đội ngũ này là những người làm nhiệm vụ công trong bộ máy tổ chức ngành Thuế như giải quyết các thủ tục hành chính về thuế, hỗ trợ đối tượng nộp thuế, kiểm soát và cưỡng chế việc chấp hành pháp luật về thuế... Để hoàn thành các nhiệm vụ trên, đội ngũ cán bộ thuế phải có được các phẩm chất: có trình độ chun mơn nghiệp vụ quản lý thuế, có kiến thức quản lý thuế trong nền kinh tế thị trường, kiến thức quản lý hành chính nhà nước, trình độ tin học để ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật mới trong quản lý thuế, có phẩm chất đạo đức tốt, có phương pháp giao tiếp ứng xử lịch sự với đối tượng nộp thuế.
- Công nghệ thông tin và cơ sở vật chất ngành thuế: Để vận hành bộ máy hành thu thuế, cơ sở vật chất và kỹ thuật, công nghệ của ngành là một yếu tố không kém phần quan trọng. Ở đây muốn đề cập đến hệ thống trang thiết bị công sở và hệ thống kỹ thuật công nghệ tiên tiến để giúp các cán bộ thuế triển khai công tác nghiệp vụ quản lý và hành thu một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất (hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội). Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, với số lượng đối tượng nộp thuế tăng lên nhanh chóng, khối lượng cơng việc cũng gia tăng và tính
chất ngày càng phức tạp, để đảm bảo công tác thu thuế hiệu quả cần thiết phải có sự trợ giúp của cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ hiện đại - nhất là cần thiết phải thực hiện tin học hóa ngành thuế.